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21 février 2019

Si vous vous adressez à votre DAF, assurez-vous de bien disposer de vos données chiffrées

« Et alors ? En quoi est-ce intéressant ? » est sans doute l'une des questions préférées des Directeurs Financiers.

Dans le cas d'une conversation à propos d'un investissement dans une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS), le responsable du Facility Management (FM) va par exemple déclarer à son Directeur Administratif et Financier (DAF) que « cet outil permettra de produire des rapports beaucoup plus facilement ». Le DAF lui répondra « Et alors ? Je reçois bien tous les rapports dont j'ai besoin. Peu importe la difficulté de les produire : pourquoi aurais-je besoin d'investir dans un nouveau logiciel ? »

Webinaire – Définition, avantages et ROI d’un IWMS (gestion intégrée pour l’Immobilier et le FM)

Ce webinaire en direct, co-organisé avec Verdantix, traitera du retour sur investissement potentiel d'un IWMS, solution de gestion intégrée de l’environnement de travail. Il présentera des conseils pour réaliser une analyse de rentabilité convaincante ainsi que des avantages en pratique chez des clients Planon. 

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C’est l’une des questions auxquelles Verdantix tente de répondre dans son nouveau rapport sur le calcul du retour sur investissement d'un IWMS.

Faciliter la vie de vos collaborateurs peut ne pas être un souci pour le DAF. Établir des rapports plus facilement ne suffira pas comme argument pour le convaincre. Cependant, si un rapport complexe nécessite trois semaines de compilation de données, vous pourriez peut-être facilement donner le montant du salaire de la personne chargée de l'effectuer, alors qu'établir ce rapport pourrait se faire en quelques clics.

Verdantix donne ainsi de nombreux exemples d’entreprises qui ont « simplifié la vie de leur collaborateurs », en effectuant tous les calculs pour les exprimer en avantages quantifiables :

  • Une entreprise technologique d'échelle mondiale a constaté que la transition vers un IWMS unique remplaçant 60 systèmes décentralisés pour la gestion des baux, des espaces et de la maintenance avait permis de réaliser 70% d’économies sur les espaces de travail et coûts RH dédiés au Facility Management.
  • Un exploitant de gazoduc basé en Australie a présenté un Business Case pour une mise à niveau de la GMAO en calculant que l'équipe informatique dépensait l'équivalent de 156 000 dollars par an pour répondre aux pannes du système.
  • L'Imperial College London a indiqué que le passage à l'IWMS de Planon pouvait réduire le temps consacré à la réservation des salles de 17 heures à 8,5 heures par semaine, pour chaque administrateur.

S'agissant d'un IWMS, préparer un cahier des charges ou Business Case susceptible de convaincre un Directeur Financier nécessite de passer des arguments relatifs à l’amélioration de l’expérience collaborateursà des arguments fondés sur des chiffres.

Il ne s'agit pas seulement de l’environnement de travail

Nous avons déjà évoqué la « guerre des talents », l’importance de l’engagement des collaborateurs et la personnalisation de l’environnement de travail. Ce sont des sujets d’actualité dans le monde du FM, mais ces discussions sont très susceptibles de susciter des interrogations de la part d’un DAF.

Ces sujets doivent figurer dans le business case d'un IWMS dans la mesure où ils peuvent être quantifiés. Par exemple, informer votre Directeur Financier qu'il est coûteux de recruter et former de nouveaux employés ne sera pas en soi un argument convaincant. Cependant, le fait de pouvoir dire que vous dépensez 6 millions de dollars par an pour recruter et former du personnel qui ne restera en fonction que moins d'un an constitue un argument bien plus convaincant. Réduire ces dépenses de 5 % ou 10 % grâce à des environnements de travail plus attrayants peut souligner un potentiel d'économies énorme.

Le rapport Verdantix indique que de nombreux services informatiques ne facturent pas au département de FM la maintenance des systèmes existants. Combiner cette information avec des chiffres comme celui-sur le temps perdu en cas de pannes système peut créer un argument convaincant sur la façon dont un IWMS réduira les coûts informatiques.

Les responsables de l'immobilier et du Facility Management n’ont pas facilement accès à ces chiffres, mais ils existent dans l’entreprise. Collaborer avec les ressources humaines sur les coûts de fidélisation des employés ou avec le département informatique sur celui des pannes système rendra les cahiers des charges plus convaincants et plus attrayants pour le DAF.

La collaboration est la clé

Comme je l'ai mentionné dans mon dernier article, je considère que la véritable valeur d'un IWMS est la collaboration et la résolution des conflits. Il est impératif d’intégrer les autres départements dans vos analyses et scénarios financiers avant même l’achat d’un système.

Comme pour toute discussion sur les IWMS, l'approche doit être interdisciplinaire et finira inévitablement par intégrer un arbitrage entre départements. Avant de vous adresser aux responsables financiers et de mentionner d’autres départements, tels que les ressources humaines et les services informatiques, il est préférable d'avoir ces derniers à vos côtés. Il faut les informer de ce que vous déclarez et vous assurer qu'ils ont bien intégré les chiffres que vous utilisez, car le DAF voudra confirmer tous vos chiffres avec les départements concernés.

Le Directeur Financier a souvent le dernier mot dans les discussions sur l’achat d’un IWMS, en tant que gardien financier permettant de réaliser ce type d’investissement. Ce rapport de Verdantix constitue une véritable mine d’informations susceptibles de le rallier à votre cause.

Dave Karpook 
Vice President of Operations, North America