Op uw route naar geoptimaliseerd space management is het een vereiste dat u de Space-ID van iedere ruimte heeft geïdentificeerd, zoals uitgelegd in mijn vorige blog. Het koppelen van de gegevens over ruimten aan uw Space-ID is slechts het begin. U moet op zijn minst rekening houden met enkele belangrijke elementen van space management. Door dat te doen, kunt u beoordelen of u geen belangrijke aspecten bent vergeten die nodig zijn om een goede strategie voor space management op te kunnen stellen. Met als uiteindelijk doel om de werkervaring van medewerkers te optimaliseren en kosten te besparen. In deze blog ga ik uitgebreider in op een van deze belangrijke elementen: ruimtebezetting versus -gebruik.
Wanneer we het hebben over ruimtebezetting, bedoelen we de hoeveelheid ruimte in een ruimteportefeuille die is toegewezen aan specifieke afdelingen afgezet tegen de capaciteit. Als een ruimteportefeuille bijvoorbeeld een capaciteit van 900 werkruimten heeft en 720 bezet zijn door allocatie, leert een snelle berekening dat de bezettingsgraad van de ruimte 80% is.
Deze eenvoudige meetwaarde voor het meten van werkruimten vertelt u echter niets over uw werkelijke ruimtecapaciteit; u heeft immers geen antwoord op de vraag of uw ruimten daadwerkelijk worden gebruikt. In werkelijkheid zijn ruimten zelden de hele dag bezet. Ruimtebezetting op basis van ruimteallocatie biedt u daarom uiteindelijk niet de informatie die u nodig heeft om uw strategie voor space management uit te voeren.
Ruimtegebruik verwijst naar hoe vaak en hoe lang een ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Onderbenutting van ruimten blijft voor veel organisaties een reëel probleem. Studie na studie, inclusief JLL's 'Occupancy Benchmarking Guide 2017', heeft aangetoond dat kantoorruimten doorgaans tussen de 60% en 70% van de tijd worden gebruikt. Dit betekent dat de meeste organisaties onnodig geld uitgeven aan diensten, schoonmaak en het verwarmen of verkoelen van ruimten die 40% van de tijd leeg zijn.
Onderbenutting is niet het enige probleem. Ook het gebruikmaken van ruimten voor een ander doel dan waarvoor ze dienen, komt vaak voor. Denk bijvoorbeeld aan twee medewerkers die een grote vergaderruimte gebruiken voor een kort gesprek om een taakverdeling te bespreken, terwijl hierdoor op hetzelfde moment een teamvergadering moet plaatsvinden in een kleinere ruimte die het vereiste aantal stoelen mist.
Niet alleen inzicht hebben in hoe vaak en hoe lang een ruimte wordt gebruikt, maar ook over door hoeveel mensen en met welk doel, helpt Faciliy en Space Managers om de werkelijke ruimtebehoefte in kaart te brengen en hierop te anticiperen.
Ruimtebezetting en ruimtegebruik zijn een verzameling gegevens die samen geanalyseerd moeten worden om Facility and Space Managers een totaalbeeld te geven.
U kunt pas echt meer inzicht krijgen in het daadwerkelijke gebruik van uw ruimten door realtime ruimtebezetting te meten. Dit is ruimtebezetting die niet alleen is gebaseerd op ruimteallocatie, maar ook op daadwerkelijk ruimtegebruik. Hierdoor heeft u op elk moment van de dag inzicht in hoeveel ruimte beschikbaar is. Een succesvolle manier om dat te doen, is door sensoren te gebruiken die meten of een werk- of vergaderruimte wel of niet is bezet.
Dit is vooral relevant wanneer u een reserveringssysteem heeft waarmee uw medewerkers hun eigen werkplekken en vergaderruimten kunnen boeken. Als iemand een vergaderruimte boekt, betekent dit namelijk niet per se dat deze vergaderruimte ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Als er sensoren aanwezig zijn die kunnen detecteren of de ruimte onbenut blijft, kunt u besluiten om deze na een bepaalde periode automatisch vrij te geven om de benutting van de ruimte te vergroten.
Deze gegevens helpen Facility en Space Managers betere beslissingen te nemen over hoe ze zowel de werkervaring kunnen verbeteren als kosten kunnen besparen. Aan de ene kant helpt het om medewerkers efficiënter gebruik te laten maken van de bestaande hoeveelheid ruimte. Aan de andere kant geeft het u inzicht in of uw bestaande ruimten nog steeds voldoen aan de behoeften van uw organisatie.
Als u ziet dat een specifieke werk- of vergaderruimte bijna nooit of door minder mensen wordt gebruikt dan waarvoor het is bedoeld, kunt u zich afvragen of u de vloeroppervlakte niet op een andere manier zou kunnen benutten. Misschien mist u bepaalde soorten ruimten, terwijl u andere soorten ruimte opnieuw kunt inrichten voor andere doeleinden. Ruimtegegevens kunnen voor u de trigger zijn om dit soort vragen te stellen.
