Employees discussing in sustainable workspace

Das Auge isst mit – auch bei der Einführung eines IWMS Systems

Dieser Blog ist eine Zusammenfassung von Kapitel „People, culture and change" des Buchs „A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS”. Möchten Sie mehr darüber lesen? Klicken Sie hier, um eine Ausgabe des Buches zu erhalten.

Wer Mitarbeiter für eine Veränderung gewinnen will, darf ihnen das neue System nicht einfach auf den Teller klatschen, sondern muss es ihnen in appetitlichen Häppchen servieren. Das ist nur eine der Parallelen zwischen erfolgreichen Veränderungsprojekten, beispielsweise Software-Implementierungen, und guten Restaurants.

Ein Blick in die Küche der IWMS Welt

Wenn ein Restaurantbesitzer neue Wege gehen will, muss er sicherstellen, dass sein Koch die neuen Gerichte zubereiten kann, dass die Bedienung sie zu verkaufen weiß und dass sie den Gästen schmecken. Wenn eines dieser Elemente nicht stimmt, wirkt sich das auch auf die anderen aus. Wie sorgt man also für ein ausgewogenes Gleichgewicht, damit das neue Konzept ein Erfolg wird?

Die Einführung eines Integrated Workplace Management Systems (IWMS) ist fast immer eine heikle Angelegenheit und sie umfasst weitaus mehr als nur die Implementierung einer neuen Software. Neben der Aufmerksamkeit die man dem System widmet, sollte man auch die Konsequenzen für die Struktur, die Unternehmenskultur und das Personal im Blick haben. Diese vier Säulen der Organisation stehen in ständiger Wechselwirkung miteinander. Darum müssen bei jeder Veränderung einer Säule auch die drei anderen Säulen im Auge behalten werden, damit das gesamte System im Gleichgewicht bleibt.

Alles hängt miteinander zusammen

In früheren Blogs haben wir schon wiederholt darauf hingewiesen, wie wichtig in Veränderungsprojekten eine gute Kommunikation ist. Durch Interventionen können Widerstände bei den Mitarbeitern beseitigt und Vorwärtsbewegungen generiert werden. Diese Interventionen sind nicht nur erforderlich, um die Veränderungen in den Säulen „Struktur“ und „Systeme“ in die richtigen Bahnen zu lenken, sondern sie müssen auch die Mitarbeiter mobilisieren und manchmal sogar einen Kulturwandel bewirken. Denn schließlich hängt alles miteinander zusammen.

Diese Interventionen, die von Menschen unternommen und für Menschen bestimmt sind, müssen zur Unternehmenskultur passen und auf die Ursache für den Widerstand abgestimmt sein (das „Müssen“, „Wollen“ oder „Können“). Ein Interventionsplan kann dabei nützliche Dienste leisten. Er verschafft einen Überblick darüber, wann welche Intervention auf welchem Niveau durchgeführt wird, indem vorab einkalkuliert wird, zu welchen Momenten spezifische Formen des Widerstands zu erwarten sind.

Veränderungsstrategien mit passenden Interventionen

Es gibt acht anwendbare Veränderungsstrategien, die jeweils auf bestimmte Ursachen des Widerstands abgestimmt sind und passende Interventionen vorsehen. Diese Interventionen sind: Verhandeln, Coachen, Überzeugen, Mobilisieren, Schulen, Unterstützen, Planen und Vereinfachen.

Gute Vorbereitung ist gute Zubereitung

Aber zurück zum Restaurant, in dem der Inhaber ein neues Konzept einführen will. Er tut gut daran, die geplante Veränderung den Mitarbeitern und Kunden gegenüber klar zu kommunizieren. Wenn sie überzeugt sind, müssen die Köche und das Bedienungspersonal geschult werden, damit sie den Plan auch tatsächlich umsetzen können. Eine gute Vorbereitung ist hierfür unverzichtbar, denn nur dann kann auch die Zubereitung gut verlaufen.

Um den Veränderungsprozess proaktiv in die richtigen Bahnen zu lenken, sollte eine integrierte Vorgehensweise gewählt werden, in der die vier Säulen der Organisation aufeinander abgestimmt werden. Im Restaurant dauert es seine Zeit, bis das Gericht fertig ist, und so viel Geduld sollte auch in einem Veränderungsprojekt unbedingt aufgebracht werden. Dann wird die Einführung eines IWMS Systems ein gelungenes Festmahl!

Über den Autor

Geert-Jan Blom | Solution Product Marketeer

Geert-Jan Blom begann seine Karriere in den Bereichen Facility Management, Lösungsdesign und Softwareimplementierung bei Planon in den frühen 2000er Jahren als Pre-Sales Consultant. Er entwickelte sich innerhalb des Unternehmens zum Senior Berater und ist derzeit als Solution Produktmarketing Manager tätig. Er ist Mitglied der "Technology Expert Group" der Niederländischen Management Association und ein globaler Botschafter der IFMA's Workplace Evolutionary Community. Darüber hinaus ist er regelmäßiger Gastdozent an Business Schools und präsentiert Themen zu Auswahl, Implementierung und Innovation von Integrated Workplace Management Solutions (IWMS). Geert-Jan hat einen Abschluss in Betriebswirtschaft mit Spezialisierung auf Organisationsgestaltung und Wandel.

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