In het 'Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems' rapport, deelt onafhankelijk onderzoeksbureau Verdantix inzicht in de strategische prioriteiten voor real estate en facility teams. Een van de belangrijkste prioriteiten voor 2018 is ruimtegebruik. In deze blogpost delen we enkele gedachten over het onderwerp Space & Workplace Services Management. Gaat het alleen om het gebruik van ruimten of zijn er ook andere factoren waar rekening mee gehouden moet worden? Planon raadt u aan om te streven naar optimalisatie van de ruimte: zorg ervoor dat elke geïnvesteerde euro, pond of dollar telt. Niet alleen op financieel gebied, maar ook voor de mensen die er werken.
Verdantix: “Leidinggevenden in Real Estate en Facility Management staan onder druk om steeds betere prestaties te leveren op meerdere fronten, terwijl ze ook verdere kostenbesparing moeten realiseren.” Om de strategische prioriteiten voor vastgoed- en facility managers vast te stellen, interviewde Verdantix zijn klantenpanel over hun prioriteitsgebieden voor verbetering in 2018. Meer dan een derde van het klantenpanel gaf aan dat ‘space management’ de belangrijkste prioriteit is voor dit jaar.
"Sommige organisaties zijn nog steeds bezig met de basis van space management, zoals het verkrijgen van nauwkeurige en up-to-date plattegronden, terwijl andere organisaties strategieën ontwikkelen om het gebruik van ruimten te verbeteren, wat kan leiden tot het consolideren van de vastgoedruimte” Het feit dat iedere werkplek tot wel €25.000 per jaar kan kosten en dat de helft van alle werkplekken vaak ongebruikt blijft of niet optimaal benut wordt, biedt een grote mogelijkheid om kosten te besparen.
Soms vergeten we hoe belangrijk een werkplek is voor medewerkers en de potentiële impact daarvan op de bedrijfsresultaten. Volgens 'The next 250k', een onderzoeksrapport van Leesman, zegt 44 procent van alle medewerkers die werkzaam zijn in een kantoor dat de ruimte hen niet goed faciliteert bij het uitvoeren van hun ‘taken’. 'Taken' verwijst hierin voornamelijk naar de meer standaard, procesgerichte aspecten van het werk die aangeduid kunnen worden als ‘productiviteit’: het verzetten van meer werk.
Tegenwoordig wordt steeds duidelijker dat er een andere kant aan ‘productiviteit’ zit: het vermogen van de organisatie om te innoveren; dingen slimmer aanpakken dan voorheen. Innovatie komt vaak tot stand wanneer mensen met verschillende achtergronden interageren en problemen die tussen hun in liggen oplossen. Meestal resulteert dit een volledig nieuwe en andere benadering van werk. Werkplekken spelen in dit proces een faciliterende rol. De opzet van de werkplekken, het ontwerp en de geboden diensten kunnen innovatieve interacties tussen mensen stimuleren of afremmen; een sleutelrol bij het behalen van goede bedrijfsresultaten.
Wij zijn van mening dat deze bredere definitie van ‘Return On investment’ rond werkplekken ertoe zou moeten leiden dat organisaties nadenken over hoe en op welke manier het beheer van ruimten en werkplekken verbeterd kan worden: hoewel financiën hierin een zeer belangrijke factor blijven, is dit niet alleen een financieel aspect.
Planon beschouwt ruimte als het product van het gebouw en de werkplek als het product van ruimte. Als het gaat om ruimte- en werkplekbeheer zijn er verschillende aspecten van groot belang: werkplekcapaciteit, de mate waarin werkplekken geschikt zijn voor het doel waar ze voor dienen, werkplekbeleving en ‘cost of ownership’. Space en workplace managers moeten een balans tussen al deze aspecten creëren. Het negeren van één van deze aspecten leidt meestal tot sub-optimalisatie.
‘Gebruik van de ruimte’ lijkt zich vooral te richten op het aspect capaciteit: feitelijk gebruik versus beschikbaarheid. Wanneer het gebruik van verschillende plekken erg laag is, kan je concluderen dat er waarschijnlijk ruimte is voor verbetering.
Er is echter geen sprake van een eenvoudige vergelijking, en de conclusie dat consolidatie de oplossing is, is te kort door de bocht. Daarvoor moet je ook naar de andere aspecten kijken: werken mensen graag in een ruimte of niet? Bestaan er alternatieven die populairder zijn onder medewerkers en vindt de organisatie dit wenselijk?
Met andere woorden: bieden de aangeboden werkruimten wel hetgeen dat de medewerkers nodig hebben? Ondersteunen ze het werk dat men uit moet voeren in die ruimte? Zorgen slechte werkplekervaringen ervoor dat de medewerkers er wegblijven? Het monitoren van werkervaringen en bezettingsstatistieken biedt inzicht in vraag en aanbod van werkplekken.
Ruimte is meestal een van de meest schaarse en dure assets op het gebied van Real Estate en Facility Management. Het is heel begrijpelijk dat er meestal als eerste wordt gedacht aan kostenbesparing op dit gebied. Vaak wordt dit ‘efficiëntie’ genoemd. Een voorwaarde voor elk kostenbesparingsproject is een betrouwbaar en overzichtelijk beeld van het portfolio van ruimten, hun functies, de kwaliteit, gebruik en bezetting daarvan.
In ruimte-en werkplekefficiëntieprojecten moet er wat ons betreft gekeken worden naar hoe ‘waste’ kan worden weggenomen binnen de werkomgeving. Voorbeelden van ‘waste’ zijn vergaderruimten die nooit worden gebruikt of ruimten die voor een ander doel worden gebruikt dan waar ze voor dienen.
Er zijn echter ook voorbeelden van ‘waste’ waar je minder snel aan denkt als het om efficiëntie gaat. Denk aan de kwaliteit van de werkplek met betrekking tot welzijn en gezondheid van de medewerkers. Ook deze factoren zijn van invloed op de arbeidskosten.
We weten dat de totale bedrijfskosten van werkplekken maar 10% bedragen van de salariskosten in een gemiddeld kantoorgebouw in een westerse economie. Dit feit is een van de sterke drijfveren achter de welzijnsprojecten die we vandaag de dag zien opkomen: mensen gezond houden en zich op hun gemak laten voelen draagt enorm bij aan de productiviteit en aan kostenbesparing bij ziekteverzuim. Dit vertegenwoordigt de economische betekenis van het bewaken van de omstandigheden van het klimaat op de werkplek met IoT. Door hier met een bredere blik naar te kijken, breiden we effectief de reikwijdte van de ‘totale bedrijfskosten’ van werkplekken tot en met de kosten van arbeid uit: een veel breder en relevanter perspectief voor de organisatie.
Om dit te beantwoorden, gaan we terug naar de belangrijkste aspecten van werkplekken: werkplekcapaciteit, de mate waarin werkplekken geschikt zijn voor het doel waar ze voor dienen, werkplekbeleving en ‘cost of ownership’. Investeringen in ruimte en werkplekken zullen waarde moeten hebben. U zou kunnen overwegen om bij het maken van investeringen in ruimten en werkplekken een zogenaamde ‘balansscorekaart’ in te vullen.
Het volgen van de balans tussen de verschillende aspecten in deze balansscorekaart is erg belangrijk. Organisaties veranderen voortdurend. Zaken als de grootte van het personeelsbestand, vereiste expertises, en soorten activiteiten die op verschillende werkplekken worden ingezet, zijn voortdurend in beweging. Niet te vergeten is het verschil aan voorkeuren die verschillende generaties die in hetzelfde gebouw werken hebben ten aanzien van de werkomgeving. Daarnaast veranderen onze eigen voorkeuren voor de werkplek ook fundamenteel naarmate we ouder worden.
Wanneer u op zoek bent naar hulpmiddelen om u te ondersteunen bij het beheer van deze continue verandering op het gebied van van ruimten en werkplekken, kan een IWMS van toegevoegde waarde zijn. Wilt u meer weten over de oplossing van Planon voor ruimtebeheer? Lees dan ons white paper over Agile Workplace Management.
