Wat is Gepland Preventief Onderhoud (PPM)?
Bij gepland preventief onderhoud ligt de focus op het proactief onderhouden van apparatuur en assets via periodieke inspecties en onderhoudswerkzaamheden. Dit type onderhoudt wordt in het Engels aangeduid als ‘Planned Preventive Maintenance’ of ‘Planned Preventative Maintenance’ (afkorte PPM). PPM waarborgt een lange levensduur en efficiëntie van assets terwijl de uitval, veiligheidsrisico's en productieonderbrekingen tot een minimum worden beperkt.
Het richt zich op onderhoud waarvan zeker is dat dit moet worden uitgevoerd, zodat u dit op voorhand kunt plannen in een onderhoudsplanner of planningstool voor werkzaamheden. Vervolgens kunt u de werkzaamheden via een Resource Planner aan specifieke technici of teams toewijzen. Zo kunt u de hoeveelheid reactief onderhoud, de uitval van assets en de onderhoudskosten beperken, terwijl de levensduur van assets wordt verlengd.
PPM is een onderhoudsstrategie die wordt gebruikt door bedrijven die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van onderhoud, zoals vastgoedeigenaren, grote huurders en externe dienstverleners.
Types Gepland Preventief Onderhoud
Er zijn verschillende soorten gepland preventief onderhoud, die elk zijn afgestemd op specifieke behoeften, assettypen en operationele doelstellingen:
- Tijdgebaseerd onderhoud is gebaseerd op een bibliotheek met onderhoudsactiviteiten, inclusief het bijbehorende vastgestelde tijdsinterval voor de uitvoering bij verschillende assets. These frequencies can be based on warranties, supplier instructions, legislation, or experience.
Tijdgebaseerd onderhoud wordt bijvoorbeeld uitgevoerd voor airconditioningsystemen: de systemen worden jaarlijks geïnspecteerd, de filters worden om de drie jaar gereinigd en om de zes jaar vervangen. Bij dit type onderhoud is het van belang dat de werkelijke staat van assets wordt bewaakt om te voorkomen dat onderhoud te laat wordt uitgevoerd, waardoor reactief onderhoud nodig is, of juist onnodig wordt uitgevoerd.
- Bij op gebruik gebaseerd onderhoud wordt onderhoud uitgevoerd afhankelijk van de gebruikspatronen van assets. Onderhoud wordt niet uitgevoerd op basis van vooraf gedefinieerde tijdsintervallen, maar wordt gepland afhankelijk van het gebruik: aantal bedrijfsuren, kilometers, bedrijfscycli of productieaantallen.
- Conditiegebaseerd onderhoud is een geavanceerde benadering waarbij analyses en historische data worden gebruikt om mogelijke storingen te voorspellen. Er zijn verschillende technologieën waarmee de conditie van assets kan worden gemonitord. Conditiegebaseerd onderhoud wordt toegepast op bedrijfsmiddelen die hun actuele status digitaal kunnen communiceren naar een onderhoudssysteem (IWMS, CAFM, CMMS, CPIP). Hierin wordt – op basis van vooraf ingestelde grenswaarden en paramaters – het benodigde onderhoud en de timing ervan voorspeld. Door deze continue monitoring van een bedrijfsmiddel of installatie bereikt u “just-in-time” onderhoud; niet te vroeg en niet te laat. Dit minimaliseert de onderhoudskosten en beperkt uitval van installaties, waardoor kostbare storingsonderhoud wordt vermeden. Een voorbeeld van conditiegebaseerd onderhoud is een vooraf vastgestelde maximum temperatuurwaarde voor uw klimaatinstallatie. Wanneer de temperatuur van de installatie boven deze grenswaarde uitstijgt, wordt een preventieve onderhoudsactiviteit aangemaakt om uitval te voorkomen. Een ander voorbeeld is het automatisch plannen van een onderhoudsactiviteit op het moment dat de installatie qua aantal uren de vooraf vastgestelde grenswaarde overstijgt.
- Voorspellend onderhoud is niet hetzelfde als conditiegebaseerd onderhoud. Bij voorspellend onderhoud ligt de focus niet op de huidige staat van assets, maar worden geavanceerde analyses en machine learning gebruikt om te bepalen wanneer een mogelijke storing zich zou kunnen voordoen of wat de resterende nuttige levensduur van een asset is gebaseerd op de prestaties. Bij deze benadering worden onderhoudsactiviteiten gepland op basis van verwachte toekomstige prestaties in plaats van wanneer vastgestelde drempelwaarden worden overschreden. Zo kan een verwarmingsinstallatie binnen de vastgestelde drempelwaarden werken, maar wanneer bepaalde omstandigheden aanhouden, wordt de drempelwaarde op een specifiek, te voorspellen moment overschreden.
- Prescriptief onderhoud bouwt voort op voorspellend onderhoud. Het focust niet alleen op het voorspellen van mogelijke storingen, maar beveelt ook specifieke acties aan om de assetprestaties te optimaliseren en risico's te beperken. Bij prescriptief onderhoud wordt gebruikgemaakt van IoT, data-analyses en machine learning om verschillende operationele scenario's te analyseren en op basis daarvan de effectiefste oplossingen voor te stellen. Bij deze benadering worden verschillende resultaten gesimuleerd die teams helpen om datagestuurde beslissingen te nemen, de operationele omstandigheden aan te passen en proactief maatregelen te nemen. Zo kunnen ze mogelijke storingen voorkomen, de uitval tot een minimum beperken en de levensduur van assets verlengen.
Hoe begint u met software voor gepland preventief onderhoud?
Preventief onderhoud is complexer te coördineren dan reactief onderhoud, omdat onderhoudsplannen ruim voor de uitvoering bekend moeten zijn. Conditiegebaseerd onderhoud is nog complexer om te coördineren dan tijdgebaseerd onderhoud. Het vereist immers een strategie en de implementatie daarvan om de conditie van bedrijfsmiddelen real-time te bewaken.
In beide gevallen is een onderhoudsbeheer softwareoplossing noodzakelijk, zoals een IWMS, FMIS of CAFM. Wanneer onderhoud gepland en bijgehouden wordt door middel van pen en papier of Excel, is het onmogelijk verschillende onderhoudsscenario’s te evalueren, activiteiten en budgetten te plannen of uitvoeringskosten te bewaken.
Voordelen van PPM-systemen
De voordelen van gepland onderhoud op het gebied van gebouwactiviteiten zijn een verbeterde efficiëntie, lagere kosten en verbeterde compliance. De belangrijkste voordelen van de implementatie van een programma voor gepland onderhoud zijn:
Minder uitval
Proactief onderhoud beperkt onverwachte uitval tot een minimum door mogelijke storingen te identificeren en aan te pakken voordat ze leiden tot operationele verstoringen en moeten worden geëscaleerd. Voorspellend onderhoud kan de uitval van assets met 35% tot 45% en het aantal storingen met 70% tot 75% verminderen (Amerikaans ministerie van Energie). Wanneer onderhoud van tevoren wordt gepland, kan apparatuur buiten productie-uren worden stilgelegd om de impact op bedrijfsactiviteiten te minimaliseren. Voorafgaand aan de stillegging kunnen benodigde onderdelen, materialen en personeel worden verzameld om de uitvoeringstijd te verkorten.
Langere levensduur van assets
Periodieke inspecties en onderhoudswerkzaamheden helpen om de levensduur van assets en apparatuur te verlengen. Dit zorgt voor een maximale ROI (Return On Investment) en voorkomt vroegtijdige vervanging. Elke euro die wordt besteed aan uitgesteld onderhoud, kan leiden tot 4 keer hogere kosten in de toekomst (Pacific Partners Consulting Group). Een proactieve onderhoudsstrategie is dan ook onmisbaar voor kostenbesparingen op de lange termijn.
Kostenbesparingen
Met gepland onderhoud kunnen de kosten van onderhoudsactiviteiten aanzienlijk worden verlaagd in vergelijking met ongepland onderhoud, bestaan onder andere uit verloren productietijd, de impact van niet-werkende bedrijfsmiddelen op de kernactiviteit en hogere kosten voor onderdelen. Maar ook de tijd die verloren gaat door inefficiënte communicatie en afhandeling. Benchmarks laten zien dat ongepland onderhoud in de regel drie tot vijf keer duurder is dan gepland onderhoud.
Verbeterde monitoring en mobiele toegang
Moderne systemen voor gepland onderhoud bieden functies voor realtime monitoring en mobiele toegang, zodat teams eenvoudig op de hoogte blijven en snel kunnen reageren. Dankzij mobiele technologieën zijn de responstijd en tracking van werkorders verbeterd bij 73% van de leveranciers van facility services, terwijl 62% aangeeft dat het aantal overbodige workflows is afgenomen (Facilitiesnet). Deze technologieën ondersteunen een snellere uitvoering en efficiëntere samenwerking.
Verbeterde besluitvorming
Geïntegreerde onderhoudssystemen, zoals systemen die zijn verbonden met ERP-systemen of gebouwautomatiseringssystemen, bieden een uniforme benadering voor het beheren van assets en de voorraad en voor het analyseren van operationele trends. Ze helpen om de beschikbaarheid van onderdelen te garanderen en het gebruik van resources te optimaliseren. Bovendien bieden ze waardevolle inzichten om de onderhoudsactiviteiten af te stemmen op de bedrijfsdoelen. Met voorspellende en datagestuurde inzichten kunnen bedrijven kosten als gevolg van reactief onderhoud voorkomen en beter plannen voor de toekomst.
Verbeterde compliance en veiligheid
Gepland onderhoud garandeert de naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, wet- en regelgeving en milieunormen. Door apparatuur in optimale staat te onderhouden, kunnen bedrijven de veiligheid op de werkplek verbeteren, boetes voorkomen en bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie, zoals het verlagen van de uitstoot en verbeteren van de energie-efficiëntie van activiteiten.
Ondanks de voordelen van gepland preventief onderhoud (PPM), kan het ook nadelen hebben. Het kost tijd, energie en middelen om een monitoringsstrategie te implementeren en tijdgebaseerd onderhoud kan leiden tot hogere materiaal- en arbeidskosten. Daarnaast bestaat het risico dat apparatuur vaker dan nodig wordt onderhouden, wat leidt tot onnodige kosten en onnodig materiaalgebruik.
Softwarefuncties die deel uitmaken van PPM-oplossingen
Gepland preventief onderhoud (PPM) wordt ondersteund door verschillende softwarefuncties die de efficiëntie en effectiviteit van onderhoudsactiviteiten verbeteren. Functies zoals:
- Planningtools: stel geoptimaliseerde onderhoudsschema's op om storingen en uitval te voorkomen.
- Beheer van werkzaamheden en werkorderbeheer: wijs werkzaamheden toe en volg deze in realtime om een tijdige uitvoering te garanderen.
- Conditiemonitoring: monitor de staat van assets met sensoren en analyses om problemen tijdig te detecteren.
- Voorraadbeheer: zorg ervoor dat reserveonderdelen altijd op voorraad zijn om vertragingen te voorkomen.
- Toegang via mobiele apparaten: bied teams vanaf elke locatie toegang tot het systeem om informatie gerelateerd aan onderhoudswerkzaamheden te bekijken, bij te werken en te beheren.
- Systeemintegratie: integreer PPM met ERP-, IoT- en EAM-systemen voor een naadloze uitvoering.
- Compliance: waarborg de naleving van veiligheidsvoorschriften en de wet- en regelgeving.
- Budgetbeheer: volg onderhoudskosten en wijs resources efficiënt toe.
Case study: King's College
King’s College London (KCL) behoort tot de 20 beste universiteiten ter wereld en telt meer dan 26.500 studenten en 6900 medewerkers. Ontdek hoe Planon KCL heeft geholpen om de onderhoudsprestaties te verbeteren en de activiteiten te stroomlijnen.
"Dankzij deze oplossing hebben we onze onderhoudsachterstand binnen drie maanden met 50% teruggebracht en zijn we overgestapt van een reactief onderhoudsmodel op een preventief model."
- Elizabeth Harris, Business Information Systems Manager
Lees meer
Wie heeft PPM nodig?
Gepland preventief onderhoud (PPM) is onmisbaar voor bedrijven die voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van goed werkende apparatuur en assets, zoals bedrijven in de facility management-, gezondheidszorg-, productie-, transport- en nutssector.
Hieronder leggen we uit waarom PPM onmisbaar is voor bedrijven in deze sectoren en met welke uitdagingen op het gebied van onderhoud ze worden geconfronteerd:
- PPM is onmisbaar: voor het onderhouden van de gebouwsystemen en het waarborgen van een veilige en comfortabele omgeving voor gebouwgebruikers.
- Uitdagingen: Facility managers zijn verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan apparatuur, van HVAC-systemen tot liften. Preventief onderhoud ondersteunt de naleving van wet- en regelgeving, met bijvoorbeeld jaarlijkse liftinspecties, en beperkt de verstoringen voor gebruikers tot een minimum.
- PPM is onmisbaar: om de beschikbaarheid en juiste werking van faciliteiten in zorginstellingen te garanderen.
- Uitdagingen: storingen kunnen direct invloed hebben op de zorg en veiligheid van patiënten. Periodiek onderhoud garandeert de naleving van voorschriften en normen binnen de gezondheidszorg en helpt om kostbare noodreparaties en vervangingen te voorkomen.
- PPM is onmisbaar: om een continue productie te waarborgen en kostbare uitval te voorkomen.
- Uitdagingen: uitval van apparatuur kan leiden tot stilstand van de productielijnen, met aanzienlijke financiële verliezen tot gevolg. Periodiek onderhoud is van essentieel belang om onverwachte uitval te voorkomen en naleving van de veiligheids- en kwaliteitsnormen te garanderen.
- PPM is onmisbaar: om de betrouwbaarheid en veiligheid van gebouwen en infrastructuur te waarborgen.
- Uitdagingen: infrastructuur en gebouwen zoals vliegvelden en havens zijn essentiële faciliteiten die vaak worden blootgesteld aan zware omstandigheden die slijtage veroorzaken. Zonder preventief onderhoud neemt het risico op ongevallen, vertragingen en hogere operationele kosten als gevolg van noodreparaties toe.
- PPM is onmisbaar: om een continue levering van nutsvoorzieningen en naleving van de wet- en regelgeving tegaanderen.
- Uitdagingen: door verouderde infrastructuren en de continue vraag naar nutsvoorzieningen is periodiek onderhoud van essentieel belang om verstoringen te voorkomen en naleving van de wet- en regelgeving te waarborgen.
De toekomst van Gepland Preventief Onderhoud en AI
Door slimme technologieën zoals IoT (Internet of Things), AI (kunstmatige intelligentie) en hyperautomatisering evolueert gepland preventief onderhoud naar op doelstellingen gericht onderhoud. Dankzij deze innovatieve technologieën kunnen bedrijven overstappen van vaste onderhoudsschema's naar een flexibelere, datagestuurde benadering van onderhoud.
Met IoT-sensoren kunnen onderhoudsteams apparatuur in realtime monitoren. Dit helpt hen om onderhoud te plannen op basis van bedrijfsdoelstellingen en assetmanagementstrategieën die zijn gebaseerd op de werkelijke staat van assets, en ervoor te zorgen dat de benodigde onderdelen beschikbaar zijn wanneer onderhoud moet worden uitgevoerd. AI kan onderhoudsschema's optimaliseren door beschikbare resources efficiënter te benutten en onverwachte uitval te beperken.
Deze innovaties bieden niet alleen voordelen voor eigenaren en gebruikers van gebouwen, maar verbeteren ook de planning en levering van proactief onderhoud door externe dienstverleners en field services-teams. IoT en AI kunnen daarnaast een positieve impact hebben op het wagenparkbeheer, met kortere reistijden, lagere emissies en een langere levensduur van voertuigen, en zo bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie.
Door deze technologieën te integreren in uw PPM-processen kunt u kosten verlagen, de assetprestaties verbeteren en een naadloze en efficiënte uitvoering van onderhoudsactiviteiten waarborgen.
