Kosten gerelateerd aan vastgoed en facility management vertegenwoordigen meer dan 20% van de uitgaven van organisaties. Integrated Workplace Management Systems (IWMS) zijn softwareoplossingen die managers in staat te stellen deze kosten aanzienlijk te verlagen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen.
Uit onderzoek van Research & Markets blijkt dat het gebruik van een IWMS-oplossing leidt tot een vermindering van 14% aan onderhoudskosten van faciliteiten, een verbetering van werkplekbeheer tot 40% en een efficiënter gebruik van faciliteiten met 42% (IWMS Marketplace: IWMS PlatforResearch & Marketsms, Software, and Solutions Market Outlook and Forecasts 2018 – 2023, 2018).
Integrated Workplace Management Systems ondersteunen bedrijfsprocessen in
Goede IWMS-software is gebaseerd op één centrale database en integreert bedrijfsprocessen vanuit alle verschillende disciplines. Dit zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige managementinformatie, naleving van wet- en regelgeving, en maximaal inzicht en controle.
Parallel aan de evolutie van Integrated Workplace Management Systems, is de vraag naar standaard software drastisch gegroeid. Projectspecifieke oplossingen en maatwerksoftware zijn duur, tijdrovend en moeilijk te onderhouden gebleken. Bedrijfsprocessen veranderen van tijd tot tijd. Vandaar dat veel organisaties kiezen voor een IWMS dat, binnen de standaard software, aangepast kan worden aan nieuwe inzichten. Veranderende behoeften worden niet opgelost met maatwerksoftware, maar worden geconfigureerd met behulp van de standaard oplossing. Hierdoor wordt de flexibiliteit verhoogd, de Total Cost of Ownership (TCO) verlaagd en zijn organisaties verzekerd van volledige compatibiliteit met nieuwe softwareversies.
Configuratiemogelijkheden binnen de standaard software is in veel gevallen een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle en toekomstbestendige IWMS-implementatie. De mogelijkheden hiertoe verschillen sterk per leverancier en u doet er daarom goed aan uw wensen op dit gebied uitvoerig te inventariseren.
In dit webinar vertelt Verdantix over de ROI van een IWMS. Daarnaast delen we tips over het ontwikkelen van een op cijfers gebaseerde businesscase voor IWMS-implementatie. 45:10, Engelstalig
Lees meer
Ontdek met welke softwareoplossing u uw vastgoed- en facility-activiteiten beter kunt beheren.
Lees meer
Een IWMS is een softwareoplossing voor vastgoed- en facility management op basis van één platform dat geïntegreerde functionaliteit biedt voor het beheren van vastgoed, ruimteplanning, assets en onderhoud, geïntegreerde diensten, en duurzaamheid.
Meer lezenDe FM- en REM-strategie van de organisatie bepaalt de scope, functionaliteit en processen die een IWMS moet ondersteunen.
Naast processen en workflows, is het belangrijk om de gewenste output, rapportages, KPI's en managementinformatie op een rij te zetten en deze eisen zorgvuldig te valideren, voordat u overgaat tot het selecteren van een passende oplossing.
Voor organisaties die actief zijn in meerdere landen of op verschillende continenten, omvatten de selectiecriteria ook aspecten als ondersteuning van verschillende talen, tijdzones, valuta en meeteenheden. De praktijk wijst uit dat multinationals vaak gebaat zijn bij centrale standaardisatie met ruimte voor lokale verbijzondering.
Planon adviseert multinationals en professionele dienstverleners om hun wensen op dit gebied uitvoerig te valideren bij het selecteren van een IWMS.
Lees de white paper Wat is een IWMS om meer te leren over de implementatie van een IWMS.
Elke organisatie die de aanschaf van een IWMS overweegt, verwacht een snelle implementatie, meetbaar resultaat en maximaal hergebruik van ervaringen uit de markt. Enkele IWMS-leveranciers hebben geanticipeerd op deze eisen en best practices gecreëerd, gebaseerd op uitgebreide ervaring en marktstandaarden zoals IPD, BOMA, CEN, LEED en BREEAM. Dit helpt organisaties tijd te besparen tijdens het implementatietraject en snel te profiteren van de toegevoegde waarde van een IWMS. Het Gartner Magic Quadrant for Integrated Workplace Management Systems biedt een gedetailleerde analyse van de markt en alle aanbieders.
Lees meer over Planon's IWMS oplossing - Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers.
Bijna elk Integrated Workplace Management System is gekoppeld aan diverse andere IT-toepassingen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) of slimme meters.
ERP-systemen als SAP of Oracle bevatten gegevens die relevant zijn voor Facility - en Real Estate Managementprocessen. Kostenplaatsen, budgetcodes of leveranciergegevens zijn voorbeelden van gegevens die vaak wordt uitgewisseld tussen ERP-systemen en een IWMS. HR-systemen leveren personeelsgegevens, gebouwbeheersystemen sturen technische data, en slimme meters leveren online informatie over energieverbruik aan een IWMS. Deze gegevensuitwisseling is gewoonlijk bi-directioneel. Een IWMS stuurt bijvoorbeeld informatie over financiële doorbelasting naar een ERP-systeem, of werkt kamer- en telefoongegevens bij in het HR-systeem. Naast de uitwisseling van gegevens, ondersteunt de hedendaagse technologie, zoals Service Oriented Architecture (SOA of SOAP), zelfs realtime procesintegratie tussen softwaresystemen. IWMS-leveranciers bieden hier verschillende oplossingen voor, hetzij gebaseerd op maatwerk, hetzij op basis van configuratie van webservices binnen de standaard software.
Het niet inzichtelijk hebben van (de waarde van) uw vastgoedportfolio, vierkante meters, bezettingsgraden, planmatig onderhoud, huurcontracten, leveranciers, SLA's enzovoort brengt enorme risico’s met zich mee in termen van kosten, compliance en bedrijfscontinuïteit. Een IWMS geeft u dit inzicht door één gestandaardiseerde database te creëren voor al uw FM- en vastgoedprocessen. U weet precies hoeveel vierkante meter u ter beschikking heeft voor toekomstige groei, u kent het aantal vierkante meter vloeroppervlak voor het aanbesteden van uw schoonmaak, u heeft zicht op welke huurcontracten binnenkort aflopen en weet wanneer welke onderhoudsactiviteiten moeten worden uitgevoerd. Dit soort management informatie zorgt ervoor dat Facility - en Real Estate Managers ‘in control’ blijven.
Kantoorruimtes, vergaderzalen en werkplekken lijken goed bezet, maar de praktijk toont aan dat dit soort faciliteiten gemiddeld slechts tussen de 50% en 60% van de tijd bezet is. Een IWMS biedt de instrumenten om het gebruik te meten, te analyseren en het effectieve gebruik en de toegevoegde waarde voor de organisatie te verhogen. Zo bent u zelfs in staat slecht bezette faciliteiten te elimineren of hun functie te wijzigen.
Door uw bedrijfsprocessen te ondersteunen met een IWMS kunt u de prestatie van deze processen eenvoudig analyseren en uiteindelijk de efficiency verbeteren en de kwaliteit van de output verhogen. U identificeert gemakkelijk knelpunten, inefficiëntie, tijdverspilling, budgetoverschrijdingen of andere zaken die uw bedrijfsresultaat beïnvloeden. Met behulp van een IWMS kunt u uw ondersteunende processen continu benchmarken en verbeteren om productiviteit en klanttevredenheid te maximaliseren.
Voldoen aan wet- en regelgeving krijgt steeds meer invloed op het werkveld van Facility – en Real Estate Managers. Veiligheid & gezondheid, onderhoud, beveiliging, duurzaamheid en wijzigende (lease) accounting standaarden zijn slechts enkele voorbeelden van terreinen waar steeds meer aandacht komt voor processen en rapportages die ‘compliant’ zijn. Gestructureerd administreren en documenteren is dan verplicht en Facility – en Real Estate Managers moeten in geval van een audit of incident kunnen bewijzen te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Een IWMS biedt functionaliteiten, instrumenten en structuren om naleving van wet- en regelgeving binnen FM en REM te garanderen en het senior management te beschermen tegen eventuele juridische gevolgen.
In het hedendaagse zakelijke klimaat is het van groot belang om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen. Fusies, overnames, reorganisaties en budgetbeperkingen leggen grote druk op Facility – en Real Estate Managers. De vraag om betrouwbare en integrale managementinformatie die besluitvormingsprocessen kan ondersteunen neemt toe. Een IWMS ondersteunt strategische, tactische en operationele besluitvorming met rapportages, analyses, dashboards en benchmarks. Naast standaard rapportages, kan een IWMS organisatiespecifieke output en analyses bieden, gebaseerd op historische informatie en toekomstige prognoses.
Vanuit monetair oogpunt leiden alle eerder genoemde voordelen direct of indirect tot het reduceren, van kosten, het vermijden van kosten of het verhogen van inkomsten. Een kwantificering van deze monetaire voordelen is bijna onmogelijk vanwege de vele verschillende omstandigheden en uitgangspunten in organisaties. Gartner heeft onderzoek gedaan naar besparingen die een IWMS oplevert. Hierin wordt gesproken over een kostenreductie van 10-15% door effectief en efficiënt ruimtebeheer, 5-8% kostenbesparing door procesverbeteringen en betere contracting, en 5-8% besparing in leasekosten door een professionele lease-administratie. Ander onderzoek spreekt over “10-20% kostenbesparing in real estate en facility management als gevolg van transparantie in, en controle over gegevens en informatie”. (Gartner, Market Guide 2016)
Alvorens een IWMS te selecteren en te implementeren valt het aan te bevelen een business case, inclusief in- en externe kosten en de monetaire én niet-monetaire voordelen, te maken met een perspectief van minimaal drie jaar. In veel gevallen zijn de kosten voor de IWMS-software slechts een klein deel van de totale investering. Het is van belang ook rekening te houden met het verzamelen van gegevens, het aanpassen van de IT-infrastructuur, change - en project management en interne kosten. Ook maatwerk of integratie met andere systemen kan verregaande invloed hebben op de Total Cost of Ownership (TCO), sterk afhankelijk van de gekozen oplossingen en leverancier.
Ook de inzet en het exploitatiemodel van een IWMS is onderdeel van de business case: wordt de software ‘in house’ geïnstalleerd of gehost door de leverancier? Wordt de applicatie door eigen medewerkers beheerd of wordt het applicatiebeheer uitbesteed? Al deze keuzes beïnvloeden zowel de kosten als de baten.
Meer weten over het bouwen van een betrouwbare business case? Bekijk dan deze webinar.
Lees hoe DNNO gebouwbeheerprocessen optimaliseert met Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA.
Lees meer
Case study over het gebruik van de Planon Workplace App bij BayWa voor hybride werken.
Lees meer
Case study over digitalisering van gebouwactiviteiten van Tegel Projekt GmbH m.b.v. IWMS en sensoren
Lees meer