De werkomgeving is aan verschillende veranderingen onderhevig. Zoals ik beschreef in de eerste blog van deze serie wordt de groep millennials op de werkvloer alsmaar groter. Hun verwachtingen en behoeften ten aanzien van de werkomgeving blijken, aldus de diverse onderzoeken, te verschillen van andere generaties. In mijn tweede blog las u dat ook de geografische regio waar iemand werkt en woont een belangrijke stempel drukt op deze verwachtingen. Dit maakt de uitdaging van de facility manager om een optimale werkomgeving te blijven aanbieden. In deze derde en laatste blog van mijn serie over de veranderende werkomgeving ga ik in op het belang van een werkplekstrategie en op de vraag hoe deze te realiseren.
Het creëren van de best mogelijke werkomgeving begint bij de waarde die aan de werkplek wordt toegekend. Waar de werkplek tot voor kort vooral gezien werd als een tactisch middel - als een verzameling van ruimten, meubels en technologische tools die nu eenmaal nodig zijn om medewerkers hun werk te laten doen - zijn organisaties zich er nu steeds meer van bewust dat de werkplek weleens veel strategischer kan worden ingezet dan ooit werd gedacht. Denk bijvoorbeeld alleen al aan de schaarste op de arbeidsmarkt; een aantrekkelijke werkplek kan helpen om de ‘war for talent’ te winnen. De werkplek wordt daarom steeds vaker gezien als een belangrijke bedrijfsmiddel dat organisaties in staat stelt hun doelen te bereiken.
De strategische relevantie van de werkplek wordt treffend omschreven in het boek Work on the Move 2 van de International Facility Management Association (IFMA) Foundation. Volgens de auteurs kan een juiste werkplekstrategie in potentie direct bijdragen aan het toekomstige bestaansrecht van een organisatie. Uit de gedachtegangen van de auteurs maak ik op dat organisaties die geen werkplekstrategie opstellen, een strategische achterstand krijgen op de organisaties die dat wel doen. Wellicht geldt dan ook dat organisaties die de beste werkomgeving hebben, ook de organisaties zijn die de beste talenten aantrekken en binnen boord houden. Het creëren van een optimale werkomgeving lijkt daarmee niet alleen een belangrijke voorwaarde voor tevreden medewerkers, maar zou uiteindelijk ook bepalend kunnen zijn voor de levensduur van de organisatie.
Ook de grotere vastgoedadviesorganisaties, zoals JLL, CBRE en Colliers, lijken dit zo te zien. Zij breiden hun dienstverlening uit met strategisch werkplekadvies. Dit toont aan dat de werkplek ook binnen de vastgoedwereld een belangrijke plaats inneemt. Zo valt uit het onderzoek 'Future of Work' van JLL op te maken dat de werkplek kan gelden als belangrijke aanjager en facilitator om als organisatie succesvol te zijn. De werkplek krijgt daarmee een belangrijkere rol in het behalen van toekomstig succes, als onderdeel van een integrale strategie die verder reikt dan FM alleen.
Deze integrale kijk op de werkplek is belangrijk om succesvol te worden en te blijven. Diegene die zich het best weet aan te passen, zal overleven. Dat zei Darwin al in de negentiende eeuw, maar de theorie is nog steeds van toepassing. Volgens de presentatie Digital Disruption in the Workplace van consultancybureau Cushman & Wakefield (C&W) is het enorm belangrijk dat organisaties flexibel genoeg zijn om zich te kunnen aanpassen aan veranderingen. De wijze waarop zij met deze veranderingen omgaan, bepaalt volgens C&W het vermogen om een vooruitstrevende werkomgeving te creëren, concurrentievoordeel te behouden en succesvol te zijn in de toekomst.
Met deze integrale blik is er aandacht voor de structuur binnen de organisatie, de bedrijfscultuur en de medewerkers. De laatste pijler die daarbij ontbreekt is de technologie, waar ik al over schreef in een eerdere blog over veranderingen op de werkplek. Technologie heeft niet alleen de functie als ‘driver’ voor verandering, maar kan ook de ‘enabler’ zijn om de bovenstaande pijlers bij elkaar te brengen. Door de verdere automatisering van processen, het inzetten van nieuwe technieken zoals ’Internet of Things’ en het toepassen van business intelligence bij het zoeken naar verbanden in grote hoeveelheden data wordt het mogelijk om de afzonderlijke domeinen van Facility, vastgoed, HR en IT echt met elkaar te verbinden. Dit met als doel de strategie en doelstellingen van de organisatie optimaal te ondersteunen. Het opstellen van een werkplekstrategie is namelijk een gedeelde verantwoordelijkheid. Het moet een samenspel zijn tussen vastgoed-, facility, HR- en IT managers. Dat is pure noodzaak om als organisatie flexibel genoeg te zijn om een werkomgeving te faciliteren die aansluit bij de behoeften van haar medewerkers; ongeacht hun leeftijd, ongeacht waar ze vandaan komen.
Deze blog is de laatste in een drieluik: deel 1 ging over de optimale Workplace Experience voor millennials, deel 2 beschreef de noodzaak voor FM om te kijken naar de verschillen tussen geografische regio’s wat betreft de verwachtingen en behoeften ten aanzien van de werkomgeving.
