Hoe u een bibliotheek voor contractbeheer implementeert

In mijn vorige blog heb ik uiteengezet hoe u een gestructureerde bibliotheek voor uw bedrijfsmiddelen opzet. Het in kaart brengen van de contracten die u hebt afgesloten voor uw bedrijfsmiddelen en de daaraan verbonden voorwaarden, is een tweede belangrijke stap om een goede basis te leggen voor effectief onderhoudsmanagement.

Het opzetten van een bibliotheek voor contractbeheer

Zonder een goede bibliotheek voor contractbeheer lopen u en uw organisatie een hoog risico en hebt u geen controle over de verplichtingen van leveranciers, de bijbehorende kosten, de beëindiging van contracten en naleving van de regels. Met een gestructureerde registratie van contracten kunt u leveranciers proactief aansturen, contractgerelateerde kosten en prestaties valideren, tijdige annulering of wijziging van contracten waarborgen en waardevolle informatie verkrijgen om het contractbeleid te verbeteren.

De eerste stap die u kunt zetten om een bibliotheek voor contractbeheer op te zetten, is de inventarisatie van contractcategorieën (zoals op activiteiten gebaseerde contracten, prestatiecontracten of raamovereenkomsten) en contracttoepassingen (zoals onderhoud, diensten, aanbestedingen en lease). Voor elk contract moet u een set basisgegevens verzamelen, vastleggen en onderhouden.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Interne informatie, zoals de eigenaar, afdeling en kostenplaats van het contract.
  Informatie over de leverancier, zoals bedrijfsgegevens, het adres en de contactpersoon.
• Informatie over de contractstatus, zoals ‘actief’, ‘in onderhandeling’, ‘ter goedkeuring’ of ‘afgerond’.
• Datumgegevens, zoals startdatum, opzegtermijn, einddatum en annuleringsopties.
• Bedrijfsmiddelreferenties om het contract te koppelen aan één of meerdere bedrijfsmiddelen in uw bibliotheek.

Webinars

Sturen op onderhoud met scenarioplanning en dashboards

Met een goed meerjaren onderhoudsplan (MJOP) weet u precies welke onderhoudskosten u kunt verwachten zodat u deze kunt afstemmen op het beschikbare budget en uw prioriteiten rondom veiligheid, gezondheid en functionaliteit. Vaak is het nodig om verschillende scenario’s door te rekenen op basis van deze prioriteiten.

Lees meer

Naast de basisgegevens bepaalt de contractcategorie het volgende niveau van de contractgegevens. Voor een onderhoudscontract op basis van activiteiten moet u informatie registreren over:

• De afzonderlijke activiteiten waarvoor het contract wordt afgesloten.
• Het rooster en eventueel de frequentie van de activiteiten.
• Het bijbehorende budget voor het contract of de vaste kosten per activiteit.

Prestatiecontracten zijn een totaal ander concept voor de uitbesteding van onderhoud, waarvoor verschillende typen gegevens en informatie zijn vereist. Denk aan:

• Definitie van de prestaties aan de hand van de beschikbaarheid en kwaliteit van de bedrijfsmiddelen.
• Gedetailleerde serviceniveaus en begin- en eindtijden van de service.
• Methoden voor meting van de prestaties, overeenkomsten over bonussen of boetes voor leveranciers en facturatieparameters.

3 uitgangspunten voor het registreren van contracten

Het spreekt voor zich dat complexere contracten een complexere registratie en contractbeheerproces vereisen. In alle gevallen moet u echter beginnen met de registratie van uw basiscontracten. Wanneer u de basis hebt geïmplementeerd, kunt u gebruikmaken van het contractbeheerproces om het volgende niveau voor uitbesteding van het onderhoud te bepalen. Bij de registratie van alle typen contracten moet u de volgende drie uitgangspunten in acht nemen:

1. Koppel contracten aan uw bibliotheek voor bedrijfsmiddelen. Op die manier beschikt u over een directe ondersteuning voor uw reactief en gepland onderhoud en kunt u meer én betere analyses maken.
2. Integreer waarschuwingen en meldingen in uw proces- en contractsystemen als direct hulpmiddel voor een tijdige verwerking van contractannuleringen en -verlengingen.
3. Koppel alle digitale en gescande contractdocumenten en –bestanden aan het contract, zodat u één enkele bron hebt voor al uw contractgegevens.

Als u meer weten wilt over de oplossing van Planon voor Asset & Maintenance Management, lees dan de bijbehorende brochure.

Download brochure