Er zijn verschillende redenen waarom organisaties een Integrated Workplace Management System (IWMS) implementeren: voor het consolideren van data van faciliteiten en rationaliseren van IT-systemen tot het efficiënt beheren van ruimtes en het voldoen aan specifieke organisatiebehoeften zoals het beheren van leasedata.
Marktanalisten, zoals onderzoeks- en adviesbureau Verdantix, stellen dat IWMS van grote waarde is voor organisaties die hun vastgoed- en facility managementprocessen willen verbeteren. Deze software is bovendien onmisbaar voor drie van de vier belangrijkste IT-strategieën op het gebied van vastgoed- en facility management.
Daarom vind ik het belangrijk dat organisaties goed kijken naar de manieren waarop een IWMS kan worden ingezet. Zo krijgen vastgoed- en facility managers beter inzicht in de mogelijkheden van een IWMS en hoe een dergelijke geïntegreerde oplossing binnen hun bestaande (of toekomstige) IT-landschap past. In deze blog ga ik kort in op drie veelgebruikte benaderingen voor de inzet van IWMS:
Met een IWMS kunt u beginnen met één domein en vervolgens uitbreiden naar andere domeinen. Zo heeft een van onze klanten eerst het Planon IWMS-domein voor asset- en maintenance management geïmplementeerd voor 3000 gebouwen en faciliteiten in 39 landen. Inmiddels gebruiken ze deze oplossing al enkele jaren met succes en daarom hebben ze ervoor gekozen de oplossing uit te breiden met space- en workplace management voor de 40 grootste locaties wereldwijd. De nieuwe module kon uiteraard eenvoudig met de bestaande kon worden geïntegreerd.
Organisaties willen steeds meer vastgoed- en facility managementprocessen automatiseren. Een IWMS biedt extra voordelen ten opzichte van het gebruik van losse oplossingen, zogenaamde point solutions. Een IWMS integreert alle processen in één platform, waardoor het de rationalisatie van IT-systemen ondersteunt, de dataconsistentie verbetert en organisaties mogelijkheden biedt om hun geïntegreerde data te analyseren. In een van onze e-books bespreken we de voordelen van de integratie van meerdere processen in één platform, inclusief enkele voorbeelden vanuit het perspectief van space management .
De aanhoudende vraag naar IWMS onderstreept de behoefte van vastgoed- en facility managers aan een geïntegreerde aanpak. Ze zijn op zoek naar een systeem waarmee ze alle vastgoed- en facility managementprocessen efficiënt kunnen beheren. Een IWMS biedt één database voor alle werkplek- en assetdata en ondersteunt alle vastgoed- en facility managementprocessen. Dankzij deze centrale database nemen de kosten voor dataonderhoud af, is de consistentie van data gegarandeerd en profteren organisaties van betere en uitgebreidere rapportage- en analysemogelijkheden.
Waar een IWMS gericht is op vastgoed- en facility managementprocessen, zijn andere oplossingen zoals ERP- en HRM-systemen onmisbaar voor de kernactiviteiten van organisaties. Deze systemen bevatten ook belangrijke data die nodig zijn voor vastgoed- en facility managementprocessen, zoals financiële data (bijv. kostenplaatsen en grootboekrekeningen) en personeelsdata (bijv. unieke ID-codes en contactgegevens). Daarnaast bieden gespecialiseerde leveranciers speciale oplossingen, zoals sensortechnologie, indoornavigatie of resourceplanning. Door deze systemen te gebruiken in combinatie met een IWMS kunnen processen en de gebruikerservaring worden verbeterd.
Bij deze combinatie van oplossingen ondersteunt het IWMS de data-uitwisseling en stroomlijnt het de realtime procesintegratie tussen deze (soms kritische) bedrijfstoepassingen. Dit garandeert dat iedereen over dezelfde informatie beschikt, dat processen goed verlopen en dat systemen voldoen aan specifieke automatiseringsbehoeften. Wanneer u bijvoorbeeld een ERP-systeem en een IWMS combineert, profiteert u van een snelle en kostenefficiënte implementatie , betere ondersteuning voor gebruikers en continuïteit van de kernactiviteiten binnen uw organisatie.
Als u ervoor kiest om uw ERP-software niet te integreren met uw IWMS, loopt u mogelijk waardevolle inzichten mis, bijvoorbeeld door datasilo's die het lastig maken om informatie met belangrijke belanghebbenden te delen. Wanneer u echter beide oplossingen integreert, kunt u goed geïnformeerde beslissingen nemen op basis van realtime informatie en zullen de bedrijfsprestaties verbeteren.
Kortom, een IWMS helpt organisaties om hun vastgoed- en facility managementprocessen te stroomlijnen. Afhankelijk van uw bedrijfsdoelen, kunt u beginnen met één module en vervolgens de oplossing uitbreiden of direct meerdere vastgoed- en facility managementprocessen combineren in één platform dat naadloos kan worden geïntegreerd met andere essentiële IT-oplossingen. Voordat u in een IWMS investeert, is het belangrijk dat u de doelen en behoeften van uw organisatie in kaart brengt. Dit helpt u om de juiste softwareleverancier te kiezen die niet alleen een oplossing biedt die aansluit op de doelen en behoeften van uw organisatie, maar die u ook helpt om de technologie optimaal te benutten.
Denkt u dat een IWMS een goede oplossing is om de vastgoed- en facility managementprocessen binnen uw organisatie te automatiseren? Wilt u meer weten over de belangrijkste voordelen, gebruiksscenario's en mogelijkheden van een IWMS? Lees dan ons e-book ‘Wat is een IWMS? ’.
