CAFM Definition: Was ist ein CAFM-System?
CAFM (Computer-Aided Facility Management) bezeichnet Softwarelösungen zur digitalen Verwaltung von Gebäuden, Flächen, technischen Anlagen und Wartungsprozessen. Ein CAFM-System unterstützt Unternehmen bei Instandhaltung, Flächenmanagement, Dokumentation und Kostenkontrolle gemäß GEFMA-Richtlinien. CAFM-Systeme werden auch als CAFM-Software oder CAFM-Lösungen bezeichnet.
Mit einer CAFM-Software können Unternehmen Facility-Management-Prozesse zentral steuern und Abläufe standardisieren. Typische Einsatzbereiche sind:
- Flächen- und Raummanagement
- Inventar- und Anlagenverwaltung
- Umzugs- und Arbeitsplatzmanagement
- Ticket- und Auftragsmanagement für Facility Services
- Geplante und reaktive Instandhaltung
Facility Manager nutzen die Daten aus CAFM-Systemen, um Räume, Anlagen, Instandhaltung, Services und Budgets langfristig zu planen und Entscheidungen besser an den Zielen der Organisation auszurichten.
CAFM und CAD – Was Sie wissen müssen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Darum integriert CAFM-Software CAD-Zeichnungen in verschiedenen Prozessen wie Flächenmanagement, Szenarioplanung, Layoutpläne, flexible Arbeitsplätze, Umzüge und technisches Management.
Industrie-Standards
Um einen effizienten Wiedergebrauch von CAD-Zeichnungen mit CAFM-Software zu gewährleisten, müssen Zeichnungen den Konventionen für Layer-Strukturen, Polygonen, Symbolen, Text, Bemaßungen usw. entsprechen. Dies können Ihre Unternehmensstandards sein oder Standards, die von Gremien wie ISO, CEN oder IFMA festgelegt wurden.
Die Einhaltung dieser Konventionen und anderer CAFM-Best Practices versetzt Sie in die Lage, Ihre CAD-Zeichnungen an Ihre CAFM-Lösung anzubinden und regelmäßig relevante Daten zu Flächen, Abmessungen oder Anlagen auszutauschen.
Grafische und alphanumerische Änderungen
CAD-Zeichnungen sind in CAFM-Systemen nur dann von Nutzen, wenn sie auf dem neuesten Stand gehalten werden. Die Aktualisierung von CAD-Zeichnungen ist in der Regel eine spezielle Aufgabe in AutoCAD®, die das Verschieben von Wänden, das Zusammenlegen von Räumen und die Neuzuweisung von Anlagen oder Abteilungen beinhaltet. Diese Änderungen lassen sich in einer CAD-Zeichnung schnell und einfach vornehmen. Aber wie stellt man sicher, dass diese neuen Informationen auch in der CAFM-Datenbank aktualisiert werden?
CAFM-Software verarbeitet solche Datenaustauschprozesse auf unterschiedliche Weise, entweder durch den regelmäßigen Import von überarbeiteten Zeichnungen oder durch die Aktualisierung von Datenbankinformationen in Echtzeit. Dies gewährleistet eine konsistente Vernetzung und zuverlässige Integration zwischen CAFM und CAD.
Szenarioplanung
Ein wichtiger Vorteil von CAD-Software wie beispielsweise AutoCAD® ist die Möglichkeit, mehrere Szenarien für Prozesse wie Flächenplanung, Umzugsmanagement und Anlagenmanagement zu erstellen. Durch die Einbindung der Szenarien in Ihr CAFM-System sind Sie in der Lage, diese zu vergleichen, zu analysieren und so die beste Option zu finden.
Sobald Sie einmal ein Szenario gewählt haben, garantiert das CAFM-System ein automatisches und kontinuierliches Update Ihrer Datenbank und unterstützt die Implementierung des gewählten Szenarios mit Prozessen wie Projektmanagement, Umzugsmanagement, Arbeitsauftragsverwaltung und Budgetmanagement.
Die Kombination aus einem CAFM-System und CAD-Zeichnungen ermöglicht es Ihnen, einfach und in Echtzeit Informationen wie Raumnutzung, Leerstand und Fluchtwege zu visualisieren. Diese Visualisierung ist sehr hilfreich bei allen ‚Wo-Fragen‘ wie beispielsweise ‚Wo sitzt eine bestimmte Abteilung?‘, ‚Wo befindet sich ein bestimmtes Inventarelement?‘ oder ‚Wo steht ein Arbeitsplatz zur Verfügung?‘
Moderne CAFM-Lösungen bieten sogenannte ‚Viewer‘, um CAD-Zeichnungen einem breiten Publikum zugänglich zu machen, ohne dass hierfür spezielle, teure CAD-Software angeschafft werden muss. Diese Art grafischer Informationen kann sogar über Apps auf Mobiltelefone abgerufen werden, um Mitarbeitern bei der Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz oder einem Kollegen zu helfen.
Normen und Standards im CAFM-Umfeld
In Deutschland spielen insbesondere die Richtlinien der GEFMA eine zentrale Rolle. Der Qualitätsstandard GEFMA 444 definiert Anforderungen an CAFM-Software und ermöglicht Zertifizierungen.
Auf internationaler Ebene liefern Normen wie ISO 41011 und ISO 41012 einheitliche Definitionen und Rahmenwerke für das Facility Management. Die Einhaltung solcher Standards erhöht Transparenz, Vergleichbarkeit und Investitionssicherheit bei der Auswahl von FM-Software.
Erfahren Sie mehr über IWMS und CPIP, und finden Sie heraus, ob eine der beiden Lösungen Ihren Anforderungen entspricht.
Geschichte und Entwicklung von CAFM
Die ersten CAFM-Systeme entstanden in den 1980er und 1990er Jahren und unterstützten vor allem CAD-basiertes Flächenmanagement sowie technische Dokumentation.
Mit zunehmender Digitalisierung erweiterten sich die Systeme um Instandhaltungs- und Asset-Management-Funktionen.
In den 2000er Jahren verlagerte sich der Fokus auf integrierte Plattformlösungen (IWMS), die Immobilien-, Arbeitsplatz- und Investitionsprozesse zusammenführen. Unternehmen wünschten sich eine einheitliche Lösung, die Immobilienmanagement, Instandhaltung und Management von Investitionsprojekten kombiniert, statt auf separate Systeme zu setzen.
Im Jahr 2004 führte Gartner den Begriff „Integrated Workplace Management System“ (IWMS) ein, um eine völlig neue Generation einheitlicher Softwarelösungen zu beschreiben. Ein IWMS wurde als Enterprise-Class-Softwareplattform definiert, die Schlüsselfunktionen aus fünf wesentlichen Bereichen in einer einzigen Technologieplattform mit einem zentralen Datenspeicher vereint. Diese fünf Bereiche sind:
- Real Estate and Lease Management: Verwaltung von Erwerb, Eigentum und Veräußerung von Immobilienanlagen, einschließlich Verwaltung von Leasingverträgen und Leasingbuchhaltung.
- Facilities and Space Management: Monitoring von Betrieb und Instandhaltung von Gebäuden und Infrastruktur, einschließlich Raumplanung, -zuweisung und -nutzung.
- Asset & Maintenance Management: Nachverfolgung und Verwaltung physischer Anlagen, Instandhaltungsplanung und Optimierung der Anlagennutzungsdauer.
- Capital Project Management: Planung, Durchführung und Überwachung von Investitionsprojekten, wie z. B. Bauvorhaben, Renovierungen und Erweiterungen.
- Environmental Sustainability: Förderung umweltfreundlicher Praktiken, Reduzierung der Umweltbelastung und Gewährleistung der Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorschriften.
Ein IWMS unterscheidet sich somit deutlich von einem CAFM, da es eine vielfältigere Palette von Funktionen und Möglichkeiten bietet. Doch wie Gartner feststellt, ist der vielleicht wichtigste Unterschied, dass echte IWMS-Lösungen auf einer einzigen Technologieplattform und einem einzigen Datenbank-Repository basieren. Dies unterscheidet sie von einer Reihe von Einzellösungen.
In den späten 2010er Jahren kamen Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP) auf, die die nächste Entwicklungsstufe von CAFM/IWMS darstellten. CPIP-Lösungen bieten einen höheren Kundennutzen durch Erkenntnisse aus dem Internet der Dinge (IoT) und fortschrittlichere Analysen. Sie integrieren Echtzeit-Datenerfassung und fortschrittliche Funktionen wie prädiktive Analytik und KI, um ein vernetztes und intelligentes Angebot zu schaffen.
CAFM, CMMS, IWMS vs. CPIP – Was sind die Unterschiede?
Fragen Sie sich, was die Hauptunterschiede zwischen einem CAFM, CMMS, IWMS und CPIP sind?
Die Begriffe CAFM, CMMS und IWMS werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch deutlich in Funktionsumfang und strategischer Ausrichtung.
In der nachstehenden Tabelle sind die wichtigsten Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen aufgeführt.
| System |
Fokus |
Vorteile |
Nachteile |
| CAFM |
Flächenmanagement, Instandhaltungsplanung, Anlagenüberwachung und Ressourcenzuweisung |
Kostengünstig für kleinere Unternehmen, schnellere Implementierung, Anpassungsmöglichkeiten |
Beschränkter Funktionsumfang, begrenzte Skalierbarkeit, eher operativ ausgerichtet, weniger strategisch |
| IWMS |
Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Asset Life Cycle Management, integrierte Dienstleistungen, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement, Immobilienmanagement |
Integriert und zentralisiert Daten aus verschiedenen Quellen, Abteilungen und Systemen in Echtzeit und ist skalierbar. Konfigurierbarkeit, Integration von strategischen Erkenntnissen in die Betriebsabläufe |
Die Implementierung ist umfangreicher, der umfangreiche Funktionsumfang kann für Unternehmen mit begrenzten Anforderungen überfordernd sein |
| CMMS |
Instandhaltungsprozesse und Anlagenwartung |
Rationalisiert Instandhaltungsprozesse und den Zugriff auf qualitativ hochwertige Daten für die Entscheidungsfindung |
Umfangreichere Implementierung möglich, kann die Einführung neuer Verfahren erfordern |
| CPIP |
Datenintegration in Echtzeit, fortschrittliche Analysen, IoT-fähige Erkenntnisse und intelligente Gebäudeverwaltung |
Bietet verbesserten Kundennutzen durch IoT und Analysen, unterstützt intelligentere Arbeitsabläufe und eine stärkere Automatisierung, ist modular und Cloud-basiert für eine einfache Integration in Drittanbieter-Apps |
Erfordert möglicherweise erhebliche Investitionen in die IoT-Infrastruktur, komplexe Verwaltung und Integration verschiedener Datenquellen, potenzieller Bedarf an Fachkenntnissen zur Nutzung fortschrittlicher Analysen |
Im Grunde ist ein IWMS ein Unternehmenssystem, das für die Unterstützung einer breiteren Palette von Funktionen für große, komplexe Unternehmenslandschaften konzipiert ist. Im Gegensatz dazu legt CAFM seinen Fokus auf das Management von Einrichtungen und deren physischen Räumen und richtet sich in erster Linie an mittelständische und kleine Unternehmen. Ein CMMS unterstützt Instandhaltungsprozesse und die Anlagenwartung. CPIP-Systeme umfassen all diese Funktionen, benötigen aber mehr Zeit für die vollständige Integration.
Die Zukunft des Gebäudemanagements mit CAFM, IoT und KI
Die Kombination von computergestütztem Gebäudemanagement (CAFM) mit dem Internet der Dinge (IoT) und künstlicher Intelligenz (KI) transformiert herkömmliche Gebäude in intelligente, effiziente Umgebungen. Diese Integration verbessert das Facility Management erheblich, indem sie Effizienz, Nachhaltigkeit und Kostenwirksamkeit steigert.
Mehr Nachhaltigkeit und weniger Kosten
- Energieoptimierung: Echtzeitdaten von IoT-Geräten und KI-gesteuerte Analysen ermöglichen eine präzise Steuerung von Energiesystemen. Dies reduziert Abfall und hilft Facility Managern, Umweltstandards und Berichterstattungsanforderungen für Gebäude im Hinblick auf ESG und Netto-Null-Ziele zu erfüllen.
- Operative Effizienz: Die Automatisierung von Routineaufgaben mithilfe von CAFM- und IoT-Technologie senkt Arbeitskosten. Aufgaben wie Datenerfassung, Planung von Instandhaltungsarbeiten und Monitoring von Raumnutzung sind automatisiert, sodass sich das Personal auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
- Kostenmanagement: Durch die Analyse von Raumnutzungsdaten können Facility Manager besser verstehen, wie Räume genutzt werden. Diese Informationen ermöglichen die Optimierung von genutzten und nicht genutzten Bereichen, was zu erheblichen Einsparungen führen kann, da unnötiges Kühlen, Heizen und Beleuchten von nicht ausgelasteten Räumen Kosten verursachen kann.
Proaktive Instandhaltung und strategische Einblicke
- Vorausschauende Instandhaltung: KI kann Daten von IoT-Geräten analysieren, um vorherzusagen, wann Geräte ausfallen könnten, und ermöglicht so eine rechtzeitige Instandhaltung. Dieser proaktive Ansatz reduziert Ausfallzeiten um bis zu 50 % und verlängert die Nutzungsdauer von Geräten um bis zu 40 %.
- Datengestützte Entscheidungsfindung: KI bietet wertvolle Einblicke und identifiziert sich entwickelnde oder noch unbekannte Trends, die Facility Managern helfen können, fundierte Entscheidungen hinsichtlich Ressourcenmanagement zu treffen und den Facility-Betrieb kontinuierlich zu verbessern.
Entscheiden, was das Beste für Sie ist
Prüfen Sie gerade, welche Lösung die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt? Dann kontaktieren Sie uns, um eine individuelle Demo zu vereinbaren und herauszufinden, wie Planon Ihren Facility-Teams dabei helfen kann, heutige und zukünftige Immobilienanforderungen zu erfüllen.
Fallbeispiele CAFM-Software
Einer der Kunden von Planon, die Universität Sunderland, stellte fest, dass ihr altes CAFM-System nicht mehr den Anforderungen und Erwartungen entsprach, und beschloss, stattdessen ein IWMS einzusetzen, um Abläufe und Berichtswesen in mehreren Abteilungen zu verbessern. Innerhalb von 7 Wochen wurde Planon in Betrieb genommen.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
CAFM-Software wird nicht nur von Facility Managern, sondern auch von Immobilienfachleuten und Instandhaltungsteams eingesetzt, um Betriebsabläufe in Gebäuden zu optimieren und die Verwaltung von Anlagen-, Instandhaltungs- und Raumdaten zu verbessern. CAFM-Lösungen bieten diesen Anwendern einen umfassenden Überblick zu allen Abläufen in Einrichtungen.
Informationen aus CAFM-Lösungen helfen Unternehmen, ihre Gebäude und Anlagen effizienter zu verwalten. So können verschiedene Fachkräfte CAFM-Software nutzen:
Facility Manager
- Flächenmanagement. CAFM-Systeme helfen bei der Optimierung der Flächennutzung, indem sie einen detaillierten Einblick in die Raumnutzung geben, nicht ausgelastete Bereiche ermitteln und die Identifizierung von Umgestaltungsmöglichkeiten unterstützen, um die Effizienz zu maximieren.
- Anlagenmanagement. Sie behalten den Überblick über alle Anlagen und können eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Nutzung sicherstellen, um das Risiko von Verlust oder Fehlplatzierung zu verringern.
Immobilienmanager
- Leasingmanagement. Ein CAFM-System ist in der Lage, Mietverträge zu verwalten, Befristung von Mietverträgen zu verfolgen und die Einhaltung von Mietvertragsbedingungen sicherzustellen, um kostspielige Versäumnisse zu vermeiden.
- Portfolioanalyse. Diese Systeme bieten umfassende Datenanalysetools, die es Managern ermöglichen, die Leistung ihrer Immobilien zu bewerten, fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu ermitteln.
Instandhaltungsmanager
- Vorbeugende Instandhaltung. CAFM-Systeme sorgen für die Planung regelmäßiger Instandhaltungsaufgaben, wodurch sichergestellt wird, dass alle Geräte rechtzeitig gewartet werden und die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Ausfälle oder der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert wird.
- Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Ein CAFM-System rationalisiert die Erstellung, Zuweisung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen und stellt sicher, dass Instandhaltungsprobleme umgehend und effizient angegangen werden.
Fachkräfte können Computer Aided Facility Management (CAFM)-Lösungen folgendermaßen nutzen:
- Flächenmanagement: Nutzung von CAFM, um Grundrisse und Flächenzuweisungen effizient zu organisieren und die Flächennutzung in Ihren Gebäuden zu optimieren.
- Instandhaltungsmanagement: Einsatz von CAFM zur systematischen Planung und Verfolgung von Reparaturen und Inspektionen, um die rechtzeitige Instandhaltung von Einrichtungen und Geräten zu gewährleisten.
- Anlagenmanagement: Nutzung von CAFM für die Inventarisierung und Überwachung von Geräten und Anlagen, um eine effektive Anlagenverwaltung zu ermöglichen.
- Ressourcenplanung: Nutzung von CAFM für die Buchung von Räumen, Geräten oder Dienstleistungen, um die Ressourcenplanung zu optimieren und Konflikte zu vermeiden.
- Berichterstattung und Analyse: Nutzung der Berichts- und Analysefunktionen von CAFM, um Einblicke zu gewinnen und Leistungskennzahlen zu verfolgen, die eine datengestützte Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserungen ermöglichen.
- Integrationen: Integration von CAFM in andere Systeme wie Gebäudeautomatisierungs- oder Finanzsoftware, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen und die betriebliche Gesamteffizienz zu steigern.
- Mobile Zugänglichkeit: Zugriff auf Gebäudedaten von unterwegs – mit den CAFM-Funktionen für den mobilen Zugriff können Fachkräfte Einrichtungen aus der Ferne verwalten und bleiben auch außerhalb des Büros stets informiert.
Computer Aided Facility Management (CAFM)-Software bietet zahlreiche Vorteile für Facility Manager: Sie unterstützt bei der effizienten Planung, Ausführung und Überwachung verschiedener Aktivitäten rund um Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Anlagenmanagement, Instandhaltung, operative Services, Raumreservierungen und Serviceanfragen. Nachstehend sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt:
- CAFM-Systeme rationalisieren die betriebliche Überwachung von Facility Services wie Reinigung, Sicherheit und Catering und gewährleisten eine reibungslose und effiziente Leistungserbringung.
- Sie automatisieren routinemäßige Datenverwaltungsaufgaben und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
- CAFM ermöglicht eine effektive Raumplanung und -nutzung sowie die Grundrissoptimierung, um Effizienz und Produktivität zu maximieren.
- Es erleichtert die Überwachung und Verwaltung von Arbeitsumgebungen und stellt sicher, dass diese den Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden.
- CAFM-Systeme bieten umfassende Tools für die Inventarisierung und Überwachung von Anlagen und ermöglichen eine effiziente Anlagenverwaltung.
- Sie bieten Einblicke in die Anlagennutzung, den Instandhaltungsbedarf und das Lebenszyklusmanagement und tragen so zur Optimierung der Leistung und Langlebigkeit der Anlagen bei.
- Mit CAFM können Instandhaltungsaufgaben im Voraus geplant und terminiert werden, wodurch Ausfallzeiten reduziert werden und das Risiko unerwarteter Anlagenausfälle minimiert wird.
- Es ermöglicht die Umsetzung geplanter vorbeugender Instandhaltungsprogramme, die die Lebensdauer der Anlagen verlängern und Reparaturkosten senken.
- CAFM erleichtert die Reservierung von Räumen und die Planung von Ressourcen, wodurch die Buchung von Räumen, Geräten oder Dienstleistungen erleichtert wird und Terminkonflikte vermieden werden.
- CAFM ermöglicht die effiziente Bearbeitung von Serviceanfragen, gewährleistet eine zeitnahe Abwicklung und erhöht die allgemeine Kundenzufriedenheit.
- Es sorgt für Transparenz und eindeutige Verantwortlichkeiten bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und -problemen.
- CAFM-Systeme bieten robuste Berichts- und Analysefunktionen, die wertvolle Einblicke in die Facility-Performance, Nutzungstrends und Ressourcenzuweisung liefern.
- Sie unterstützen die datengestützte Entscheidungsfindung und ermöglichen es Facility Managern, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und strategische Initiativen wirksam umzusetzen.
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