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17. Mai 2018

Wie weit sind Organisationen bei der Digitalisierung ihrer Instandhaltungsprozesse?

Die Optimierung von Wartungs- und Instandhaltungsprozessen durch Digitalisierung ist ein heißes Thema. So das Feedback der Teilnehmer eines Planon Webinars. Für dieses Webinar registrierten sich weltweit nicht weniger als 823 Personen. Insbesondere Instandhaltungs- und Facility Manager schienen interessiert zu sein. In diesem Blog teile ich einige interssante Ergebnisse.

Webinar - Digitalisierung im Instandhaltungsbetrieb: auch bei Ihnen Priorität?

Jüngste Untersuchungen von Verdantix haben ergeben, dass 58% der Facility- und Real Estate Manager die Senkung der Betriebs- und Instandhaltungskosten als oberste Priorität betrachten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Entdecken Sie mehr.

Webinar anschauen!

Die Digitalisierung steht ganz oben auf der Agenda

Bevor ich auf die Ergebnisse des Webinars eingehe, möchte ich die Ergebnisse einer Studie hervorheben, die das Forschungsinstitut Verdantix im vergangenen Jahr im Rahmen des IWMS-Markts (Integrated Workplace Management System) durchgeführt hat.

Verdantix untersuchte, inwieweit bestimmte Markttrends die Immobilienstrategie für die nächsten drei Jahre prägen. Was fällt auf? Von den erwähnten Trends haben 80% mit Digitalisierung zu tun. Betrachten wir zwei der drei wichtigsten Trends, sehen wir, dass beide mit der Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen verbunden sind, nämlich:

  • Optimierung der Digitalisierung im Gebäudebetrieb
  • Verbesserung der Datenkonnektivität und Verfügbarkeit für Gebäudeassets

Was sind die Haupttreiber für die Digitalisierung? Laut der Forschung sind das vor allem die Verbesserung des Workforce Management und die Reduzierung der Ausführungskosten sowie des Zeitaufwands für Datenerfassung und Berichterstattung.

Heißen wir die Digitalisierung willkommen

In meinem täglichen Kontakt mit Instandhaltungs- und Facility Managern scheinen manuelle Prozesse zur Bearbeitung von Arbeitsaufträgen immer noch an der Tagesordnung zu sein. Gedruckte Arbeitsaufträge, E-Mail-Nachrichten, Excel-Dateien und das Telefon werden häufig verwendet, mit den notwendigen Konsequenzen: unnötige Fehler, Missverständnisse und fehlende standardisierte Dokumentation. Es verschwendet auch Zeit und erschwert die Planung und Verwaltung der Verteilung von Arbeitsaufträgen, die Bereitstellung der richtigen Informationen am richtigen Ort, aber auch die Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt. Es ist also höchste Zeit, sich von diesen Methoden zu verabschieden und die Digitalisierung willkommen zu heißen.

Der aktuelle Reifegrad der Digitalisierung

Glücklicherweise erkennen immer mehr Unternehmen, dass die Organisation von Instandhaltungsprozessen durch den Einsatz von Automatisierung und mobilen Lösungen wesentlich effizienter ist. Wir waren gespannt, inwieweit die Teilnehmer unseres Webinars ihre Wartungsprozesse bereits digitalisiert haben. In welcher Reifegradkategorie würden sie ihre eigene Organisation platzieren? Hier könnte man wählen zwischen:

  • Niedrig, wir nutzen Excel-Tabellen und Insellösungen
  • Einfach, wir haben die grundlegenden Daten verfügbar
  • Moderat, wir haben Daten und Prozesse für die Reaktive Instandhaltung verfügbar
  • Gut, wir haben die volle Kontrolle über all unsere Instanhaltungsdaten und -prozesse
  • Weiß nicht, wir haben die Instandhaltung komplett outgesourct

Weltweit schätzen die meisten Menschen den Grad der Digitalisierung ihrer Wartungsprozesse als "moderat" ein. An zweiter Stelle folgt "niedrig" gefolgt von "einfach". Die meisten Organisationen haben ihre Daten und Prozesse zumindest für reaktive Instandhaltung verfügbar. Dies ist ein guter Schritt in die richtige Richtung, denn die reaktive Instandhaltung hat einen großen Einfluss auf die Kontinuität des Kerngeschäfts und ist oft mit hohen und unerwarteten Kosten verbunden. Dies bedeutet, dass die Basis in Ordnung ist und weiter optimiert werden kann. Es gibt jedoch auch eine große Gruppe von Teilnehmern, die angeben, dass sie immer noch einen niedrigen Reifegrad der Digitalisierung haben. Zum Beispiel verwenden sie immer noch Excel und separate Systeme. Dezentrale Daten und manuelle Prozesse haben, wie bereits erläutert, viele Nachteile. Für diese Gruppe gibt es noch viel herauszuholen.

Wenn wir die Unterschiede zwischen den Ländern betrachten, dann sehen wir, dass im deutschen Sprachraum die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen am wenigsten vorangeschritten ist. Nicht weniger als 38% der Webinar-Teilnehmer in Zentraleuropa gaben an, dass sie immer noch separate Lösungen und manuelle Prozesse verwenden.

Wo verbessern?

Bei vielen Organisationen gibt es Raum für Verbesserungen, was nicht nur aus meiner Erfahrung, sondern auch aus den Ergebnissen dieses Webinars ersichtlich ist. Aber was ist die dringendste Herausforderung für die Teilnehmer? Welchen Aspekt des Instandhaltungsmanagements möchte man besonders verbessern? Wir haben die Teilnehmer gefragt:

  • Verlässliche Daten erfassen und verfügbar machen
  • Produktivität der Field Service Techniker verbessern
  • Planung und Monitoring verbessern
  • Kundenerwartungen (besser) erfüllen
  • Betreiberverantwortung / Einhaltung von Gesetzen

Die Ergebnisse zeigen, dass verlässliche Daten im Durchschnitt die größte Herausforderung darstellen. 36% der Teilnehmer weltweit wählten diese Antwort. Dies ist der grundlegende Schritt, bevor wir mit den anderen Aspekten beginnen können, z. B. mit der Steigerung der Produktivität von Außendienst-Technikern. Erst wenn alle Daten, beispielsweise zu Wartungshistorie, Arbeitsaufträgen, Durchlaufzeiten, Kosten und verfügbare Techniker in einem System gebündelt und leicht abzufragen sind – wenn also alle Daten verfügbar sind -. können wir damit beginen, die anderen Bereiche zu verbessern.

Ein IWMS bietet die Lösung

Es ist schön zu sehen, dass immer mehr Organisationen die Bedeutung der Digitalisierung erkennen und hierfür auch in IWMS-Systeme investieren. Mit einem IWMS können Sie alle Daten aus verschiedenen Quellen und Softwaretools in einer einzigen Datenbank erfassen. Nicht nur instandhaltungsrelevante Daten, sondern auch Daten über Immobilien, Anlagen, Flächen, Verträge und Kosten werden für verschiedene Stakeholder verfügbar gemacht.

Der Business Case für diese Lösung ist sofort klar: durch die Eliminierung der ganzen Excel-Tabellen und Insellösungen sparen Sie enorm viel Zeit bei der Datenpflege und beim Reporting. Und Sie können dann Entscheidungen basierend auf zuverlässigen Informationen treffen.

Ihre Field Service Techniker müssen diese Informationen jederzeit, überall und auf jedem Gerät einsehen können. Planon Mobile Field Services bietet diese Möglichkeit. Planon Mobile Field Services ist eine mobile Anwendung, die nahtlos in das Back-Office des Planon IWMS integriert ist, in dem die Arbeit erfasst, geplant, zugewiesen und überwacht wird. So können Gebäudemmanager, Instandhalter und Techniker ihre Arbeit mobil erledigen. Die Möglichkeit, dass Fiel Service Techniker Benachrichtigungen, Bestellungen und Arbeitsaufträge erhalten, während sie unterwegs sind, trägt zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz bei und hilft dabei, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Zeit sich zu ändern

Stundenlang kann ich über dieses Thema und die Vorteile eines IWMS und mobiler Lösungen wie PMFS sprechen. Es ist wirklich an der Zeit, sich von manuellen Prozessen zu verabschieden und Schritte zur Digitalisierung zu unternehmen. Möchten Sie mehr über Planon Mobile Field Services erfahren? Dann laden Sie unsere Broschüre herunter.

Bas Janssen
Account Manager Planon Netherlands