Hebt u wel eens moeten kiezen tussen het repareren van een defecte warmtewisselaar en het uitvoeren van een compliance-check? Veel facility managers en field services-teams staan regelmatig voor dit soort dilemma's. Een onderhoudsstrategie die facility managers te vaak voor dergelijke keuzes stelt, is een slechte onderhoudsstrategie, die bovendien een grote impact kan hebben op uw organisatie. Deloitte meldt zelfs dat de totale productiecapaciteit door een slechte onderhoudsstrategie mogelijk 5 tot 20% lager is.
Het prioriteren van werkorders is een essentieel onderdeel van het onderhoudsmanagement in alle sectoren, van vastgoedmanagement tot field services voor organisaties in de telecommunicatie-, productie-, transport-, zorg- en nutssector. Hoe kunnen facility managers en field services-teams in deze sectoren effectief prioriteit aanbrengen in werkorders, en zo achterstallig onderhoud terugdringen, naleving waarborgen en toenemende financiële risico’s beperken?
Bied betere ervaringen door werkorders effectiever te prioriteren
Een prioriteringsmodel voor werkorders dat is afgestemd op de behoeften van alle belanghebbenden en assets is onmisbaar om optimale ervaringen te kunnen bieden. Medewerkers zijn bijvoorbeeld minder productief als het HVAC-systeem in de vergaderruimte niet goed werkt en de temperatuur en CO2-concentratie snel oplopen. En gasten komen niet graag bij uw organisatie op bezoek als de lift altijd defect is. Uit een rapport van PwC blijkt dat snelheid, gemak en moderne technologieën van grote invloed zijn op een positieve ervaring van gebouwgebruikers.
Gebruikers en bezoekers van gebouwen, fabrikanten, patiënten, reizigers en gebruikers van nutsvoorzieningen verwachten tegenwoordig een probleemloze omgeving die beschikt over duurzame en efficiënte apparatuur en systemen. Goed onderhoud is belangrijker dan ooit, maar uit onderzoek van de Building Cost Information Service blijkt dat de onderhoudskosten ieder jaar blijven stijgen. Voor de meeste organisaties vormt deze stijging van onderhoudskosten, die vaak wordt veroorzaakt door achterstallig onderhoud, hoge reactieve onderhoudskosten, bedrijfscontinuïteitsrisico's en het toegenomen gebruik van complexe operationele technologieën, een grote uitdaging.
Het volgende voorbeeld illustreert hoe complex onderhoudsmanagement is. Tijdens een recente analyse van het gebouwbeheersysteem ontdekte een onderhoudsteam meer dan 1500 storingswaarschuwingen in één gebouw. Door de enorme hoeveelheid datastromen kon het onderhoudsteam onmogelijk alle storingen doornemen en effectief prioriteren. Het team kon ook geen bataljon technici sturen om alle storingen direct op te lossen en moest dus op zoek naar een manier om de storingen te prioriteren. Dit voorbeeld laat zien hoe belangrijk slim prioriteren is: niet elke storing hoeft direct te worden opgelost, maar zonder een effectief prioriteringsmodel wordt de werklast snel buitensporig hoog met een negatieve impact op de gebruikerservaring als gevolg.
Maar het kan dus ook anders. In plaats van onderhoud uit te stellen, duur reactief onderhoud en kostbare reparaties uit te voeren of assets onnodig te onderhouden (ongeveer 30% van de onderhoudsactiviteiten wordt te vaak uitgevoerd), weet u door het prioriteren van werkorders precies welke onderhoudstaken moeten worden uitgevoerd en wanneer. Door werkorders te prioriteren kunt u aan de overeengekomen doelstellingen voldoen, het achterstallig onderhoud terugdringen en de werklast beter verdelen. Dit leidt tot blijvende voordelen voor uw hele organisatie.
6 manieren om kosten te besparen door het prioriteren van werkorders af te stemmen op doelstellingen
U kunt waardevolle resultaten bereiken door het prioriteren van werkorders af te stemmen op uw organisatiedoelstellingen, waaronder:
- Een goede balans tussen reactief en preventief onderhoud
- Effectieve afhandeling van een grote hoeveelheid werkorders met een beperkt personeelsbestand
- Minder achterstallig onderhoud
- Managen van de communicatie met en verwachtingen van belanghebbenden
- Naleving van regelgeving en veiligheidsrichtlijnen
- Voldoen aan SLA's en verwachte responstijden
In mijn volgende blog ga ik verder in op elk van deze aspecten en laat ik zien hoe u het materiaalgebruik en de onderhoudskosten kunt terugdringen door het prioriteren van werkorders af te stemmen op uw organisatiedoelstellingen.
Wil je meer weten over geavanceerde onderhoudsstrategieën, lees dan ook ons e-book 'De toekomst van asset- en onderhoudsmanagement'..