De aanschaf van softwareoplossingen voor het automatiseren van vastgoed- en facility management processen werd in 2016 anders benaderd dan tegenwoordig. Vaak ging het om de keuze tussen point solutions of een geïntegreerde oplossing. Je koos voor een combinatie van een aantal point solutions die samen de meest effectieve oplossing vormden voor alle vereisten, óf voor één geïntegreerde softwareoplossing. Verderop in deze blog bespreek ik de houdbaarheid van die benadering.
Aan beide benaderingen kleven voor- en nadelen. Deze zijn na te lezen in een eerdere blog van mijn collega Jos Knops. In het verleden hebben we bestuurders in vastgoed- en facility management geadviseerd over de aanpak die voor hen het meest geschikt is, bekeken vanuit vier belangrijke invalshoeken. Deze zal ik toelichten:
Het spreekt voor zich dat elk bedrijfsprobleem vraagt om zijn eigen unieke oplossing. Doordat veranderingen elkaar in hoog tempo opvolgen, ontstaan steeds nieuwe uitdagingen en zijn problemen uit het verleden mogelijk niet meer relevant. Dit kun je vergelijken met het komen en gaan van strategische thema’s op de bedrijfsagenda.
Het automatiseren van bedrijfsprocessen kan hier bij helpen. Wanneer we vanuit de bedrijfsvoering naar automatisering kijken, dan zijn er minstens twee aspecten die we serieus moeten overwegen, namelijk het gebruik en de opslag van data en de omvang van functie-overschrijdende processen. Je zou kunnen zeggen dat het laatste aspect direct invloed uitoefent op het eerste. Willen we met z’n allen op één lijn blijven en fouten voorkomen, dan is het cruciaal dat we gedurende het hele proces gebruikmaken van dezelfde gegevens. Met een silobenadering, waarbij elke belanghebbende zijn of haar eigen standalone applicatie gebruikt, is dit een enorme opgave. Bovendien kan dit leiden tot data-inconsistentie, langere doorlooptijden en procesfouten.
Een essentiële voorwaarde voor een succesvolle software-implementatie is de acceptatie door de eindgebruiker. Zij moeten eenvoudig hun weg kunnen vinden in het systeem. In de praktijk passen gebruikers van applicaties het liefst de interface toe die hen het best ondersteunt bij hun dagelijkse werk.
Wanneer ze voor elke taak een andere oplossing zouden moeten gebruiken (de meest geschikte voor die specifieke taak), zouden ze uiteindelijk worden opgezadeld met tal van oplossingen die allemaal hun eigen gebruikersinterface hebben. En al die interfaces moeten ze zich dan eigen maken. Dit vraagt om training en onderhoud. Kortom, het is van belang om de juiste balans te vinden tussen het gebruik van specifieke gebruikersinterfaces en de hoeveelheid training en ondersteuning die nodig is.
IT-afdelingen moeten bepalen hoe nieuwe software wordt ingezet: tactisch of strategisch. Een tactische benadering is bijvoorbeeld de introductie van een applicatie die het welbevinden van mensen in één bepaald kantoorgebouw bevordert. Dit kan een snelle en gemakkelijke oplossing zijn voor het op korte termijn verbeteren van de medewerkersbetrokkenheid. Maar wanneer bijvoorbeeld blijkt dat de oplossing niet geschikt is voor een ander kantoorgebouw, is deze op de lange termijn minder duurzaam. Op portfolioniveau kan dit resulteren in meer standalone applicaties die dezelfde functionaliteit bieden.
Het zou vanuit strategisch oogpunt beter zijn om niet één lokale en doelgebonden softwaretoepassing als uitgangspunt te nemen, maar in plaats daarvan de impact en gevolgen van een bedrijfsbrede oplossing te onderzoeken. Bij deze keuze moet worden gezocht naar een goede balans tussen het gemak waarmee oplossingen kunnen worden uitgewisseld en duurzaamheid op portfolioniveau.
Aan elke softwareoplossing zijn levenscycluskosten verbonden. Denk aan licentie- en implementatiekosten, maatwerkkosten, kosten voor nieuwe releases en -versies, kosten voor hardware en hosting en kosten voor gegevens-, applicatie- en technisch beheer. Deze extra kosten zijn vaak hoger dan de aanvankelijke aanschafkosten.
Maar zijn deze aanvullende kosten van de softwareoplossing redelijk als je ze vergelijkt met de voordelen die de softwareoplossing oplevert? En hoe ontwikkelen de kosten zich gedurende de levenscyclus? Op basis van die vragen kunnen we stellen dat besluitvorming vanuit de investeringsinvalshoek draait om het verlagen van de total cost of ownership en het maximaliseren van het rendement op de investering (ROI).
Voor professionals in vastgoed- en facility management is het nog steeds belangrijk deze vier invalshoeken te overwegen. Maar je zou kunnen zeggen (zoals Jos Knops in zijn blog ook heeft aangestipt) dat ze zijn gebaseerd op een manier van denken die mogelijk niet meer relevant is. Het is daarom belangrijk om naast deze vier invalshoeken nog twee andere perspectieven aan te snijden, namelijk de opkomst van nieuwe technologieën en de toename in portfoliodiversiteit die dit teweeg kan brengen.
De vastgoedmarkt wordt momenteel overspoeld door technologische innovaties, zogenoemde PropTech (Property + Technology). Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat steeds meer organisaties overstappen op ‘single purpose-technologie’. Hiermee krijgen ze toegang tot specifieke functionaliteiten voor elk bedrijfsprobleem. En die functionaliteiten bieden eindgebruikers een betere gebruikerservaring. Door cloudoplossingen is deze technologie bovendien steeds eenvoudiger in te zetten. Echter, de bereidheid om nieuwe technologieën en -mogelijkheden te implementeren kan binnen één portfolio leiden tot een groter aantal standalone toepassingen voor vergelijkbare doeleinden.
Deze ontwikkeling zet IWMS-oplossingen in een ander daglicht. IWMS-oplossingen zijn ooit ontwikkeld om bedrijfsfuncties van vastgoed- en facility management (zoals vastgoed-, asset-, onderhouds- en servicemanagement) te integreren. Door de opkomst van PropTech moeten IWMS-oplossingen tegenwoordig echter in staat zijn om ook nieuwe technologieën en -mogelijkheden voor de ondersteuning van de verschillende en specifieke bedrijfsprocessen toe te passen en te integreren. Verder moeten ze de toegenomen diversiteit binnen het portfolio aankunnen.
Dit heeft Planon doen besluiten om haar IWMS-oplossing als open applicatieplatform te positioneren, zodat het een nog duurzamere oplossing is voor de toekomst. Behalve de functionaliteit ter ondersteuning van alle bedrijfsprocessen op het gebied van werkplekbeheer, biedt de IWMS-oplossing klanten en partners nu ook de mogelijkheid de PropTech-oplossingen rechtstreeks op de technologiestack van het platform aan te sluiten. Dit zorgt voor een naadloze interactie met de bedrijfsprocessen die door het IWMS van Planon worden ondersteund.
Hiermee is uw organisatie klaar voor het nieuwe digitale tijdperk van vastgoed- en facility management. Vanuit alle zes eerdergenoemde invalshoeken biedt het de beste prijs-kwaliteitverhouding. Op zowel technologisch als zakelijk niveau fungeert de IWMS-oplossing van Planon als de ultieme integrator. De hoge mate van flexibiliteit biedt de mogelijkheid om continu nieuwe technologieën en -mogelijkheden te integreren die optimaal aansluiten op de behoeften van eindgebruikers. Én die een maximale bijdrage leveren aan de bedrijfsprocessen die zijn samengebracht in één ‘single source of truth’.
Wilt u meer weten over Planons kijk op de opkomst van PropTech, onze nieuwe positionering als open applicatieplatform of onze technologiepartners op het gebied van ruimte- en werkplekbeheer? Lees dan het white paper ‘Point solutions of geïntegreerde oplossing – waarom kiezen?’
