Praktische tips: zo schrijf je een overtuigende business case voor een IWMS

Onlangs organiseerde Verdantix - onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau met focus op innovatieve technologieën die de bedrijfsvoering optimaliseren - samen met Planon een webinar, gebaseerd op hun nieuwe rapport: "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems".

In deze webinar zijn praktische tips gegeven voor het berekenen van de potentiële Return on Investment (ROI) van een IWMS en het schrijven van een op cijfers gebaseerde business case.

In deze reeks van drie blogposts deel ik de belangrijkste take-aways uit dit webinar. In de eerste blog legde ik uit wat een IWMS precies is en wat de voordelen van deze oplossing kunnen zijn voor uw organisatie. In deze tweede blog vertel ik hoe u een overtuigende businesscase schrijft voor de implementatie of uitbreiding van een IWMS.

Belangrijkste uitdagingen bij de berekening van de ROI

Uit een wereldwijd onderzoek van Verdantix blijkt dat 75% van de bestuurders in vastgoed aangeeft dat hun budget ontoereikend is voor het financieren van IT investeringen (Global Real Estate, Energy & Facilities Survey: Budgetten, Prioriteiten & Tech Preferenties, 2018). U kunt budget voor de implementatie of uitbreiding van een IWMS veiligstellen, wanneer u kunt aantonen dat uw voorstel een hogere ROI oplevert dan andere projecten die ook financiering behoeven.

Webinars

What, Why and ROI of an IWMS

In dit webinar vertelt Verdantix over de ROI van een IWMS. Daarnaast delen we tips over het ontwikkelen van een op cijfers gebaseerde businesscase voor IWMS-implementatie. 45:10, Engelstalig

Lees meer

Het is voor Vastgoed- en Facility Managers echter niet eenvoudig om de ROI van een IWMS te berekenen. In het onderzoek van Verdantix (over de businesscase voor een IWMS) zijn vier veel voorkomende uitdagingen geïdentificeerd van deze managers:

1. Het is lastig om korte termijn besparingen aan te tonen. Daardoor is het een enorme uitdaging om de Chief Finance Officer (CFO) ervan te overtuigen dat geld op de beste manier wordt ingezet wanneer dit in een IWMS wordt geïnvesteerd.
2. Gegevens die verspilling van kosten aantonen ontbreken of zijn van slechte kwaliteit. Er is hierdoor geen inzicht in de mogelijke inefficiëntie van huidige processen en dit maakt het zeer lastig en tijdrovend om met cijfers aan te tonen dat een IWMS kosten zal besparen.
3. Facility Managers hebben vaak al vele jaren aan gedwongen kostenbesparingen achter de rug. Zij hebben daarom moeite om aanvullende kostenbesparingen te vinden waarmee een ROI voor een IWMS berekend kan worden. Blijkbaar zijn ze zich er niet van bewust dat kostenbesparingen ook uit andere elementen kunnen komen.
4. Vastgoedleiders hebben soms te maken met weerstand van besluitvormers die zich richten op de korte termijn. De toegevoegde waarde van een geïntegreerd platform wordt door hun in twijfel getrokken. Het idee heerst dat problemen goedkoper kunnen worden aangepakt met losse oplossingen. Zij zien dus niet dat een IWMS-investering enorm bijdraagt aan een lange termijn IT-strategie, waarbij veel geld bespaard kan worden als losse softwareoplossingen worden geëlimineerd.

Een business case voor een IWMS-investering

Natuurlijk zijn deze uitdagingen er om overwonnen te worden! U kunt deze uitdagingen alleen tackelen wanneer u een overtuigende businesscase aan de personen die hierover een oordeel moeten vellen. Er zijn drie belangrijke aspecten om in gedachten te houden:

Ten eerste, maak de noodzaak en de urgentie van een IWMS-investering inzichtelijk. Waarom is het zo belangrijk om nu te handelen en de IWMS te implementeren of uit te breiden? Doe dit door te benadrukken welke risico’s er gepaard gaan met het vasthouden aan de huidige situatie: "Als we niet investeren in een IWMS, lopen we het risico dat we niet voldoen aan nieuwe wetgeving en voorschriften.” "Daarnaast zijn de huidige systemen aan het eind van hun levensduur. We moeten een verstoring in de dienstverlening naar onze klanten echt voorkomen."

Daarna, kom met waardevolle argumenten die laten zien dat een IWMS de algemene strategische doelstellingen van de organisatie kan ondersteunen. Vertel de Chief Executive Officer (CEO) hoe een IWMS de bedrijfsvoering positief kan beïnvloeden. U kunt bijvoorbeeld aankaarten dat een investering in IWMS-software in lijn is met de gewenste digitalisering van het bedrijf.

Ik ben er zeker van dat u dit zonder veel problemen kunt realiseren, maar er is een manier waarop u uw kansen beduidend kunt vergroten. Het is namelijk cruciaal om de belangrijkste voordelen van een IWMS uit te drukken in harde cijfers. Door uw businesscase te koppelen aan concrete financiële resultaten, maakt u deze veel overtuigender.

Besparingen via IT-rationalisatie, arbeidsproductiviteit en operationele kosten

Dit zijn de drie categorieën waarin u grote financiële voordelen kan behalen door middel van een IWMS-implementatie. In het webinar heeft Susan Clark – Principal Analyst bij Verdantix – aangegeven hoe je in elk van deze categorieën cijfers kunt vinden:

• IT-rationalisatie: bedrijven kunnen vaak 10 tot 20 verschillende softwarelicenties vervangen door één enkel platform. Stelt u zich eens voor hoeveel geld dit kan besparen wetende dat de gemiddelde onderhoudskosten van een losse oplossing kunnen oplopen tot 20K per jaar.
• Arbeidsproductiviteit: een IWMS automatiseert processen en verschillende administratieve taken. Uw personeel kan daardoor meer tijd besteden aan andere taken, wat kan zorgen voor een toename van 20% in uw operationele efficiëntie. De kans dat data dubbel wordt ingevoerd is aanzienlijk minder ten opzichte van handmatige invoer, alsmede de tijd om te rapporteren.
• Operationele kosten: vooral in deze categorie kunt u op grote schaal winst behalen met behulp van een IWMS. Vooral op het gebied van ruimtegebruik en onderhoud kan dit voor een grote organisatie oplopen in de miljoenen.

Voorafgaand aan het webinar hebben we aan de 180 Vastgoed- en Facility Managers die zich hadden aangemeld, gevraagd welk element voor het berekenen van de ROI voor hen het belangrijkst was. Wat bleek? De meerderheid was geïnteresseerd in een gedetailleerder beeld met betrekking tot operationele kosten. Hoeveel kunt u op operationeel vlak besparen met behulp van een IWMS?

In het webinar, dat nu ook op aanvraag beschikbaar is, gaat Susan Clarke dieper in op operationele kosten als één van de drie categorieën voor het berekenen van de ROI. Wanneer u een businesscase voor een IWMS wilt maken, raad ik u sterk aan dit webinar te bekijken.

Bent u er klaar voor?

Hopelijk heeft deze tweede blog in de reeks u op weg geholpen bij het schrijven van een overtuigende businesscase. Bent u op zoek naar praktische voorbeelden over de toegevoegde waarde van een IWMS? De derde en laatste blog in deze serie bespreekt de case studies van Gasunie, King's College London en Danfoss.

Wacht u liever niet op de laatste blog? U kunt ook de opname van het volledige webinar met Verdantix bekijken.