Duurzaamheid, (data)veiligheid en eerlijk zakendoen zijn belangrijk voor Planon. Dit betekent dat Planon zich bij de inkoop van haar diensten en producten laat leiden door deze principes. Planon kiest daarom alleen voor leveranciers die dezelfde waarden delen als Planon zelf. Hieronder geven we kort aan aan welke normen een (potentiële) leverancier moet voldoen en hoe het inkoopproces van Planon er over het algemeen uitziet.
Op het Planon Trustcenter zijn verschillende documenten beschikbaar waaraan een Planon leverancier moet voldoen, dit zijn onder andere:
- Planon Code of Conduct for Suppliers
- Planon ESG Requirements for Suppliers
- Planon Cybersecurity requirements for suppliers
Door zich te conformeren aan deze beleidsdocumenten zorgt Planon ervoor dat leveranciers dezelfde waarden en normen hanteren op gebieden als Milieuverantwoordelijkheid, Gezondheid, Veiligheid, Mensenrechten, Arbeidsomstandigheden, Diversiteit en Inclusie als Planon. Deze documenten zullen daarom deel uitmaken van de met de leverancier te sluiten overeenkomst. Als de leverancier persoonsgegevens van Planon en/of Planon-klanten gaat verwerken, zal de leverancier zich ook moeten conformeren aan de strenge beveiligingseisen die Planon aan haar leveranciers stelt. Hierbij kan worden gedacht aan een ISO-27001 certificaat.
Voordat er gesprekken tussen de leverancier en Planon plaatsvinden, moet er een wederzijdse geheimhoudingsverklaring (NDA) worden ondertekend. Onderteken hier de NDA. Op het moment dat Planon met de leverancier in zee wil gaan, zal de leverancier een Supplier Assessment moeten doorlopen.
Afhankelijk van de aard van de te leveren diensten/producten zal de leverancier een vragenlijst moeten invullen over de volgende onderwerpen:
- Algemene informatie over de leverancier
- ESG
- Gegevensbescherming
- Toepassing
Technische vereisten Als de leverancier de beoordeling met succes heeft afgerond en de beste prijs/kwaliteitverhouding biedt, zal met deze leverancier een overeenkomst worden gesloten waarbij de Algemene Inkoopvoorwaarden van Planon leidend zijn. Indien de leverancier persoonsgegevens van Planon en/of klanten van Planon gaat verwerken, zal de Planon Data Processor Agreement onderdeel uitmaken van de overeenkomst.
Voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst dient de leverancier niet alleen aan te tonen dat hij voldoet aan de eisen van Planon, maar Planon zal het contractuele recht hebben om gedurende de looptijd van de overeenkomst audits uit te voeren bij leveranciers, bijvoorbeeld door het opvragen van relevante informatie of het bezoeken van gebouwen.