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Was müssen Sie über Integrated Workplace Management System wissen?

Real Estate- und Facility-Kosten Machen mehr als 20% der Ausgaben von Unternehmen aus. Integrated Workplace Management Systeme (IWMS) sind Software Lösungen, die es dem Management ermöglichen, Kosten signifikant zu reduzieren und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. IWMS wird von jeglicher Art von Organisationen genutzt, die mehr Effizienz, mehr Transparenz und mehr Kundenzufriedenheit bei ihren Facility Management Prozessen erreichen wollen.

Integrated Workplace Management Systeme unterstützen typischerweise Geschäftsprozesse in den Bereichen Immobilienmanagement, Instandhaltung und Wartungsplanung, Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Dienstleistungsmanagement, Projektmanagement und Nachhaltigkeit. Wirkliche IWMS Software basiert auf einer zentralen Datenbank als Plattform, wo unterschiedliche Geschäftsprozesse aus allen Bereichen miteinander verbunden und integriert sind. Das gewährleistet qualitativ hochwertige Managementinformationen, vollständige Compliance sowie ein optimales Monitoring und eine effektive Kontrolle.

 

Video | Was ist ein IWMS?

 

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Anmelden | 04/02/2015
Fordern Sie eine Präsentation von Planon Universe an

Diskutieren Sie Ihre Anforderungen mit einem unserer Real Estate- und Facility Management Spezialisten und finden Sie heraus, ob die Softwarelösungen von Planon einen Mehrwert für Ihre Organisation bieten. 

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Artikel & White Paper | 25/08/2016
White Paper - ERP versus IWMS

Worin unterscheiden sich ERP und IWMS nun eigentlich genau? Und was ist zu beachten, wenn Sie Ihr ERP System zur Unterstützung sekundärer Betriebsprozesse einsetzen wollen? Auf der Grundlage dreier verschiedener Perspektiven (Geschäftsführung, IT und Investitionen) unterstützt dieses White Paper Sie dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die auf Ihre langfristigen Ziele abgestimmt ist und zugleich die Gefahr des Scheiterns der Implementierung reduziert. 

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Webinars & Videos | 27/02/2017
Webinar - Mit FM-/RE-Technologien wettbewerbsfähig für den Digital Workplace bleiben

In diesem Webinar stellt Erik Jaspers das Buch „Work on the move 2“ vor, das von der IFMA (Internationale Facility Management Association) herausgegeben wurde und an dem er als Co-Autor mitgearbeitet hat. Hauptthema sind die Technologien, die besondere Relevanz für das Real Estate- und Facility Management haben und die notwendig sind, um wettbewerbsfähig für den Digital Workplace zu bleiben. 55:57 Deutsch  

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Der Wechsel von spezifischen Softwareprogrammierungen zu Standardlösungen

Zeitgleich mit der Weiterentwicklung von IWMS ist auf dem Markt auch die Nachfrage nach Standardsoftware drastisch gestiegen. Man hat erkannt, dass projektspezifische Programmierungen (Customizing) und maßgeschneiderte, individuelle Software Lösungen teuer, zeitintensiv und nur mit hohem Aufwand zu pflegen sind, denn die Geschäftsprozesse ändern sich mit der Zeit. Und dann ist es schwierig, Anpassungen zu bewerkstelligen. Die meisten Organisationen wählen deshalb inzwischen eine IWMS Lösung, die innerhalb der Standard-Software an veränderte Bedarfe angepasst werden kann. Änderungen werden nicht mit spezieller Software programmiert, sondern in der Standard-Lösung konfiguriert. Das erhöht die Flexibilität, senkt die Total Cost of Ownership (TCO) und gewährleistet Kompatibilität mit neuen Software-Versionen.

Konfigurationsfähigkeit innerhalb der Standardsoftware ist in vielen Fällen eine Schlüsselvoraussetzung für eine erfolgreiche und zukunftssichere IWMS-Implementierung. Auch bei den technischen Möglichkeiten für Konfigurationen gibt es sehr große Unterschiede bei den verschiedenen Anbietern. Sie sollten Ihre Anforderungen deshalb eingehend evaluieren.

Evaluaieren und wählen Sie Software, die Ihren Anforderungen gerecht wird
Die Facility Management- und Immobilienstrategie einer Organisation bestimmt den Umfang, die Funktionalitäten und die Prozesse, die durch das IWMS System unterstützt werden müssen.

Ihre Strategie ist das Outsourcing von FM-Dienstleistungen? Dann sind Prozesse, wie SLA- und Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Performance Monitoring, Kundenzufriedenheitsumfragen und Prozessintegration für Sie relevant. Sie möchten Ihr Immobilienportfolio konsolidieren? Dann werden Prozesse, wie Portfoliomanagement, Mietvertragsmanagement, Strategische Flächenplanung, Szenarioplanung und Transaktionsmanagement eine Schlüsselrolle in Ihrem IWMS spielen. Sie möchten den Mehrwert für Ihr Kerngeschäft verbessern? Prozesse, wie effizientes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Raumbuchungs-Services, Helpdesk-Unterstützung und Self-Service-Prozesse werden Ihnen unmittelbar dabei helfen. Sie konzentrieren sich auf Business Continuity, Compliance und Betreiberverantwortung? Geplante Instandhaltung bzw. Wartungsplanung, Instandsetzung, Health & Safety-Prozeduren, Sicherheitsmanagement, eine regelkonforme Verwaltung und ein umfassendes Berichtswesen unterstützen Sie, Ihre Ziele zu erreichen. Ist unternehmensweite Nachhaltigkeit Teil ihrer Strategie? Dann sind für Sie Prozesse relevant, wie Energie-Monitoring bzw. Energie-Controlling, Abfallmanagement, Berichte zu -Emissionen, DGNB-, BREEAM- oder LEED-Zertifizierungen und Projektmanagement.

Neben Prozessen und Workflows ist es außerordentlich wichtig, den benötigten Output, die Berichte, KPI’s und Management-Informationen zu verstehen, die aus der IWMS Lösung gewonnen werden sollen und bei der Auswahl genau zu prüfen, ob diese Anforderungen vom IWMS Ihrer Wahl auch erfüllt werden.

Für globale, multinationale Organisationen, die in mehreren Ländern und auf mehreren Kontinenten tätig sind, beinhalten die Anforderungen an ein IWMS typischerweise Aspekte, wie die Unterstützung von Mehrsprachigkeit, verschiedenen Währungen, Zeitzonen und Maßzahlen (z.B. Flächenmaße). Die Praxis zeigt, dass diese Organisationen dazu tendieren, eine zentralisierte Standardisierung mit der Möglichkeit für lokale Anpassungen zu kombinieren. Multinationale Organisationen und FM-Dienstleister sollten die Erfüllung dieser Anforderungen eingehend prüfen, wenn sie eine IWMS Lösung auswählen.

Best Practice hilft Ihnen, den Nutzen zu maximieren
Jede Organisation, die mit der Einführung einer IWMS Software beginnt, erwartet heute eine schnelle Implementierung, schnelle Ergebnisse und möchte bestmöglich von der Erfahrung profitieren, die auf dem Markt verfügbar ist. Einige IWMS Anbieter haben diesen veränderten Anforderungen Rechnung getragen und Best-Practice-Lösungen entwickelt, die auf den Erfahrungen aus vielen Implementierungen beruhen und Marktstandards entsprechen, wie IPD, BOMA, CEN, ISO, DIN oder auch DGNB, LEED und BREEAM. Dadurch haben Organisationen die Möglichkeit, die Implementierungszeit zu verkürzen und schnellstmöglich von der IWMS Lösung zu profitieren. Die Anbieter haben so die Möglichkeit, sich mit diesen Best Practices vom Wettbewerb zu differenzieren und die eigene Erfahrung zu nutzen, um ihren Kunden einen messbaren Mehrwert zu bieten.

Die Integrationsfähigkeit bestimmt den Erfolg
Eine IWMS Lösung ist normalerweise an verschiedene andere IT Lösungen angebunden, wie Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Gebäudeleittechnik Systeme (GLT) oder digitale Zähler. ERP-Systeme, wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder MACH enthalten Daten, die auch für Facility- und Real Estate Management-Prozesse von Bedeutung sind. Kostenstellen, Budgets, Rechnungen oder Lieferantendaten sind Beispiele für Daten, die regelmäßig zwischen dem ERP- und dem IWMS ausgetauscht werden. HR-Systeme liefern Personendaten, die GLT sendet technische Daten und digitale Zähler übertragen online Energieverbrauchsdaten an das IWMS. In den meisten Fällen ist dieser Datenaustausch bidirektional. Das IWMS sendet bspw. Informationen zur Kostenumlage an das ERP oder aktualisiert Raum- und Telefondaten im HR-System. Neben dem Datenaustausch unterstützen heutige Technologien, wie Service Orientierte Architektur (SOA), sogar eine Echtzeit-Prozessintegration zwischen Software-Systemen. IWMS Anbieter bieten verschiedene Lösungen dafür an, entweder auf Basis von spezifischen Programmierungen oder über die Konfiguration von Webservices innerhalb der Standard-Software.

 

Video | Wie Sie einen Business Case für IWMS erstellen

 

Fünf messbare Vorteile für die Erarbeitung Ihres IWMS Business Case

Vorteil 1: Vollständige Transparenz
Wenn Sie Ihr Immobilienportfolio, dessen Wert, Flächen, Belegung, Wartungsplanung, Mietverträge, Dienstleister, SLA’s etc. nicht genau kennen, birgt das ein enormes Risiko in Bezug auf Kosten, Compliance, Betreiberverantwortung und Business Continuity. Mit einer guten IWMS Lösung bekommen Sie Transparenz in allen relevanten Aspekten, weil es ein zentrales, standardisiertes und strukturiertes Daten-Repository für all Ihre Prozesse bietet. Sie wissen exakt, wie viel Fläche für künftiges Wachstum noch zur Verfügung steht, Sie kennen die Flächenverteilung, um Reinigungsverträge optimal zu gestalten, Sie wissen rechtzeitig, wann Mietverträge auslaufen und wann die nächste Wartung ansteht. Mit dieser Art von Informationen behalten Facility- und Real Estate Manager die Kontrolle über ihr Portfolio.

Oft sieht es so aus, als wären die Facilities, Büroflächen, Besprechungsräume und Arbeitsplätze gut ausgelastet. Die Praxis zeigt jedoch, dass der Auslastungsgrad durchschnittlich bei nur 50% bis 60 % liegt. IWMS Software beinhaltet Werkzeuge, mit denen Sie die Auslastung messen und analysieren können, um die effektive Nutzung und somit den Wert für Ihre Organisation zu verbessern. Darüber hinaus haben Sie sogar die Möglichkeit, nicht oder schlecht genutzte Facilities und Flächen zu beseitigen oder deren Nutzung zu ändern.

Da IWMS Ihre Geschäftsprozesse unterstützt, können Sie die Performance dieser Prozesse auf einfache Art und Weise analysieren und letztendlich die Effizienz steigern sowie die Output-Qualität erhöhen. Identifizieren Sie Engpässe, Ineffzienz, übermäßigen Zeitaufwand, überschrittene Budgets oder andere Parameter, die sich auf Ihr Geschäft auswirken. Mit IWMS können Sie diese Prozesse kontinuierlich verbessern und benchmarken, um die Effizienz und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Vorteil 3: Bewährte Compliance
Compliance, Betreiberverantwortung, Richtlinien und Gesetze haben eine immer stärkere Auswirkung auf Prozesse im Facility- und Immobilienmanagement. Health & Safety, Instandhaltung, Sicherheit, Nachhaltigkeit oder die Bilanzierung von Leasing sind nur einige Beispiele für Bereiche, in denen der Bedarf an regelkonformen Prozessen mit entsprechendem Berichtswesen immer mehr zunimmt. Eine strukturierte Verwaltung und Dokumentation muss hier gewährleistet sein, um im Falle von Prüfungen oder Störfällen nachweisen zu können, dass man der Betreiberverantwortung nachgekommen ist. Ist der Nachweis nicht möglich, kann das erhebliche rechtliche Konsequenzen für das Management nach sich ziehen. Ein IWMS bietet die Funktionalitäten, Werkzeuge und Strukturen, um im Facility- und Real Estate-Bereich die notwendige Compliance sicherzustellen.

Vorteil 4: Entscheidungsunterstützung
In der heutigen Geschäftswelt ist es enorm wichtig, die richtigen Entscheidungen schnell zu treffen. Fusionen, Übernahmen, Reorganisationen, Budgetbeschränkungen etc. erhöhen entsprechend den Druck auf Facility und Real Estate Manager. Und das erhöht auch den Bedarf an zuverlässigen und umfassenden Management-Informationen, um den Prozess der Entscheidungsfindung zu unterstützen. IWMS unterstützt sowohl operative, taktische als auch strategische Entscheidungsprozesse durch Berichte, Analysen, Dashboards und Benchmarks. Neben Standard-Berichten bieten IWMS Lösungen Organisationen auch die Möglichkeit, spezifische Reports oder Analysen zu erstellen, die auf historischen Daten und Zukunftsprognosen basieren.

Vorteil 5: Kosteneinsparungen
Aus der finanziellen Perspektive schließen die aufgeführten Vorteile auch mit ein, dass direkt oder indirekt Kosten eingespart oder vermieden bzw. Ertragssteigerungen erzielt werden können. Eine allgemeine Quantifizierung der monetären Vorteile ist nur schwierig möglich, da die Rahmenbedingungen und die Ausgangssituation natürlich in jeder Organisation anders sind. Gartner hat eine Analyse zu Kosteneinsparungen durch IWMS veröffentlicht, in der geschätzt wird, dass Einsparungen von 10-15% bei den Flächen durch effektives und effizientes Flächenmanagement, 5-8% Einsparungen durch Prozessverbesserungen und 5-8% Einsparungen bei den Mietkosten durch professionelles Mietvertragsmanagement erreicht werden können.

Erstellen Sie ihren Business Case
Vor der Auswahl und Implementierung einer IWMS Lösung ist es ratsam, einen Business Case zu rechnen, der interne und externe Kosten sowie den quantitativen und qualitativen Nutzen aus zumindest einer 5 Jahres-Perspektive enthält. In vielen Fällen stellen die Kosten für IWMS nur einen kleineren Teil der nötigen Gesamtinvestition dar. Datenerfassung, Change Management, interne Kosten, die IT-Infrastruktur und das Projektmanagement sollten in die Kalkulation mit einbezogen werden. Auch spezifische Programmierungen oder Integrationen können erhebliche Auswirkungen auf die Total Costs of Ownership (TCO) haben. Je nach Anbieter und gewählter Lösung sind die Unterschiede dabei sehr groß.

Das IWMS Bereitstellungs- und Nutzungmodell gehört ebenfalls zu einem Business Case: wird die IWMS Lösung innerhalb der Organisation installiert oder durch einen Anbieter gehostet? Wird das Application Management intern gemacht oder wird es an den Anbieter outgesourct? Diese Entscheidungen wirken sich sowohl auf die Kosten als auch den Nutzen der IWMS Lösung aus.

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