Analistenrapporten
De vakgebieden Facility Management (FM) en Real Estate Management (REM) hebben zich de afgelopen twee decennia in hoog tempo ontwikkeld. Hedendaagse Facility - en Real Estate managers worden geconfronteerd met snel evoluerende technologie en duurzaamheid, toenemende wet- en regelgeving en een groeiende noodzaak tot kostenefficiëntie.
Hierdoor neemt de behoefte aan betrouwbare informatie en communicatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau verder toe. Deze stuurinformatie is noodzakelijk om bijvoorbeeld de werkelijke bezetting van gebouwen te analyseren, de toekomstige behoefte aan ruimte inzichtelijk te maken en prestaties van faciliteiten te kunnen benchmarken.
De geschiedenis van Integrated Workplace Management Systems
In de vroege jaren ’90 waren IWMS-oplossingen gericht op het registreren van basisgegevens en CAD-tekeningen om ruimtebeheer en de registratie van technische bedrijfsmiddelen mogelijk te maken. Na het jaar 2000 verplaatste de aandacht zich naar de ondersteuning van bedrijfsprocessen om efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen. De introductie van workflow management en de toenemende vraag naar managementinformatie bewoog leveranciers ertoe hun software uit te breiden of aan te passen. De introductie van het internet en nieuwe technologieën versterkte deze ontwikkeling.
De term “Integrated Workplace Management System” (IWMS) werd in 2004 gelanceerd door Gartner, een toonaangevend, onafhankelijk onderzoeksbureau uit de Verenigde Staten dat software- en technologiemarkten evalueert. IWMS wordt door Gartner omschreven als een bedrijfsbreed softwareplatform dat vijf belangrijke functionele domeinen integreert, vanuit één technologisch platform en één centrale database. Deze functionele domeinen zijn:
Real Estate en Lease Management
- Facility - en Space Management
- Asset & Maintenance Management
- Project Management
- Environmental Sustainability
De afkorting IWMS begint met het woord "Integrated." Maar wat betekent dit? Gartner zegt hierover: één technologisch platform, één centrale database en vijf functionele domeinen. Het hedendaagse aanbod aan IWMS-oplossingen richt zich voornamelijk op dat laatste aspect: het aanbieden van functionaliteit in de vijf domeinen zoals hierboven beschreven. Echter, als gevolg van fusies en overnames voldoet een groot deel van de beschikbare oplossingen niet langer aan de eerste twee aspecten van Gartner’s definitie. Oplossingen die werkelijk zijn gebaseerd op één enkel platform en één centrale database hebben een aantal specifieke voordelen:
- Lagere Total Cost of Ownership (TCO)
- Uitstekende crossfunctionele integratie resulterend in betrouwbare managementinformatie
- Consistentie en gebruiksvriendelijkheid
Welke meetbare voordelen levert een IWMS?
Transparantie en efficiëntie – in de meeste gevallen gericht op kostenreductie – zijn belangrijke drijfveren voor elke IWMS-implementatie, maar er zijn nog meer meetbare voordelen ter ondersteuning van de business case:
- Klanttevredenheid: analyseer – door inzet van geautomatiseerde enquêtes – de impact van zowel proces- als kwaliteitsverbeteringen op klanttevredenheid teneinde deze te verbeteren.
- Leveranciersprestaties: monitor de prestaties van leveranciers, afgezet tegen Service Level Agreements (SLA’s) en op basis van feedback van klanten, om uw uitbestedingstrategie te optimaliseren.
- Procesefficiency: meet doorlooptijden, aantal fouten, bestede tijd, populariteit van diensten etc. om productiviteit en waardecreatie te verhogen.
- Werkplekefficiency: analyseer de bezetting en het gebruik van ruimten en werkplekken over uw volledige portfolio om aansluiting op de behoeften van de kernactiviteiten te garanderen.
- Portfoliotransparantie: rapporteer financiële cijfers, eigendommen, huurcontracten etc. om naleving van lokale en mondiale wetgeving te waarborgen.
Eén compleet plaatje
In veel organisaties zijn FM- en REM-gerelateerde gegevens verspreid over losse spreadsheets, verschillende IT-systemen of zelfs over de hoofden van verschillende medewerkers. De kwaliteit en betrouwbaarheid van deze gegevens is twijfelachtig en de gefragmenteerde bronnen maken het haast onmogelijk om uit al deze data bruikbare stuurinformatie over meerdere disciplines te genereren. Wanneer deze gegevens worden samengevoegd in één ‘single-source-of-truth’ kan een geïntegreerde softwareoplossing worden ingezet voor voortdurende identificatie en uitvoering van kostenefficiëntie- en kwaliteitsverbeteringprojecten.
Deze blog is een samenvatting van het hoofdstuk "An introduction to IWMS" uit het boek "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS". Wilt u meer lezen? Klik dan hier om het volledige hoofdstuk te downloaden.
