In mijn vorige blog vertelde ik dat veel organisaties gebukt gaan onder stijgende onderhoudskosten die vaak worden veroorzaakt door achterstallig onderhoud, hoge reactieve onderhoudskosten en bedrijfscontinuïteitsrisico's.
In deze blog leg ik uit hoe u uw onderhoudsstrategie kunt verbeteren en zo deze stijgende onderhoudskosten kunt terugdringen. Door het prioriteren van werkorders af te stemmen op uw organisatiedoelstellingen kunt u waardevolle resultaten bereiken, waaronder:
Een goede balans tussen reactief en preventief onderhoud
Geplande werkzaamheden moeten vaak wijken voor spoedreparaties. Dit maakt het lastig voor onderhouds- en field services-managers om een goede balans te bewaren tussen noodreparaties en gepland preventief onderhoud. In bijvoorbeeld de spoorwegsector moet een onverwacht probleem met het spoor of apparatuur direct worden opgelost. Dit dwingt managers om continu prioriteiten bij te stellen en schema's voor gepland onderhoud aan te passen op basis van de beperkte beschikbare middelen. Deze sterke nadruk op het oplossen van storingen nadat deze zich voordoen, leidt tot regelmatige verstoringen en een verminderde productiviteit, wat uiteindelijk resulteert in een slechte klantervaring.- Effectieve afhandeling van een grote hoeveelheid werkorders met een beperkt personeelsbestand
Wanneer managers over minder technici beschikken, zullen ze moeten kiezen welke werkorders direct worden afgehandeld en welke later. Hiermee riskeren ze een langere uitval van niet-kritieke assets. Ziekenhuizen werken bijvoorbeeld vaak met krappe budgetten en beperkte middelen om een omgeving voor patiënten te waarborgen die veilig is en voldoet aan de regelgeving. Onderhoudsmanagers die worden geconfronteerd met personeelstekorten, moeten taken met een lagere prioriteit uitstellen en zoeken naar mogelijkheden om kosten te besparen zonder dat dit ten koste gaat van de geboden zorg.
Op een vergelijkbare manier moeten field services-managers vanwege een gebrek aan personeel constant een afweging maken welke werkorders die dag worden uitgevoerd en welke worden uitgesteld tot morgen of volgende week. Bij noodgevallen zoals een stroom- of internetstoring is het alle hens aan dek en worden minder kritieke werkzaamheden onderbroken of uitgesteld. Dit betekent dat alle openstaande werkorders opnieuw moeten worden geprioriteerd. Door een tekort aan gekwalificeerde medewerkers in deze en andere sectoren wordt dit probleem almaar groter. Uit een recente sectoranalyse blijkt dat het wereldwijde tekort aan gekwalificeerd personeel kan leiden tot 85 miljoen onvervulde vacatures in 2030, waarbij vooral de technische sectoren hard worden getroffen. - Minder achterstallig onderhoud
Wanneer alles als prioriteit wordt gezien, nemen achterstanden snel toe. Continu voorrang geven aan noodreparaties en urgente werkorders betekent dat preventieve en routinewerkzaamheden worden uitgesteld en dat de lijst met achterstallige werkorders steeds langer wordt. Organisaties komen vast te zitten in een 'reactief patroon' waarbij ze minder zichtbare problemen, zoals kleine preventieve reparaties, continu uitstellen waardoor het achterstallig onderhoud almaar toeneemt. Dit kan grote gevolgen hebben voor de betrouwbaarheid van faciliteiten en apparatuur, met mogelijk ernstige en kostbare storingen tot gevolg. Op den duur vormt dit achterstallig onderhoud op zichzelf een uitdaging – en bepalen welke uitgestelde werkzaamheden eerst moeten worden uitgevoerd, kan overweldigend zijn. Zonder duidelijke criteria of tools voor het prioriteren van werkorders is het lastig voor onderhouds- en field services-managers om dit reactieve patroon te doorbreken. - Managen van de communicatie met en verwachtingen van belanghebbenden
Wanneer belanghebbenden niet weten waarom een werkorder nog niet is afgehandeld, kan dit leiden tot onbegrip en escalatie van het probleem waardoor de druk op onderhoudsmanagers verder toeneemt. Het is belangrijk dat field services-teams bij het prioriteren van werkorders niet alleen kijken naar technische behoeften, maar ook naar de impact op de klant. Soms betekent dit voorrang geven aan een verzoek van een belangrijke klant om deze gerust te stellen. Het nakomen van de overeengekomen responstijden en het tevreden houden van klanten is een belangrijke uitdaging die van grote invloed is op hoe werkorders worden geprioriteerd in de dagelijkse werkzaamheden. - Naleving van regelgeving en veiligheidsrichtlijnen
Hoewel facility managers en field services-teams in grote mate zelf bepalen wanneer welke werkzaamheden worden uitgevoerd, is er een aantal verplichte taken die ze nooit mogen uitstellen. Veel facility managers, zeker die in sterk gereguleerde sectoren, hebben te maken met werkorders gericht op veiligheid en naleving die moeten worden uitgevoerd volgens vastgestelde richtlijnen. Denk aan geplande inspecties, tests van veiligheidssystemen en wettelijk verplichte onderhoudswerkzaamheden met specifieke intervallen. Wanneer een spoedreparatie en een dergelijke verplichte taak tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd, kan dit tot problemen leiden. Ervoor zorgen dat niets ertussendoor glipt, is een zware taak die het prioriteren van werkorders nog ingewikkelder maakt. - Voldoen aan SLA's en verwachte responstijden
Facility managers en field services-managers staan onder grote druk om kritieke problemen snel op te lossen. Deze druk neemt nog verder toe wanneer er tegelijkertijd meerdere incidenten met hoge prioriteit plaatsvinden. Het is dan bijna onmogelijk om elke overeengekomen deadline te halen. Managers en teams worden gedwongen om prioriteiten te stellen waardoor mogelijk niet wordt voldaan aan één of meerdere afspraken in een SLA. Dit kan resulteren in boetes, verlies van omzet of negatieve gevolgen voor de bedrijfsactiviteiten van de klant.
Maar waar te beginnen?
Organisaties die een effectief prioriteringsmodel voor werkorders willen implementeren, moeten eerst bepalen wat hun doelstellingen en onderwerpen voor observatie zijn. Deze onderwerpen helpen hen om de verzamelde observaties (risico's en kansen) van verschillende belanghebbenden ten aanzien van assets, ruimtes en (delen van) gebouwen, te categoriseren en te doorzoeken. Denk aan activiteiten met betrekking tot prestaties van apparatuur, naleving, onderhoud, veiligheid of duurzaamheid.
Facility managers en field services-teams kunnen vervolgens voor elk onderwerp een scoringmethode definiëren om te bepalen waar de risico's en kansen liggen en eventuele automatische vervolgacties te prioriteren. Een voorbeeld van een scoringmethode is een risicomatrix.
Klanten kunnen hun eigen matrix creëren om werkorders te prioriteren en besluitvormingsmodellen te ontwikkelen, en deze zo eenvoudig of gedetailleerd maken als nodig is om aan de organisatiedoelstellingen te voldoen.
Vervolgacties kunnen worden toegewezen aan interne medewerkers of onderaannemers op basis van verschillende criteria, zoals risiconiveau, type werkzaamheden, vakgebied, locatie, beschikbaarheid van technici, vereiste certificeringen en vaardigheden. Organisaties moeten vervolgens zelf zorgen dat vervolgacties worden uitgevoerd en gecontroleerd. Servicecontracten worden automatisch bewaakt met waarschuwingen over SLA's, kosten en kwaliteit. Hierdoor kunnen organisaties hun resourcingstrategie verbeteren en de bijbehorende kosten verlagen.
Verbeter uw werkorderbeheer met op doelstellingen gericht onderhoud
Als een toonaangevende leverancier van managementsoftware voor onderhoud en field services begrijpt Planon hoe belangrijk het prioriteren van werkorders is. Met ons uniforme platform voor gecentraliseerd beheren, plannen en toewijzen van werkorders kunnen facility managers en field services-planners effectief werkorders prioriteren met een op doelstellingen gerichte onderhoudsstrategie.
Onze hypergeautomatiseerde workflows optimaliseren de efficiëntie, elimineren knelpunten en ondersteunen de naleving van regelgeving, het welzijn van medewerkers en de klanttevredenheid. Profiteer van realtime updates die technici de juiste inzichten en informatie bieden om de onderhoudswerkzaamheden nauwkeurig en met vertrouwen uit te voeren. Bovendien kunt u met onze uitgebreide rapportages de voortgang bewaken, de waarde van activiteiten inzichtelijk maken en het vertrouwen en de loyaliteit van klanten versterken.
Wilt u meer weten over het prioriteren van werkorders met Planon? Vraag dan direct een demo aan en ontdek hoe u uw onderhoudsstrategie kunt verbeteren!