Als u eerder hebt onderzocht hoe u de Return on Investment (ROI) van een Integrated Workplace Management System (IWMS) kunt berekenen, is het mogelijk dat u een rapport uit 2005 van Gartner bent tegengekomen met de titel “Bolster your Return on Investment with Integrated Workplace Management Systems". Dit rapport biedt een aantal algemene getallen die u kunt gebruiken als benchmarks. Bijvoorbeeld hoe het verbeteren van ruimtegebruik de jaarlijkse facilitaire kosten met 10% tot 15% per jaar kan verminderen.
Het is echter dertien jaar geleden dat dit onderzoek door Gartner werd uitgevoerd en daarom was ik erg enthousiast toen ik over het nieuwe rapport van Verdantix hoorde: "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems". Ik was onder de indruk van het onderzoek van Verdantix, met name het brede scala aan onderwerpen dat grondig wordt behandeld.
Veel van de onderwerpen die Verdantix behandelt, komen niet terug in het onderzoek dat Gartner destijds heeft gedaan. In 2005 was er nog geen discussie over energiebeheer, het potentieel van room booking tools, de besparingen door outsourcing aan service providers of het reduceren van IT-personeel – simpelweg omdat SaaS nog niet bestond.
Er is echter één aspect van de IWMS-discussie dat volgens mij ontbrak in het Verdantix-rapport. In mijn beleving was de waardepropositie van een IWMS altijd gerelateerd aan de samenwerking tussen verschillende afdelingen.
Denk aan een project rondom de renovatie van een spreekkamer, inclusief nieuw tapijt, nieuw behang en nieuwe plafondtegels. De onderhoudsafdeling vraagt zich af waarom afdeling Facilitair het plafond heeft vervangen aangezien op de planning van de onderhoudsafdeling staat om bepaalde assets onder het plafond zes maanden later te vervangen; en daarvoor moeten ze nu het nieuwe plafond openbreken. Of de IT-afdeling die een deel van het gebouw opnieuw gaat bekabelen en daarom het nieuwe behang voor een gedeelte van de wand moet verwijderen.
Mijn favoriete persoonlijke voorbeeld gaat over mijn verblijf in een hotel in Chicago en ik mijn hotelkamer niet af kon vanwege onderhoudswerkzaamheden op de gang. Terwijl ik naar een vergadering moest, was de gang besmeurd met lijm voor het nieuwe tapijt. Deze dingen gebeuren. Het zijn de dagelijkse uitdagingen van facility management.
Een IWMS helpt hier slimmer mee om te gaan omdat het gesprekken tussen afdelingen afdwingt; het moedigt samenwerking aan, bevordert efficientie en helpt scenario’s zoals net beschreven, te voorkomen. Hoewel deze waarde moeilijk te berekenen is, suggereert Verdantix in hun rapport een manier om het in de businesscase van een IWMS op te nemen.
Zoals het Verdantix-rapport vermeldt, is een belangrijk aspect van een sterke businesscase voor IWMS het opnemen van de rol die het zal spelen in grotere bedrijfsdoelen, zoals een digitaliseringsstrategie of een streven naar meer duurzaamheid. Bij alle ontwikkelingen, nu en in de toekomst, blijft samenwerking altijd ‘key’. Zorg er daarom voor dat een IWMS in de toekomst van uw organisatie is opgenomen.
