7 Januari 2020 – Het Illinois Institute of Technology (Illinois Tech) – een particuliere technische universiteit in Chicago – heeft in 2018 een uitgebreid selectietraject doorlopen voor een nieuw Integrated Workplace Management System (IWMS). De keuze is uiteindelijk gevallen op Planon Universe, de IWMS-oplossing van Planon. Tijdens de eerste fase van het project is Planon Universe uitgerold naar alle faculteiten en medewerkers, ter vervanging van het reeds aanwezige softwarepakket voor werkorder management. De inzet en het gebruiksgemak van de Planon-oplossingen heeft geresulteerd in een efficiëntere afhandeling van werkorders en beter gestroomlijnde workflows, met efficiëntere communicatie binnen de Illinois Tech-gemeenschap tot gevolg. Daarnaast heeft een koppeling met de bestaande ERP-software van Illinois Tech – waarin de gegevens van studenten, alumni, HR en financiën worden beheerd – ervoor gezorgd dat ook financiële transacties zijn geïntegreerd in het Planon-systeem.
De tweede fase van de uitrol is eind 2018 van start gegaan. In deze fase hebben studenten die woonachtig zijn op de campus toegang kregen tot Planon-Self-Serviceformulieren, specifiek afgestemd op het gebruik van woonruimten op de campus. Hiermee konden studenten die woonachtig zijn op de campus hun verzoeken direct communiceren naar de relevante medewerkers. Vóór die tijd werden aanvragen van studenten doorgestuurd via een systeem van derden en vervolgens handmatig ingevoerd in het werkordersysteem van de universiteit. Dit leidde tot vertragingen en miscommunicatie, waardoor gebruikers weinig vertrouwen hadden in een juiste en tijdige opvolging van hun verzoeken.
Door de uitrol van de Planon-technologie is de doorlooptijd van werkorders aanzienlijk verkort, de communicatie verbeterd en de facilitaire afdeling betrouwbaarder geworden. Door geautomatiseerde notificaties en de mogelijkheid voor studenten om de geschiedenis van hun verzoeken te doorzoeken is ook de transparantie verbeterd. “De Planon-oplossingen bieden een uitstekend mechanisme voor bilaterale communicatie. We zien een duidelijke afname in het aantal studenten dat andere kanalen – zoals social media – gebruikt om hun wensen te uiten”, zegt Kevin Gallagher, Assistant Vice President van de afdeling Facilities Operations and Maintenance van de universiteit.
Tijdens de derde fase van de uitrol – gestart in oktober 2019 – is de Planon-software beschikbaar gemaakt voor alle studenten van Illinois Tech. “Hierdoor hebben we beter inzicht in wat onze studenten belangrijk vinden en kunnen we tekortkomingen sneller opsporen en categoriseren. Zo kunnen we strategische besluiten baseren op data en prioriteiten stellen voor wat betreft investeringen, reparaties en renovaties”, aldus Gallagher. “Dankzij de oplossingen van Planon kunnen studenten hun wensen eenvoudiger kenbaar maken, wat heeft geleid tot een hogere tevredenheid en loyaliteit, wat weer ten goede komt aan de reputatie van onze universiteit in het algemeen.”