Als Implementation Consultant bij Planon ben ik verantwoordelijk voor de implementatie van Planons software bij onze klanten. Om een succesvolle implementatie te garanderen en onze klanten optimaal gebruik te laten maken van onze software, is het mijn taak om hen te adviseren en te begeleiden bij een aantal best practices. Natuurlijk is het wel aan de klant om hier beslissingen over te maken. Om een project soepel te laten verlopen en daarmee ook de implementatie van space managementsoftware, adviseer ik om enkele vragen te beantwoorden voorafgaand aan de implementatie.
Ik denk dat wanneer u een duidelijk antwoord heeft op deze vragen, dit u kan helpen om van uw implementatieproject een succes te maken.
De meeste vragen die ik stel tijdens een imlementatieproject beginnen met 'waarom'. En de belangrijkste vraag die ik stel is 'Waarom wilt u eigenlijk software voor ruimtebeheer?'. Het is voor mij als Implementation Consultant namelijk erg belangrijk om uw drijfveren en prioriteiten te begrijpen.
Een essentieel onderdeel voor uw organisatie is een werkplekstrategie. Een werkplekstrategie stelt u in staat om duidelijke doelen en doelstellingen te stellen, zowel op korte als op lange termijn. Het definiëren van de strategie helpt bij de afstemming van processen binnen uw organisatie. Bovendien wordt het voor mij een stuk eenvoudiger om uw doelstellingen te begrijpen en u te helpen deze te bereiken.
Deze doelstellingen moeten niet op zichzelf staan, maar zijn idealiter afgeleid van uw bedrijfsstrategie. Als uw organisatie bijvoorbeeld kosten wil besparen, moet uw focus liggen op het analyseren van ruimtegebruik om ruimten efficiënter te gebruiken of mogelijk van de hand te doen. Als uw organisatie echter groeit, moet u aan de hand van de organisatiebehoefte analyseren hoe u de huidige ruimte het beste kunt benutten of het aantal ruimten kunt uitbreiden.
Er zijn veel gegevens over ruimten die om verschillende redenen relevant zijn. Want hoe kunt u het hebben over ruimtebezetting als u niet weet waar zich welke ruimte bevindt? Hoe kunt u kosten doorbelasten als u niet weet welke afdeling van welke ruimten gebruikmaakt? Daarom is het op orde hebben van de basics van space management van fundamenteel belang voor allerlei soorten bedijfsprocessen.
Op zijn minst zou inzicht moeten hebben in basale informatie zoals kamernummers en -namen. Bij organisaties die geen gebruikmaken van een centrale oplossing, staan deze gegevens meestal op verschillende locaties opgeslagen, in verschillende formaten zoals Excelsheets en Powerpoint of staan ze in meerdere, losse systemen. Bij het begin van implementatie van space managementsoftware, is het erg belangrijk om te weten waar al deze gegevens te vinden zijn. De vraag die hier meestal op volgt, is 'hoe gestandaardiseerd zijn de gegevens over space management?’.
Neem een eenvoudig voorbeeld: in de Verenigde Staten wordt een ander nummeringsysteem gehanteerd voor verdiepingen dan in Europa. Zo verwijst de eerste verdieping in een pand in de VS meestal naar een andere verdieping in een pand in Europa. Hoewel de waarden hetzelfde kunnen zijn (bijvoorbeeld ruimte 1.12), betekenen ze misschien niet hetzelfde.
U moet zich ook afvragen of de gegevens die u nu verzamelt nog wel relevant zijn. Dragen ze wel echt bij aan het bereiken van uw doelen? Zo is het niet relevant om te weten wat de kleuren van de muren zijn in bepaalde ruimten, als u het gebruik ervan wilt analyseren. Is de verhouding tussen enerzijds het verzamelen en bijhouden van deze gegevens en anderzijds het ondervinden van de voordelen in balans?
Hetzelfde geldt voor uw rapportages: voegt dat ene Excelrapport dat u al vele jaren gebruikt wel echt waarde toe? Misschien is een ander format of een andere methode, zoals een dashboard, wel een beter alternatief. Vraag uzelf af wat voor soort gegevens en rapportages relevant zijn om uw doelen te bereiken. Mijn advies is om het simpel te houden en te werken aan het standaardiseren van uw gegevens. Zorg dat de basis staat en bouw vanuit daar verder.
Veel organisaties hebben inzicht in de manier waarop ze werken of hebben een idee van de manier waarop ze dat in de toekomst willen doen. Niet elke organisatie heeft echter een duidelijk proces gedefinieerd over hoe om te gaan met hun ruimten, bijvoorbeeld in het doorbelasten van kosten. Belast u kosten door op basis van de grootte van een ruimte of op basis van allocatie? Duidelijkheid over uw processen is noodzakelijk voordat een implementatieproject kan starten.
Vergeet niet dat zelfs wanneer een organisatie al een proces heeft gedefinieerd, dit niet altijd betekent dat mensen dit proces ook volgen. Definieer daarom niet alleen een proces, maar zorg er ook voor dat het goed wordt gevolgd en begrepen. Durf ten slotte ook de status-quo in twijfel te trekken. Is de manier waarop u op dit moment met uw processen omgaat nog steeds de juiste? Of is het slechts de manier waarop u het al jaren doet?
Vooral op het gebied van space management, dat in de loop der jaren zo sterk is veranderd door de introductie van onderwerpen als agile en activity-based werken. Misschien is dit wel het perfecte moment om uw processen te herzien en aan te passen.
Wanneer u een implementatieproces start, zorg er dan voor dat u dit communiceert met uw interne stakeholders. Niet alleen de mensen die waardevolle feedback geven, maar ook de eindgebruikers van de tools die gebruikmaken van gegevens over ruimten. Denk aan een room booking panel of een app voor het vinden van een werkplek. Door uw medewerkers vanaf het allereerste begin enthousiast te maken over het project waaraan u werkt en hen te laten zien wat de echte voordelen zijn van de implementatie van ruimtebeheersoftware (ook voor henzelf), zorgt u ervoor dat uw project in de hele organisatie wordt ondersteund. Dat helpt om weerstand te beperken.
Ik hoop dat deze vragen u helpen om uw space management verder te optimaliseren. Wilt u meer weten over effectief space management? Dan raad ik u aan om het webinar te bekijken dat we onlangs samen met Verdantix organiseerden of om ons white paper te downloaden.
