Het zal u niet verrassen dat het ook in het bedrijfsleven vandaag de dag draait om data. Wanneer u uw toegevoegde waarde wilt bewijzen aan het hoger management is het belangrijk om te laten zien dat uw beleid is gebaseerd op gegevens.
Ja, een Integrated Workplace Management System (IWMS) is een uitstekende manier om data te genereren en bedrijfsprocessen te optimaliseren. Maar het heeft geen zin om data te verzamelen, wanneer u deze gegevens niet volledig begrijpt of niet om kunt zetten in actie. U heeft niet alle gegevens van de wereld nodig, u heeft enkel de juiste gegevens nodig. De vraag is dus, hoe kunt u de 'juiste’ data verzamelen en hoe kunt u deze gegevens helder rapporteren aan uw leidinggevenden? Hieronder drie stappen die ik essentieel acht in dit proces.
Het doel van dataverzameling zou moeten zijn om: 1) die data te verzamelen die nodig zijn om uw afdeling te sturen, 2) een context te creëren die het mogelijk maakt deze data goed te interpreteren en 3) aan te tonen dat vastgoed- en facility management daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. Wat voor soort informatie heeft u nodig om dit te realiseren? Waarover wilt u rapporteren? Helder voor ogen hebben op welke informatie u wilt sturen helpt u te focussen op die bedrijfsprocessen die helpen om deze informatie gaandeweg te verzamelen.
Laat u niet verleiden om zomaar iets te rapporteren, enkel omdat uw systemen dat nu eenmaal goed kunnen. Verspil uw tijd niet aan data die u niet nodig heeft. Stel, in plaats daarvan, de tegenovergestelde vraag: 'Wat is de beste manier om de informatie die ik nodig heb te verzamelen in een gebruiksvriendelijk systeem?' Hoe eenvoudiger het systeem te gebruiken is voor eindgebruikers, des te beter is over het algemeen de kwaliteit van de data die het bevat.
Denk aan de data die verzameld worden bij het aanmaken van een melding. Wat vraagt u aan de medewerker die een melding indient? En wat verwacht u in dit proces van een field engineer? Zijn formulieren in en interfaces van uw systemen zo ontworpen dat ze gebruikersvriendelijk en efficiënt zijn? Of maken ze uw medewerkers 'formulieren moe' en gaan ze standaardantwoorden ingeven die u niet helpen bij het nemen van beslissingen? Kunnen data eventueel automatisch worden verzameld via sensoren, GPS of andere technologie?
Voor het ontwerp van een gebruiksvriendelijke softwareoplossing en daarmee het verkrijgen van data van hoge kwaliteit, is het van essentieel belang dat u de tijd neemt om de perspectieven van verschillende stakeholders mee te nemen. Wees duidelijk over de voordelen voor alle betrokkenen; zorg ervoor dat medewerkers begrijpen waarom ze gevraagd worden om bepaalde formulieren in te vullen, en waarom het belangrijk is voor zowel de organisatie als voor henzelf dat de informatie die ze verstrekken correct en volledig is. Softwarearchitecten kunnen ondersteunen in het ontwerpen van efficiëntere gebruikersinterfaces en bedrijfs- en automatiseringsprocessen die die data verzamelen waar leidinggevenden naar op zoek zijn.
Wanneer u eenmaal de juiste data heeft verkregen en ervoor heeft gezorgd dat uw meetwaarden in lijn zijn met de organisatiedoelstellingen, bent u een stap dichterbij besluitvorming die is gebaseerd op data. Het weergeven van data in heldere, bruikbare rapportages is de volgende stap. Maar wat definieert een 'goed' rapport?
Het uitgangspunt is dat een goed – op data gebaseerd – rapport enkel relevante gegevens toont, en dat deze gegevens op een duidelijke, visuele manier worden weergegeven. Gebruik de terminologie van uw organisatie om toelichting te geven op dat wat gerapporteerd wordt en houdt grafieken en tabellen eenvoudig. Het is van belang dat in één oogopslag duidelijk is wat het verband is tussen deze grafieken en tabellen en de overige gegevens in het rapport. Wanneer medewerkers van een andere afdeling het rapport onder ogen krijgen, moeten ze begrijpen wat de data beschrijven en wat het verband is tussen de verschillende datavelden. Kortom, een goed op data gebaseerd rapport vertelt een verhaal dat helder en logisch overkomt bij het beoogde publiek .
Hoewel het rapporteren over meetwaarden en KPI's van essentieel belang is voor het runnen van de dagelijkse operatie, willen veel vastgoed- en facility managers een stap verder gaan en dieper in de data duiken. Hier komt analytics goed van pas.
Space managers zijn vaak bijzonder geïnteresseerd in bezettingsgraadverhoudingen, bijvoorbeeld om te begrijpen hoe kantoorruimte daadwerkelijk wordt gebruikt . Als we aan de oppervlakte van de data blijven, zien we de statistieken of trends per afdeling voor wat betreft bezettingsgraden, maar een data georiënteerde organisatie zal verder kijken. Waarom lijkt er een specifieke voorkeur te zijn voor bepaalde vergaderzalen, terwijl anderen nauwelijks worden gebruikt? Hoe zeker zijn we ervan dat onze data ‘de waarheid’ vertellen?
Maintenance managers hebben meestal een goed begrip van hoe ze hun onderhoudsbudgetten besteden, maar hebben soms moeite met het vinden van informatie over hoe efficiënt hun teams werken. Analytics kan hen op twee manieren helpen: ten eerste om te begrijpen dat wanneer data 'ruis' bevat, dat vaak het resultaat is van ineffectieve bedrijfsprocessen die ruimte bieden voor verbetering; en ten tweede om onderzoek te doen naar hun vermogen om organisatiedoelstellingen met betrekking tot de werkplek te ondersteunen.
Goed doordachte bedrijfsprocessen geïmplementeerd in een gebruiksvriendelijk IWMS-systeem kunnen een bron zijn van kwalitatief hoogwaardige gegevens. Gecombineerd met analytics biedt dit de kans om daadwerkelijk te begrijpen wat u dacht te weten, en dingen te ontdekken die u voorheen nog niet wist.
