Van oudsher wordt een asset gedefinieerd als een bedrijfs- of privé-eigendom dat waarde vertegenwoordigt. Vroeger was er een meer eenduidige opvatting over welke items onder deze definitie vielen, maar tegenwoordig hangt de definitie steeds vaker samen met de rol die iemand speelt binnen een organisatie en wat die organisatie wil bereiken.
Voor de boekhouding gaat het bij assetbeheer bijvoorbeeld voornamelijk om de waarde die bedrijfsmiddelen vertegenwoordigen op de balans. Een Facility Manager zal het begrip ‘asset’ echter breder opvatten dan alleen maar activa op de balans en hiertoe ook allerlei fysieke items toe rekenen die onderhoud en beheer vereisen, ongeacht de omvang of waarde van die items.
Ik herinner me een gesprek met een Facility Manager die werkzaam was bij een bank. Dit gesprek heeft mijn blik op dit onderwerp verbreed. Bij de assets van een bank dacht ik in eerste instantie aan traditionele bedrijfsmiddelen, zoals vastgoed en geldautomaten. Middelen die onderhoud vereisen om de bank in staat te stellen diensten te verlenen. Echter werd het mij tijdens dit gesprek al snel duidelijk dat deze Facility Manager veel meer te beheren had dan enkel bedrijfsmiddelen in de traditionele zin van het woord. Hij vertelde over buurtactiviteiten die door zijn bank werden gesponsord en waarvoor hij de bedrijfswagen, tenten en bordspellen moest regelen. Volgens hem waren het juist de bordspellen die hem – als Facility Manager – kopzorgen gaven, omdat het veel tijd kostte om voortdurend in de gaten te houden waar en in welke staat ze zich bevonden.
Wanneer je denkt aan iets dat waarde heeft voor een bank, liggen bordspellen nou niet bepaald voor de hand. Maar ze behoorden in dit geval tot de verantwoordelijkheden van de Facility Manager. Ze kostten hem veel tijd en energie en beïnvloedden de manier waarop hij zijn dagelijkse werkzaamheden verrichtte. Traditioneel is de ROI van een bordspel niet in liquide middelen uit te drukken en vertegenwoordigt het niet veel waarde op de balans, maar in dit geval was het een asset dat moest worden beheerd om een positief merkbewustzijn voor de bank te creëren.
Zo ontstond er bij mij plots een nieuwe kijk op het onderwerp assets. Bij de vraag ‘Wat is belangrijk?’ begin je duidelijker te beseffen dat er allerlei verschillende soorten assets moeten worden beheerd en dat deze variëren al naargelang de bedrijfstak, rol en organisatie.
Onderzoek wijst ook op deze steeds langere lijst van ‘dingen’ die tegenwoordig als asset worden beschouwd. Volgens een onderzoek van Gartner worden er steeds meer ‘dingen’ beheerd en bewaakt die ooit als ongebruikelijk werden beschouwd. Gartner stelt: “Hieronder valt ook het monitoren van apparaten, bijvoorbeeld: zijn ze nog in gebruik, zijn ze verbonden en wat is de status van de batterij?”.
Nieuw ontwikkelde apparaten op de werkplek, zoals sensoren die kunnen helpen de bezettingsgraad van een werk- of vergaderruimte te meten, vallen onder deze categorie. Eén van mijn collega’s merkte eerder al op dat zelfs technologisch geavanceerde rattenvallen tot deze categorie kunnen worden gerekend.
In het FM werkveld is men zich er steeds meer van bewust dat zelfs deze ongebruikelijke ‘dingen’ het verschil kunnen maken en het is boeiend om te zien dat organisaties er rekening mee gaan houden dat het beheer en onderhoud van deze assets ook de nodige tijd, inspanning en geld vergen.
Organisaties proberen nog altijd uit te vinden wat de beste manier is om deze toevoegingen te ordenen. Je kunt het vergelijken met je rommella thuis. Door het belang van deze nieuwe assets te onderkennen kunnen we de werkplek en de mensen en dingen die zich daarin bevinden, creatiever en efficiënter beheren, zelfs al gaat het maar om zoiets simpels als een bordspellen.
