Dit artikel is oorspronkelijk verschenen in EY Real Estate Trends nr. 92 - april 2024.

De reorganisatie van SAP, met als doel zich te concentreren op de corebusiness, is in volle gang. Onderdeel daarvan is de in 2023 aangekondigde samenwerking met Planon. Voor vastgoedbedrijven brengt deze samenwerking vooral voordelen met zich mee – zoals een scala aan nieuwe functionaliteiten – maar ook een aantal afwegingen.

Inventarisatie: de sterke kanten van Planon
Planon begon als aanbieder van onderhoudssoftware en wordt nu volgens een onderzoek van Verdantix uit 2022 beschouwd als marktleider voor geïntegreerde workplacemanagementsystemen. De door Planon aangeboden functionaliteiten omvatten:

  • Monitoring (bijvoorbeeld energie, afvalverwerking, CO2-uitstoot)
  • Snel beschikbare en exacte kant-en-klare en gebruikergedefinieerde analyses

  • Mobiele applicatie:

    • De mobiele integratie van de Planon-app creëert een handige werkomgeving voor medewerkers: de app biedt gebruikers de mogelijkheid ruimtes of werkplekken te reserveren, serviceaanvragen in te dienen (bijvoorbeeld schoonmaak, verhuizing, lunch, reparatie- en techniekaanvragen) en contact te onderhouden met collega's.
    • Voor technici biedt Planon een gebruikersvriendelijke, op het arbeidsproces georiënteerde mobiele app met eenvoudige bediening ter plekke: de geïntegreerde app stelt personeel in staat taken in realtime bij te werken. Ze kunnen installaties eenvoudig vastleggen door de camera te gebruiken om alle informatie over een of meerdere assets op hun smartphone aan te wijzen of afbeeldingen bij een taak te uploaden.

  • Integratie met systemen van derden zoals:

    • ERP-systemen (bijvoorbeeld Oracle, Workday en SAP®)
    • BI-tools: Planon-data kunnen via een data lake naar willekeurige BI-tools (bijvoorbeeld PowerBI, Tableau) worden gekopieerd.
    • Reserveringen van ruimtes kunnen automatisch in Microsoft Outlook worden overgenomen.
  • Mogelijkheid tot integratie van BIM- en CAD-tekeningen.
  • Digital twin/Internet of Things: Mogelijkheid tot integratie van sensordata, wat verschillende toepassingen mogelijk maakt, bijvoorbeeld de controle van klimaatinstallaties door het systeem in plaats van een medewerker de installaties ter plekke te laten inspecteren.

Met het oog op deze veelsoortige functionaliteiten en integraties kan Planon als centrale informatiebron fungeren. Als zodanig combineert het data uit de onderdelen vastgoedbeheer, gebiedsbeheer, installatieonderhoud en duurzaamheid in een systeem, om bedrijfsprocessen te optimaliseren en de kwaliteitsbewaking en compliance voor bedrijven te vereenvoudigen. Bovendien wordt het systeem als gebruikersvriendelijk beschouwd. Gebruikers krijgen directe inzage in hun vastgoed met behulp van functies als realtime dashboards of procesworkflows.

Toepassingsgebieden en implementatieduur

Planon wordt hoofdzakelijk gebruikt door middelgrote tot grote bedrijven en organisaties in verschillende branches met omvangrijke of complexe vastgoedportefeuilles. De overname van Axionize, een specialist in IoT-oplossingen, Reasult, een bedrijf in de commerciële vastgoedsector, en Ubigreen, een PropTech-bedrijf met een focus op energie-efficiëntie en werkplekoptimalisatie, maakte deel uit van de strategie om het aanbod uit te breiden in de sector industrieel vastgoed en IoT-functionaliteiten.

De duur van de implementatie van Planon hangt af van de afzonderlijke bedrijfsprocessen van de onderneming en de noodzaak om oude systemen te integreren. In het algemeen duurt een implementatieproject afhankelijk van de te implementeren functionaliteiten negen maanden tot een jaar.

Beperkingen bij gebruik

Planon onderscheidt zich door het feit dat het om een multidisciplinair systeem met een scala aan functionaliteiten gaat. Om optimaal gebruik te maken van de voordelen van Planon moeten bedrijven daarom alle oplossingen in aanmerking nemen die Planon aanbiedt. Bedrijven met beperkte eisen kunnen in plaats van Planon ook teruggrijpen op standalone oplossingen die kosteneffectiever kunnen zijn. Als er echter meer functionaliteiten nodig zijn, biedt een IWMS-systeem als Planon een betere prijs-kwaliteitverhouding en het gebruik van integratiepotentieel.

Met het oog op het toenemende belang van duurzaamheid worden ook ESG-functionaliteiten voor bedrijven steeds vaker een selectiecriterium. Planon breidt momenteel zijn ESG-capaciteiten uit en investeert flink in dit gebied, om ook in deze sector een positie als marktleider in te nemen.

Conclusie

Om Planon optimaal in te zetten en klanten een betrouwbare en snelle weg naar digitale bedrijfstransformatie te bieden, moeten zowel technologische als strategische vragen grondig worden geanalyseerd. Terwijl de technologische basis door de software zelf gegeven is, is voor de implementatie en het toekomstige gebruik strategische knowhow vereist om het potentieel van Planon ten volle te benutten.

In EY Real Estate Trends Nr. 91 waren we al getuige van de samenwerking tussen SAP en Planon en de daaruit voortvloeiende veranderingen voor vastgoedbeheer.

Auteurs

Deel dit artikel