Vanaf 1 januari 2019 geldt de nieuwe wet- en regelgeving voor lease accounting van de Financial Accounting Standards Board (FASB) en International Accounting Standard Board (IASB). Hierdoor moet nu worden voldaan aan de nieuwe standaarden, respectievelijk ASC 842 en IFRS 16. In deze blog deel ik de belangrijke veranderingen wat betreft lease accounting en licht ik de bijbehorende terminologie toe.
Beursgenoteerde bedrijven zijn met ingang van 1 januari 2019 verplicht om al hun leasecontracten met een contractperiode van langer dan één jaar op te nemen op de balans.
Dit is een maatregel tegen een offensieve strategie van sale-and-lease-back, ook wel bekend als ‘off-balance financing’, waarmee organisaties geld konden vrijmaken voor het primaire proces, omdat panden die werden gehuurd – in tegenstelling tot panden die in eigen bezit waren – niet op de balans hoefden te worden vermeld. Deze strategie werd met name in de jaren ‘90 en het begin van de jaren ‘00 door veel organisaties toegepast. Om de financiële transparantie te vergroten in de leaseadministratie, zijn de nieuwe standaarden ontwikkeld.
Tot 1 januari 2019 werden verplichtingen van operationele leases niet opgenomen in de balans, maar alleen vermeld in de voetnoten van de financiële overzichten van een organisatie.
Een operationele lease werd alleen opgevoerd onder de operationele uitgaven, op basis van lineaire afschrijvingen. Een financiële lease is een gekapitaliseerde verplichting/gebruiksrecht die wel op de balans werd vermeld. Dit had directe gevolgen voor de winst-en-verliesrekening.
Sommige organisaties kozen ervoor het vastgoed in eigendom te hebben en op de balans op te nemen, terwijl anderen hun vastgoed en bedrijfsmiddelen liever huurden in de vorm van een operationele lease die niet op de balans werd vermeld.
Accountants hebben jaren hun bedenkingen geuit over deze methode van lease accounting. Hoe realistisch zijn de financiële overzichten op de balans wanneer vastgoed of een bedrijfsmiddel in eigen bezit dat wel op de balans staat, binnen een paar maanden kan worden verkocht, terwijl een overeenkomst voor een operationele lease die buiten de balans wordt gehouden, een meerjarige schuldenpost kan vertegenwoordigen?
De Financial Accounting Standards Board (FASB) en de verwante International Accounting Standards Board (IASB) – die allebei de bevoegdheid hebben om standaarden te creëren en organisaties hieraan te houden – zijn ervan overtuigd dat de daadwerkelijke leaseverplichtingen op een uniforme manier moesten worden weergegeven voor gebruikers van de financiële overzichten.
Sinds 2006 hebben de FASB en de IASB de relevante hoofdstukken ASC 840 en IAS 17 over lease accounting opnieuw onder de loep genomen. Door af te stappen van de “oude” boekhoudkundige methoden voor off-balance financing van leases en organisaties te verplichten leases op de balans op te nemen, wordt de financiële transparantie vergroot.
Vanaf 2019 zijn ASC 842 (de vervanger van ASC 840) en IFRS 16 (de vervanger van IAS 17) de boekhoudkundige standaarden waaraan moet worden voldaan en gelden ze met terugwerkende kracht voor de verslaglegging vanaf 2017. Het is inmiddels duidelijk dat de invoering van IFRS 16 grote rapportagegevolgen heeft voor ondernemingen met veel off balance contracten, zoals leasecontracten.
De vereiste inbreng van veel afdelingen heeft een enorme impact gehad op de tijdige en accurate implementatie van IFRS 16 die bij veel organisaties zes tot negen maanden in beslag heeft genomen. Zonder de juiste gegevens over vastgoed- en leasecontracten was een conforme en kostenefficiënte implementatie van deze nieuwe standaard vanaf januari 2019 eenvoudigweg niet mogelijk.
Het antwoord ligt in het combineren van een Integrated Workplace Management System (IWMS) en IFRS 16 compliancy in één systeem. Waarom? In een vorige blog lichtte mijn collega David Stillebroer, Director Product Management, de belangrijkste organisatorische voordelen toe.
