Point solutions of een geïntegreerde oplossing, moet ik nog kiezen?

Veel organisaties worstelen met het bepalen van de juiste IT-strategie en het kiezen van een toekomstbestendige softwareoplossing voor vastgoedbeheer en facility management. Twee populaire opties zijn het implementeren van één geïntegreerde oplossing – zoals een IWMS – of een combinatie van één of meer point solutions, ook wel een ‘best-of-breed’-strategie genoemd. In deze blog behandel ik de verschillen tussen deze twee opties. Daarnaast wil ik een belangrijke vraag bespreken: is het tegenwoordig nog wel nodig om te kiezen tussen één van de twee strategieën?

De continu toenemende focus op ‘operational excellence’ en het meetbaar creëren van toegevoegde waarde heeft ertoe geleid dat de inzet van ondersteunende softwareoplossingen voor vastgoedbeheer en facility management gemeengoed is geworden. De business case voor dit soort softwareoplossingen is vaak gebaseerd op het transparant maken van het vastgoedportfolio, efficiënter inrichten van bedrijfsprocessen, reduceren van kosten, verhogen van de interne klanttevredenheid en voldoen aan wet- en regelgeving.

Toch vinden veel organisaties het lastig om een keuze te maken voor de juiste, passende softwareoplossing, getuige het feit dat lang niet alle software-implementaties de verwachte resultaten opleveren. De redenen voor het niet behalen van de gewenste resultaten zijn zeer divers, maar laten doorgaans wel een aantal overeenkomsten zien:

• Te hoge verwachtingen vooraf
• Onderschatting van de benodigde tijd en inspanningen die gemoeid zijn met de implementatie en het bijbehorende verandermanagement
• De onverwachte complexiteit van zowel de technologie als de operationele exploitatie.

Wat zijn de verschillen?

Helaas maakt het brede aanbod van softwareoplossingen de keuze niet gemakkelijker. Een grote hoeveelheid leveranciers biedt een breed scala aan softwareoplossingen met labels als IWMS, CAFM, CMMS, FMIS, Service Management software en Asset Management software.

E-book

Real estate management: ERP versus IWMS

Neem weloverwogen beslissingen met ons e-book over ERP en IWMS voor vastgoedmanagement.

Meer lezen

Maar wat zijn nu de verschillen tussen al deze softwareoplossingen? Een belangrijk verschil tussen de twee opties is de typologie van een oplossing: een point solution of een geïntegreerde oplossing. Ik zal dit kort uitleggen door de sterke en zwakke punten van beide oplossingen toe te lichten.

Point solutions: sterke en zwakke punten

Point solutions en geïntegreerde oplossingen hebben elk hun eigen voor- en nadelen. Point solutions zijn over het algemeen ontworpen om één specifiek probleem te adresseren. Vanwege deze specialisatie en focus zijn point solutions kampioenen in hun specifieke gebied van functionaliteit. Voorbeelden van point solutions binnen het facilitaire domein zijn: software voor het beheer van vergaderzalen, oplossingen voor het ondersteunen van helpdesk-processen en software voor ruimtebeheer of onderhoudsplanningen.

De kracht van een point solution is tegelijkertijd ook haar zwakte: de software lost slechts één specifiek probleem op. Voor het oplossen van meerdere problemen moeten dus verschillende point solutions worden geselecteerd en geïmplementeerd. Gemeenschappelijke gegevens moeten worden uitgewisseld tussen deze verschillende point solutions, wat leidt tot meer complexiteit, potentiële inconsistentie van data en verhoogde bedrijfsrisico’s, doordat processen niet op elkaar zijn aangesloten.

Geïntegreerde oplossingen: sterke en zwakke punten

Geïntegreerde oplossingen zijn ontworpen om verschillende vastgoedbeheer en facility managementprocessen te ondersteunen vanuit één softwareoplossing die gebruik maakt van één centrale database. Indien u kiest voor een geïntegreerde oplossing hoeft u slechts één oplossing aan te schaffen en te implementeren. Dit resulteert in consistente data die slechts één keer wordt opgeslagen, standaardkoppelingen tussen verschillende bedrijfsprocessen en eenvoudige proces overstijgende rapportages. Een geïntegreerde oplossing ondersteunt normaal gesproken meerdere processen in vastgoedbeheer, ruimte- en werkplekbeheer, asset- en onderhoudsbeheer, integraal servicemanagement en duurzaamheid.

De implementatie van een geïntegreerde oplossing heeft meer voeten in de aarde dan de implementatie van een point solution en de kans bestaat altijd dat enkele zeer specifieke functionaliteiten ontbreken. Echter, de potentiële complexiteit van de uitwisseling van gegevens tussen verschillende processen wordt voorkomen.

Is het echt nodig om te kiezen?

U weet nu iets meer over de verschillen tussen een point solution en een geïntegreerde oplossing. Maar hoe kunt u deze informatie gebruiken om het IT-landschap voor uw vastgoedbeheer en facility management vorm te geven? Vijf jaar geleden zou u het advies hebben gekregen om te kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing die aan zoveel mogelijk functionele vereisten voldoet, of een aantal point solutions aan te schaffen die samen de best mogelijke oplossing vormen voor alle vereisten. Tegenwoordig kijken we hier anders tegen aan. Een voorbeeld: de vastgoedmarkt wordt momenteel geconfronteerd met velerlei technologische innovaties, zogenaamde PropTech solutions. Deze duiden op een fundamentele verschuiving naar digitalisering van gebouwen en bieden zeer specifieke functionaliteit voor specifieke uitdagingen. Ze bieden daarbij een goede gebruikerservaring en zijn steeds gemakkelijker te gebruiken en te vervangen.

Zodoende komen we langzaam tot het besef dat het niet langer een kwestie is van of, maar van en, en moeten we point solutions zien als aanvulling op geïntegreerde oplossingen. Volgens deze nieuwe visie moet u voor het toekomstbestendig maken van uw vastgoedbeheer en facility management een IWMS gebruiken als open applicatieplatform waarop PropTech-oplossingen naadloos kunnen worden aangesloten. Een belangrijke voorwaarde is wel dat een IWMS in staat is om die nieuwe technologieën ook daadwerkelijk te integreren en te benutten. Als dat het geval is, functioneert een IWMS-platform werkelijk als centrale databron voor vastgoed- en facility managementprofessionals bij het uitvoeren van hun beheertaken. Deze combinatie biedt bedrijfsbrede oplossingen en waarborgt de kwaliteit en consistentie van data op basis van een ‘single-source-of-truth’, waarin ook data afkomstig van gespecialiseerde applicaties en lokale gebouwtechnologie zijn geregistreerd. Op die manier gaan een geïntegreerde oplossing en point solutions hand in hand.

Wilt u meer weten?

In deze blog bespreekt mijn collega Geert-Jan Blom verschillende invalshoeken om te overwegen bij het kiezen van de juiste IT-strategie voor vastgoed en facility management. Alvast een tipje van de sluier: een open applicatieplatform biedt een duurzame oplossing. Verder heeft Planon samen met Verdantix een interessant webinar over dit onderwerp georganiseerd, genaamd ‘IT-strategieën voor vastgoed- en facility management’. Bekijk de opname van dit webinar om een compleet beeld te krijgen van de meest gangbare IT-strategieën voor vastgoedbeheer en facility management van dit moment.