Stellenangebot

Management Assistant

Management Assistant

At Planon, we are looking for an organized and proactive Facilities & Administration professional to ensure the smooth day-to-day functioning of the office. The role will manage workplace operations, facilities, vendors, health & safety, office activities, and administrative requirements while ensuring a positive and well-maintained work environment.

What you’ll do

  • Manage day-to-day office administration and facilities operations, including housekeeping, security, maintenance, pantry, supplies, and workplace services.
  • Coordinate and manage vendors and service providers, ensuring timely service delivery and resolution of operational issues.
  • Ensure health & safety standards, workplace compliance, and emergency preparedness are maintained across the office.
  • Coordinate office events, employee activities, celebrations, and workplace initiatives to support a positive employee experience.
  • Manage administrative documentation, invoices, purchase orders, expenses, and facilities-related budgets.
  • Collaborate with HR, Finance, IT, and other internal teams on workplace requirements and proactively resolve facilities and administration-related issues.

Das bringst du mit

A company is nothing without its people. Our diverse group of employees is the beating heart of our business, and creating a well-organized, welcoming, and efficient workplace is essential to their everyday experience. To support that environment, we are looking for someone who is organized, proactive, and service-oriented, with a practical mindset and the ability to coordinate administrative and facility-related activities smoothly.

• Bachelor's degree in Business Administration or B.Com with 2 years of experience in Facilities, Administration, Office Management, or a similar role.
• Hands-on experience in facilities and workplace operations.
• Experience in vendor management, coordination, and service delivery.
• Exposure to health & safety and workplace compliance.
• Experience coordinating office events, employee activities, and workplace initiatives.
• Strong organizational, communication, problem-solving, and multitasking skills, with proficiency in MS Office, particularly Excel.

Wir bieten dir

We offer a healthy work-life balance with the flexibility of hybrid working, in a collaborative and learning-oriented environment with opportunities for continuous development. We put our people at the heart of our company and create an inspiring and safe environment that allows everyone to work, learn, live and play. You will work on challenging projects with leading clients, gaining valuable experience.

The total compensation package includes variable compensation and additional benefits.

Would you like to find out more about our benefits? Click here

Planon is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to any characteristics protected by applicable law.

We may use artificial intelligence (AI) or automated tools to support parts of our recruitment process, such as application screening and candidate assessment. These tools assist our recruiters, and final employment decisions are always made by human professionals.


Do you love building connections? So do we! Apply now!

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ein Unternehmen ist nur so stark wie seine Mitarbeitenden. Unsere vielfältige Belegschaft ist das Herzstück von Planon und der Schlüssel zu unserem gemeinsamen Erfolg. Ob beim Feiern großer und kleiner Erfolge oder durch flexible Arbeitsmodelle wie das Arbeiten von zu Hause – eine starke Unternehmenskultur hat für uns höchste Priorität. Freude, Engagement und ein positives Miteinander sind fest in unserer Arbeitsweise verankert. Sie tragen nicht nur zu unserem Erfolg bei, sondern stärken auch unsere Motivation und Widerstandskraft.

Entscheidend für die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden ist die Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen Lernkultur. Aus diesem Grund haben wir die Planon Academy ins Leben gerufen. Wir regen unsere Mitarbeitenden dazu an, Eigenverantwortung zu zeigen, ihr persönliches Wachstum zu fördern und ihr Karrierepotenzial auszuschöpfen, indem wir eine Reihe von Unterstützungsmaßnahmen und Tools einsetzen.

Unsere Führungskräfte spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Förderung von Talenten und der beruflichen Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Um sie in ihrer Rolle zu unterstützen, bieten wir ein spezielles Lernprogramm für Führungskräfte an.

Mit unserem „Healthy Hybrid Workplace“-Modell bieten wir dir die Freiheit, deine Arbeitsweise flexibel zu gestalten – im Büro oder im Homeoffice. Du hast die Möglichkeit, eigenverantwortlich und nachhaltig zu entscheiden, was für dich am besten funktioniert. Wir schätzen die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit im Büro, erkennen aber ebenso die Chancen an, die das Arbeiten von zu Hause bietet. Dein Wohlbefinden steht dabei stets im Mittelpunkt.

Unser Bewerbungsprozess besteht aus fünf Schritten:

  1. Einführungsgespräch mit einem Personalvermittler
  2. Erstes Vorstellungsgespräch
  3. Bewertung
  4. Zweites Vorstellungsgespräch
  5. Angebot

Erfahre mehr über unseren Bewerbungsprozess.

Zum einen erhältst du ein attraktives Gehalts- und Leistungspaket. Zum anderen profitieren unsere Mitarbeitenden von einer gesunden Work-Life-Balance und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Erfahre mehr über die Leistungen an deinem Standort.

Neben der Entwicklung intelligenter, nachhaltiger Gebäudemanagement-Software, die unsere Kunden auf ihrem Weg zu Netto-Null-Gebäuden unterstützt, investieren wir in die Verbesserung der Nachhaltigkeit unserer eigenen Betriebsabläufe.

Bei unseren täglichen Aktivitäten halten wir uns an nachhaltige Geschäftspraktiken. Diese Praktiken sind in unseren Unternehmenswerten und -standards verankert, die auf verschiedene Weise umgesetzt werden. Die Ziele der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung spielen bei unserer Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle, und streben eine Berichterstattung nach CSRD und GHG-Protokoll an.

Erfahre mehr über die Nachhaltigkeitsstrategie von Planon.

Wir legen Wert auf eine Arbeitskultur, die niemanden ausschließt. DEIB (Diversity, Equity, Inclusion & Belonging) ist für unser Unternehmen unverzichtbar und der Schlüssel zur Entfaltung des maximalen Potenzials unserer Mitarbeitenden und Teams. Bei allem, was wir tun, ist es unser Ziel, Barrieren abzubauen und Verbindungen zu schaffen. Wir legen Wert auf Vielfalt bei unseren Mitarbeitenden, Neueinstellungen, im Management und in der Führung. Wir rekrutieren, beschäftigen und befördern unsere Kollegen auf der Grundlage ihrer Qualitäten und Fähigkeiten und diskriminieren sie in keiner Weise.

Auch die interne Weiterbildung spielt in unserem DEIB-Programm eine große Rolle, mit internen Kursen und regelmäßigen Workshops, zum Beispiel zu Themen wie Einstellungsmanagement, Überwindung von Vorurteilen und interkulturelle Kompetenz. Aufgrund des globalen Charakters unserer Organisation und unserer Kollegen legen wir besonderen Wert auf diese Kompetenzen.

Planon hat Niederlassungen in 16 Ländern. Der Hauptsitz befindet sich in Nijmegen, Niederlande.

Du kannst gerne hier eine Initiativbewerbung einreichen. Wir werden uns so schnell wie möglich mit dir in Verbindung setzen.

Schneider Electric ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Industrietechnologie, das weltweit führendes Know-how in den Bereichen Elektrifizierung, Automatisierung und Digitalisierung für intelligente Industrien, widerstandsfähige Infrastrukturen, zukunftssichere Rechenzentren, intelligente Gebäude und intuitive Wohnungen bereitstellt.

Bei Schneider Electric und Planon gestalten wir gemeinsam die Zukunft. Als neuer Kollege oder neue Kollegin wirst du Teil einer Partnerschaft, die die Möglichkeiten intelligenter Gebäude neu definiert. Unsere Lösungen schließen die Lücke zwischen Gebäudesystemen (OT) und Geschäftsprozessen (IT) und wandeln Daten in klare, umsetzbare Erkenntnisse um. Hier kommst du ins Spiel, indem du unsere Kunden dabei unterstützt, Gebäude zu schaffen, die Innovation, betriebliche Effizienz und Nachhaltigkeit fördern.

Gemeinsam befähigen wir unsere Kunden, eine Führungsrolle zu übernehmen und zu inspirieren, indem wir Räume schaffen, die effizient und optimiert sind und sich positiv auf das Leben der Nutzenden und unseren Planeten auswirken.

Dies sind die Schritte unseres Onboarding-Prozesses:

  1. Du erhaltest ein Begrüßungsschreiben mit Informationen zu deinem ersten Arbeitstag.
  2. Deiner Vorgesetzter wird dich an deinem ersten Tag begrüßen und dir das Büro zeigen.
  3. Du holst deinen Laptop und andere Arbeitsmittel bei der IT-Abteilung ab und besuchst die Personalabteilung, um die administrativen Formalitäten abzuschließen.
  4. Du absolvierst den dreitägigen Online-Einführungskurs der Planon Academy.
  5. Nach deiner Probezeit bespricht deiner Vorgesetzter mit dir die Fortsetzung des Arbeitsvertrags.

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