Onze wereld verandert snel. Nu de technologische ontwikkelingen in snel tempo elkaar opvolgen, is de uitdaging hoe het groeiende aantal apparaten, informatie en beschikbare technologieën het best kan worden beheerd. Alle informatie op één plek samenvoegen zou de oplossing kunnen zijn. Dat is waar een Integrated Workplace Management System (IWMS) kan helpen.
Een IWMS wordt gebruikt door afdelingen Real Estate en Facility Management die informatie op één plek verzamelen en daarmee efficiëntie, transparantie, flexibiliteit en klanttevredenheid willen bereiken. Een van de meest gestelde vragen die we horen van organisaties die geïnteresseerd zijn in de IWMS-oplossing van Planon is: 'Hoe krijgen we het succesvol geïmplementeerd?' In deze blog deel ik vier tips met u om uw IWMS-implementatie te optimaliseren.
Een IWMS-implementatie is een veranderingsproces gericht op het creëren van waarde voor de organisatie. Dit gaat veel verder dan de introductie van slechts een informatiesysteem. Het succes van een veranderingsproject, zoals een IWMS-implementatie, hangt in grote mate af van een goede voorbereiding en het juiste niveau van focus.
Hoewel tijd en geld belangrijk zijn, zijn dit niet de enige succesfactoren. Een succesvolle IWMS-implementatie leidt tot organisatorische verbeteringen, en dit impliceert fundamentele onderliggende veranderingen. De implementatie van een IWMS vraagt een investering en is meer dan alleen de implementatie van software. Naast aandacht voor het systeem, moet u aandacht besteden aan vier belangrijke pijlers binnen uw organisatie: de structuur, de cultuur, de mensen en de systemen. Deze vier pijlers beïnvloeden elkaar voortdurend. Een verandering in één van deze pijlers vraagt ook aandacht voor de andere drie, zodat de juiste balans wordt gecreëerd.
Er zijn veel uitdagingen voor internationale bedrijven bij het beslissen om een IWMS-implementatie uit te voeren. Dit soort projecten omvat vaak vele gebouwen, in meerdere landen. Daarmee voegen culturen, specifieke wetgevingen en lokale zakelijke gebruiken fundamentele uitdagingen aan het project toe. Goed projectmanagement kan in dit soort projecten het verschil maken. Zorg ervoor dat u één persoon of groep verantwoordelijk maakt voor het budget, de tijd en die grip houdt op de reikwijdte van het project. De projectmanager(s) moeten de belangrijkste stakeholders identificeren. Dit kunnen werknemers, managers, klanten, partners en eindgebruikers zijn. Naast het definiëren van wie de stakeholders zijn, moeten hun behoeften worden verduidelijkt. En om prioriteiten te stellen in deze behoeften, is het noodzakelijk om ze in volgorde van belangrijkheid te rangschikken.
De voordelen van een IWMS zijn aanzienlijk in termen van kostentransparantie, efficiëntie, kostenreductie, procesefficiëntie en efficiëntie op de werkplek. Succes in een project als dit kan worden opgehangen aan goed verandermanagement, daarom is het aanstellen van een verandermanager vaak een goed idee. De verandermanager zal ervoor moeten zorgen dat voldoende aandacht wordt besteed aan alle te beïnvloeden factoren en door middel van effectieve communicatie ervoor zorgen dat alle partijen zich opgenomen en geïnformeerd voelen. Door dit te doen, is het veel waarschijnlijker dat de introductie van een IWMS volledig wordt omarmd en uiteindelijk succesvoller zal zijn.
Volgens de nieuwste Verdantix Buyers Guide belooft het 'I' van 'Integrated' in IWMS een hoge potentiële waarde, maar het wordt soms over het hoofd gezien. We hebben IWMS-implementaties op ‘geisoleerde’ -manieren gezien, wat heeft geleid tot een gebrek aan gegevensuitwisseling en een vermindering van de voordelen.
Een typisch voorbeeld hiervan is onderhoud en beheer van vastgoedportefeuilles. Onderhoudsmanagers krijgen vaak geen toegang tot leasecontractgegevens. Veel van deze contracten beschrijven echter de verplichting van de verhuurder om bepaalde onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw uit te voeren. Wanneer deze verplichtingen niet nauwkeurig worden weergegeven voor asset- en onderhoudsbeheer, zullen veel organisaties dat onderhoud zelf doen (of uitbesteden), en er effectief twee keer voor betalen. De manier om dit op te lossen is door zoveel mogelijk informatie transparant en toegankelijk te maken voor gebruikers buiten uw eigen afdeling.
Planons Integrated Workplace Management System combineert innovatieve softwareoplossingen met beproefde best practices en professionele services. Onze professionele diensten omvatten een standaard implementatiemethode met diensten zoals projectbeheer, configuratie en fine-tuning. Vraag een demo van onze oplossing aan voor meer informatie.
