Om een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) op te kunnen stellen, heeft u betrouwbare informatie nodig over de technische staat van de gebouw(en) en het noodzakelijk onderhoud. Een onderhoudsinspectie door een deskundige partij biedt dit inzicht. Maar hoe zorgt u ervoor dat de resultaten consistent zijn en dat de informatie u ook in staat stelt om te sturen op het meerjaren onderhoud? In deze blog deel ik drie praktische tips voor het uitbesteden van onderhoudsinspecties.
Als u onderhoudsinspecties laat uitvoeren dan doet u dit om informatie te krijgen over de gebouwen en de staat van het onderhoud. Deze informatie moet u beter in staat stellen om het primaire proces van uw organisatie optimaal te ondersteunen. De noodzaak van onderhoud aan vastgoed is voor iedere organisatie en voor elk type object compleet anders in te vullen, evenals de wijze waarop organisaties sturen op of keuzes maken met betrekking tot onderhoud.
Wordt het MJOP bijvoorbeeld alleen gebruikt voor het bepalen en verantwoorden van de onderhoudsbudgetten? Of worden ook de (digitale) opdrachtbonnen voor het onderhoud gegenereerd vanuit het MJOP? Als u niet concreet maakt hoe uw organisatie hiermee omgaat voordat de inspecties worden uitgevoerd en het MJOP wordt opgesteld, is de kans groot dat het resultaat niet (volledig) aansluit bij de doelstellingen van uw organisatie.
Het voorschrijven van een methodiek zoals de NEN 2767 of RgdBOEI® is hierbij heel zinvol maar geen garantie voor succes. Dergelijke methodieken bieden een eenduidige bepaling van een technische conditie van een bouwkundig element of installatie, maar schrijven geen specifieke elementen voor die onderdeel moeten zijn van de inspectie of het MJOP. Bovendien is het detailniveau van de elementen niet duidelijk bij het voorschrijven van deze methodieken. U zult dit eenduidig voor alle objecten voorafgaand aan een inspectie moeten vastleggen om te garanderen dat de resultaten vergelijkbaar zijn voor de (deel)portefeuille.
Hetzelfde geldt voor het niveau van de inventarisatie en conditiebepaling. Inventariseert u voor iedere afzonderlijke ruimte de hoeveelheid en conditie van bijvoorbeeld de vloerafwerking? Of wordt dit per etage of voor het totale gebouw als geheel gedaan? Maakt u onderscheid in publiek toegankelijke ruimtes en overige ruimtes? Of mogen gelijke elementen in deze ruimtes allemaal bij elkaar worden opgeteld en mag er één conditie voor worden bepaald? Belangrijke vragen, omdat het antwoord hierop direct te maken heeft met de mogelijkheid om later te sturen op dit onderhoud.
Zorg dus voorafgaand aan het laten uitvoeren van een onderhoudsinspectie voor duidelijkheid over de exacte informatiebehoefte die u heeft in het kader van de onderhoudsinspectie en deel dit met de opdrachtnemer.
Nadat u een duidelijke opdrachtomschrijving inclusief uw informatiebehoeften heeft geformuleerd, is het zaak om dit met uw opdrachtnemer te delen en hen uit te dagen om met u mee te denken. Wanneer u de uitvoerende partij informeert over de doelstellingen, dan is er een kader waarbinnen de gevraagde werkzaamheden geplaatst kunnen worden. De opdrachtnemer, die als het goed is ervaren is in de gevraagde dienstverlening, kan vaak waardevolle terugkoppeling geven over de mate waarin de gevraagde dienstverlening de uiteindelijke doelstelling zal realiseren.
Het kan zijn dat u in het voorbereidingstraject bepaalde zaken over het hoofd heeft gezien. In dat geval is het aan de opdrachtnemer om aan te geven hoe de uitvraag moet worden aangepast om betere aansluiting te krijgen op het behalen van uw doelstellingen. Het delen van uw doelstellingen creëert bovendien een mate van verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer in de realisatie ervan. De opdrachtnemer kan dan ook worden aangesproken op deze verantwoordelijkheid.
Voor het behalen van uw doelstellingen is het uiteraard van belang dat de beoordeling van de technische staat van uw gebouwen en het noodzakelijke onderhoud betrouwbaar is. Uw organisatie baseert tenslotte belangrijke keuzes op deze resultaten. Denk aan exploitatiebeslissingen en het bepalen van de budgetten voor gebouwonderhoud. Zeker voor grotere inspectieprojecten is het daarom van belang om de te leveren kwaliteit vast te leggen in haalbare, meetbare en bij te sturen kwaliteitscriteria. Zo kunt u bovendien achteraf de dienstverlening van de opdrachtnemer beoordelen.
De kwaliteitscriteria voor een onderhoudsinspectie zijn gekoppeld aan de volgende twee onderdelen:
Het incorrect inventariseren van elementen kan leiden tot slordigheden in de onderhoudsbegroting, wat enorme gevolgen kan hebben. Zo kan het missen van installatie-elementen of een onjuiste bepaling van bijvoorbeeld de hoeveelheid schilderwerk resulteren in onjuiste bedragen in het MJOP. De betrouwbaarheid van de inventarisatie is dus erg belangrijk.
Bij het bepalen van een kwaliteitscriteria kan gekozen worden voor een minimum percentage van juist geregistreerde elementen. Zowel de niet-geregistreerde elementen, als de te veel of incorrect geregistreerde elementen, leiden tot een afwijking. U kunt hierbij onderscheid maken tussen elementen waarvan de hoeveelheid geteld moet worden en elementen waarbij de hoeveelheid gemeten moet worden.
Het incorrect toepassen van de inspectiemethodiek kan leiden tot verkeerde beoordeling van de conditie van elementen en heeft daarmee een directe relatie met verkeerde prognoses in de onderhoudsbegroting. Omdat zowel de NEN 2767- als RgdBOEI®-methodiek zijn gebaseerd op een gebrekenregistratie per element, is de volledigheid en een juiste beoordeling van deze registratie een goed uitgangspunt voor het bepalen van kwaliteitscriteria. Net als bij het kwaliteitscriterium voor de inventarisatie, kunt u voor de inspectie kiezen om een minimum percentage af te spreken van correct geregistreerde gebreken en gebrekskenmerken (belang, intensiteit en omvang).
Hierdoor liggen haalbare en meetbare kwaliteitscriteria voor element, gebrek en gebrekskenmerken vast, waarop gedurende het project kan worden bijgestuurd. Dit vereist uiteraard wel tussentijdse controle.
Wanneer u bovenstaande tips in acht neemt bij het uitbesteden van uw onderhoudsinspecties, vergroot u de kans op een geslaagde inspectie waar u ook echt wat mee kunt. Benieuwd naar onze andere tips? Download dan ons white paper ‘Vijf praktische tips voor het uitbesteden van onderhoudsinspecties’.
