Vanaf 2019 gaat er flink wat veranderen op het gebied van lease accounting. De Financial Accounting Standards Board (FASB) en de International Accounting Standards Board (IASB) hanteren dan beide een nieuwe standaard. Dit betekent ook dat de rol van de vastgoed- en de finance manager gaat veranderen. Zij hebben elkaar nodig om de uitdagingen van de nieuwe standaarden het hoofd te bieden.
Het was tot de jaren zeventig gebruikelijk dat organisaties vrijwel alles zelf in eigendom hadden, van vastgoed tot vrachtwagens. Omdat er daarmee relatief veel geld werd besteed aan materieel, was er minder geld beschikbaar om te ondernemen. Daardoor ontstond er een nieuwe trend: leasen. Organisaties hoefden niet langer te sparen voor grote aankopen en de bedrijfsmiddelen, die nu werden gehuurd, stonden niet meer als schuld op de balans. Hierdoor kwamen de cijfers ook op papier wat gunstiger naar voren. De nieuwe lease accounting-standaarden gaan daar een einde aan maken. Om de weg vrij te maken voor financiële transparantie, moeten beursgenoteerde bedrijven vanaf 1 januari 2019 alle leasecontracten op de balans noteren.
Nieuwe taken door de nieuwe standaarden
Hierdoor verandert het werk van de finance manager. Huurcontracten die eerder wellicht minder belangrijk waren voor de financiële administratie, krijgen nu een grotere rol. Het gaat namelijk niet langer alleen om wat een organisatie iedere maand aan een verhuurder betaalt. De finance manager moet dit meenemen in zijn waardering van de verplichting en het bezit op de balans. Dat is nogal een uitdaging. Waar hij tot dusver keurig rapporteerde op de kosten van huurcontracten, moet hij volgens de nieuwe standaarden ook de waarde van deze contracten en de achterliggende informatie rapporteren.
Aan de andere kant is er de vastgoedmanager, die richting 2019 veel meer moet nadenken over de financiële impact van afspraken die hij maakt ten aanzien van leases. Hij praat niet langer alleen over de leasekosten van een pand, maar ook over de impact van die kosten op de winst- en verliesrekening en de balans.
Wie gaat de puzzel oplossen?
Wat moeten zowel de vastgoedmanager als de finance manager doen om klaar te zijn voor de nieuwe standaarden? Voor de finance manager is het belangrijk om te weten waarover hij moet rapporteren. Uiteraard zou hij alle leasecontracten, vaak tientallen pagina’s per stuk, zelf kunnen doorlezen om de financiële impact ervan te kunnen begrijpen. Hij kan echter beter varen op de vastgoedmanager, die precies weet wat er in de contracten staat. Op zijn beurt is de vastgoedmanager hoogstwaarschijnlijk nog niet zo bezig met de impact van deze contracten op de balans. Kortom, ze bezitten beiden een deel van de puzzel die ze samen kunnen oplossen.
Samenwerking is de sleutel tot succes
In de praktijk zijn vastgoed en finance twee gescheiden werelden. De meeste vastgoedmanagers houden zich liever niet bezig met het verdiepen in alle accounting-regels. Finance bezit daarentegen kennis over een heel pallet aan wet- en regelgeving, waarvan vastgoed slechts een klein onderdeel is. Het hebben van een ‘linking pin’ lijkt in dit geval efficiënter: iemand die zowel de taal van de vastgoed- als de finance manager spreekt. Het zou daarom een interessante gedachte kunnen zijn om iemand aan te nemen met een compleet nieuw profiel. Iemand die kennis heeft van zowel vastgoed als finance.
Zeker als die linking pin ontbreekt, ligt in nauwe samenwerking tussen de vastgoed- en finance manager de sleutel tot succes. Deden ze dat dan nog niet? Jawel, want er zit nu eenmaal veel kapitaal in vastgoed, wat een belangrijke reden is voor beide partijen om af en toe met elkaar te praten. Maar nu de rapportageverantwoordelijkheid van de finance manager toeneemt, heeft hij de vastgoedmanager nog harder nodig om alle cijfers keurig onderbouwd op de balans te krijgen en actueel te houden. Zonder elkaars hulp wordt 2019 opeens een wel erg krappe deadline.