"Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, uitlijnen volstaat." Dit citaat is van toepassing op facility management-software, maar is vooral relevant voor facilitaire service providers die moeten kiezen tussen het ontwikkelen van een maatwerkoplossing of de aanschaf van een standaard softwaresysteem om aan al hun specifieke eisen te voldoen.
De bedrijfsactiviteiten van facilitaire service providers stellen uitgebreide en zeer specifieke eisen aan een softwareoplossing. De software moet ondersteuning bieden voor het plannen en toewijzen van werkzaamheden, het gebruik van mobiele oplossingen voor de buitendienst, de naleving van veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, het beheer van onderaannemers, inkoopbeheer, monitoring van klantcontracten, en integratie met financiële systemen voor facturatie.
Helaas zijn er maar weinig oplossingen die al deze functionaliteiten bieden in één softwaresysteem. Veel facilitaire service providers gebruiken een Integrated Workplace Management System (IWMS) ter ondersteuning van hun kernactiviteiten, hoewel dit soort oplossingen eigenlijk is bedoeld voor eigenaren en gebruikers van vastgoed. Er zijn ook ERP-leveranciers die facility management-functionaliteit hebben toegevoegd aan hun Enterprise Resource Planning-systeem (ERP). Organisaties die hebben geprobeerd om hun ERP-software aan te passen en in te zetten voor facility management zien in onze ervaring bijna altijd dat medewerkers uiteindelijk 'schaduwsystemen' creëren – bijvoorbeeld in Microsoft® Excel – om de ontbrekende functionaliteit die ze nodig hebben voor hun dagelijkse activiteiten aan te vullen.
Sommige service providers besluiten om zelf een softwareoplossing te ontwikkelen om aan hun specifieke behoeften te voldoen. Door de organisatie te voorzien van een systeem op maat kunnen de afzonderlijke processen voor verschillende activiteiten behouden blijven. Dit heeft zeker voordelen, maar brengt ook veel kosten met zich mee voor de benodige IT-resources, zoals programmeurs, systeembeheer, IT-hardware en vooral ook voor het onderhoud.
Dan is er natuurlijk nog Planon Universe for Service Providers, een geïntegreerd klant- en contractgericht softwareplatform – vergelijkbaar met een IWMS – dat alle functionaliteit biedt die nodig is om te voldoen aan de specifieke vereisten van facilitaire service providers, en bovendien voordelen biedt als continue toevoeging van nieuwe functionaliteit en het kunnen uitbesteden van applicatiebeheer. Service providers hoeven het ‘software-wiel’ dus niet opnieuw uit te vinden en kunnen het bestaande wiel eenvoudig laten uitlijnen, zodat de oplossing draait conform de behoeften van de organisatie en haar gebruikers.
Belangrijke uitgangspunten bij de keuze voor een softwareoplossing zijn de organisatiedoelstellingen voor de lange termijn en de hoeveelheid geld en tijd die u kunt en wilt investeren. Daarnaast kunt u ook de volgende vragen mee laten wegen:
Het uitbesteden van zaken die niet tot de kernactiviteiten van de organisatie behoren, is vaak veel goedkoper en efficiënter en levert bovendien een betere kwaliteit op, dan alles in eigen beheer te houden. Waarom zou dit niet ook gelden voor FM-software? Specifieke facility management-software voor service providers kan hier het verschil maken. Onze oplossing, Planon Universe for Service Providers, is een geïntegreerd softwareplatform dat de planning, de uitvoering, de monitoring en de facturatie van uw dienstverlening efficiënter, transparanter en beter schaalbaar maakt. Dit toekomstbestendige platform – met een contractgerichte aanpak – waarborgt operationele efficiëntie, levert meer toegevoegde waarde op voor klanten en maakt bedrijfsinnovatie mogelijk. Deze aanpak helpt om te voldoen aan de verwachtingen van de klant.
Wilt u meer weten over de rol van technologie en data in outsourcing? Planon heeft een onlangs Europees marktonderzoek naar dit onderwerp laten uitvoeren. Bekijk onze video’s voor meer van dit soort inzichten afkomstig uit het marktonderzoek.
