Employees discussing in sustainable workspace

Een IWMS-implementatie rauw op je bord is niet te pruimen

Deze blog is een samenvatting van het hoofdstuk "People, culture and change" uit het boek "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS". Wilt u meer lezen? Klik dan hier om een kopie van het boek te ontvangen.

Om medewerkers mee te krijgen in een verandering is het zaak deze niet door de strot te duwen, maar in behapbare porties op te dienen. Dit is slechts één van de parallellen tussen succesvolle verandertrajecten, zoals bij software-implementaties, en restaurants.

Een kijkje in de keuken van de wereld die IWMS heet

Als een restauranteigenaar een nieuwe richting inslaat, is het belangrijk dat de kok de nieuwe gerechten kan bereiden, de bediening deze kan verkopen en de gasten het lekker vinden. Wanneer één van deze onderdelen hapert, zal dit zijn weerslag hebben op de overige onderdelen. Hoe creëer je de juiste balans zodat het nieuwe concept een succes wordt?

Het implementeren van een Integrated Workplace Management System (IWMS) heeft doorgaans veel voeten in de aarde en gaat verder dan alleen het implementeren van software. Naast aandacht voor het systeem, moet er ook aandacht zijn voor de gevolgen voor de structuur, de cultuur en de mensen. Deze vier organisatiepijlers beïnvloeden elkaar voortdurend. Een verandering in de ene pijler vraagt eveneens om aandacht voor de andere drie, zodat de juiste balans wordt bereikt.

Alles hangt met elkaar samen

In eerdere blogs benadrukten we al het belang van goede communicatie tijdens veranderprojecten. Door middel van interventies kan weerstand bij medewerkers worden weggenomen en beweging worden gecreëerd. Deze interventies zijn niet alleen nodig om veranderingen in de pijlers structuur en systemen in goede banen te leiden. Ze moeten ook mensen mobiliseren en hebben soms zelfs tot doel om de cultuur te veranderen. Immers, alles hangt met elkaar samen.

Bij deze interventies geldt dat ze door en voor mensen worden gedaan, moeten passen bij de cultuur van de organisatie en aansluiten bij de oorzaak van de weerstand (het moeten, willen of kunnen). Een interventieplan kan hierbij helpen. Hiermee maak je inzichtelijk wanneer je welke interventie op welk niveau tot uitvoering brengt, door alvast rekening te houden met de momenten waarop je specifieke vormen van weerstand verwacht.

Veranderstrategieën kennen bijpassende interventies

Er zijn acht veranderstrategieën die je kunt toepassen. Deze sluiten aan bij de weerstandoorzaken en kennen bijpassende interventies. Deze interventies zijn negotiate, coach, convince, mobilise, train, support, plan en simplify.

Goede voorbereiding betekent een goede bereiding

Terug naar het restaurant waar de eigenaar een nieuw concept wil invoeren. De eigenaar doet er verstandig aan om de verandering duidelijk te communiceren richting personeel en klanten. Nadat deze zijn overtuigd, moeten de koks en bediening worden getraind om het plan ook daadwerkelijk uit te voeren. De voorbereiding is daarbij essentieel, zodat ook de daadwerkelijke bereiding goed verloopt.

Om het veranderproces proactief in de juiste banen te leiden, dient voor een integrale benadering gekozen te worden waarin de vier organisatiepijlers op elkaar worden afgestemd. Bij koken duurt het even voordat het gerecht klaar is en dat geduld is ook bij een veranderproject hard nodig. Zo wordt de IWMS-implementatie een traject om je vingers bij af te likken.

Over de auteur

Geert-Jan Blom | Solution Product Marketeer

Geert-Jan begon zijn carrière in Facilities Management, Solution design en Software Implementation bij Planon in het begin van de jaren 2000 als Pre-Sales Consultant. Hij is binnen het bedrijf doorgegroeid naar de rol van Senior Business Consultant en werkt momenteel als Solution Product Marketeer. Daarnaast is hij lid van de 'Technology Expert Group' van de Nederlandse Management Associatie en Global Ambassador van IFMA's Workplace Evolutionary community. Daarnaast is hij regelmatig gastdocent aan business schools, waar hij onderwerpen presenteert over de selectie, implementatie en innovatie van Integrated Workplace Management Solutions (IWMS). Geert-Jan is afgestudeerd in Bedrijfseconomie (B Ec.) en Bedrijfskunde (MSc.). In beide gevallen specialiseerde hij zich in Organisatorisch Ontwerp en Verandering.

Meer blogs van Geert-Jan Blom

Lees alle blogs van Geert-Jan Blom

Deel dit artikel