In januari 2016 hebben de FASB en IASB de standaarden voor lease accounting gepubliceerd, respectievelijk onder de naam ASC 842 en IFRS 16. Volgens deze nieuwe standaarden moeten vanaf januari 2019 vrijwel alle lease-overeenkomsten op de balans worden opgenomen. In deze blog leg ik 3 stappen voor waarmee u uw organisatie tijdig kunt voorbereiden op de nieuwe standaarden.
Stap 1: analyseer de huidige situatie
Ondanks dat 2019 snel dichterbij komt, heeft uw organisatie waarschijnlijk nog geen vergevorderde plannen om zich voor te bereiden op de nieuwe lease accounting-standaarden. Het is echter van belang om zo snel mogelijk te beginnen, want er is veel werk aan de winkel. In de eerste plaats moet u een goed overzicht hebben van uw huidige leaseovereenkomsten en leasegegevens. Hoeveel lease-overeenkomsten hebben we? Voor welke locaties? Zijn ze nog up-to-date? Zijn alle financiële componenten juist? U heeft tijd nodig om gegevens op te schonen en de berekeningen in lease-overeenkomsten te valideren. Deze hebben grote impact op de toekomstige balans en winst-en-verliesrekening. Hierdoor is het essentieel om het onderzoek naar uw lease-overeenkomsten direct te beginnen.
Voor luchtvaartmaatschappijen geldt bijvoorbeeld dat alle lease-overeenkomsten voor vliegtuigen op de balans moeten worden opgenomen. U kunt u indenken dat dit een enorme impact zal hebben. Luchtvaartmaatschappijen moeten weten wat de precieze gevolgen zijn, zodat ze alle belanghebbenden en beleggers hierover in tijdig kunnen informeren. Het is raadzaam om de exacte gevolgen aan hen uit te leggen, om onrust en onnodige zorgen te voorkomen.
De huidige situatie analyseren klinkt eenvoudig, maar veel organisaties weten wellicht niet eens hoeveel lease-overeenkomsten ze hebben. Dit geldt niet alleen voor relatief kleine organisaties, want zelfs multinationals hebben vaak geen goed overzicht van alle relevante contractgegevens.
Stap 2: besluit welke tool u wilt gebruiken
Als tweede stap moet u de volgende vragen beantwoorden: Hoe gaat uw organisatie om met alle gegevens? En hoe worden de gegevens verwerkt in uw boekhoudsysteem? U moet onderzoeken of de nieuwe vereisten kunnen worden ondersteund door het systeem dat u momenteel gebruikt. Als u nog geen passend systeem heeft, dient u op zoek te gaan naar software voor lease accounting die in overeenstemming is met de nieuwe regelgeving.
Stap 3: pas uw procedures aan
De derde stap is het aanpassen van uw procedures. Organisaties zullen hun procedures moeten aanpassen om te kunnen voldoen aan de nieuwe standaarden. Ik raad u aan advies in te winnen bij een consultancy- of auditbedrijf om te waarborgen dat uw procedures aan de regels zullen voldoen en u te helpen bij de beoordeling van de impact.
Het is essentieel dat u weet welke impact de contracten zullen hebben op de balans en de winst-en-verliesrekening. Het beste kunt u hiervoor software gebruiken die tweeledige verslaglegging mogelijk maakt. Een manier van verslaglegging die voldoet aan de huidige standaarden voor tijdens de transitieperiode en een manier die verslaglegging volgens de nieuwe standaarden waarborgt vanaf 2019 én met terugwerkende kracht voor de periode tussen 2016 en 2019. Uw organisatie moet precies weten wat de verschillen zijn om de lease-overeenkomsten en de bijbehorende procedures te kunnen aanpassen.
2019 komt snel dichtbij!
Al deze stappen zijn tijdrovend. Uw organisatie zal dus voldoende tijd moeten nemen voor de beoordeling van de impact en voor het opzetten van nieuwe methoden voor portefeuilleplanning, lease-administratie en transactiebeheer.
Het venijn zit hem in de details. Wat als organisaties niet gereed zijn en niet aan de regels voldoen begin 2019? Uiteraard kunnen ze een boete krijgen, maar u moet aan het grote plaatje denken. Want u wilt vast niet dat uw organisatie hoort bij de achterblijvers die zich niet op tijd hebben kunnen aanpassen aan de regels.
Wilt u weten hoe Planon u kan helpen lease accounting van uw vastgoed en bedrijfsmiddelen compliant te maken? Download dan onze productbrochure.productbrochure