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22. Juni 2017

Wie Sie ein Vertragsmanagement-Archiv einrichten

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich beschrieben, wie Sie ein strukturiertes Asset-Repository aufbauen können. Sich über Ihre Asset-bezogenen Verträge und deren Bedingungen einen Überblick zu verschaffen, ist ein zweiter wichtiger Schritt, um die Grundlagen für ein effektives Instandhaltungsmanagement zu schaffen.

FAQ - Grundlagen des Instandhaltungsmanagements

In diesem Dokument werden fünf Fragen beschrieben, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die Grundlagen für eine effektive Wartung und Instandhaltung schaffen wollen.

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Die Einrichtung Ihres Vertragsmanagement-Archivs

Wenn Sie über kein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement- Archiv verfügen, sind Sie und Ihr Unternehmen einem hohen Risiko ausgesetzt und haben keine Kontrolle über die Lieferantenverpflichtungen, die verbundenen Kosten, Vertragskündigungen oder regulatorische Compliance. Eine strukturierte Vertragserfassung hilft Ihnen dabei, Lieferanten proaktiv zu managen, vertragsbezogene Kosten und die Performance zu validieren, fristgerechte Vertragsauflösungen oder –änderungen sicherzustellen und wertvolle Informationen zur Verbesserung der Auftragsvergaberichtlinien zu erhalten. Die Einrichtung Ihres Vertragsmanagement-Archivs beginnt mit einem Inventar der Vertragskategorien, wie z. B. aktivitätsbasierte Verträge, Leistungsverträge oder Rahmenvereinbarungen, sowie der Anwendungsbereiche der Verträge, wie z. B. Wartung, Dienstleistungen, Beschaffung, Leasing oder sonstiges. Für jeden Vertrag müssen Sie eine Reihe grundlegender Daten sammeln, erfassen und pflegen, wie z. B.:

  • Interne Informationen, wie Vertragsinhaber, Abteilung und Kostenstelle.
  • Informationen zum Lieferanten, wie Unternehmensinformationen, Adresse und Kontaktperson.
  • Informationen zum Vertragsstatus, wie aktiv, in Verhandlung, zur Genehmigung oder gekündigt.
  • Datumsinformationen, wie Startdatum, Kündigung, Enddatum oder Rücktrittsoptionen.
  • Asset-Referenz, die den Vertrag mit einem oder mehreren Assets in Ihrem Asset Repository verknüpft.

Neben den grundlegenden Daten bestimmt die Vertragskategorie die nächste Ebene der Vertragsdaten und -informationen. Bei einem aktivitätsbasierten Wartungsvertrag müssen Sie Informationen über Folgendes erfassen:

  • Die einzelnen Aktivitäten, die in Auftrag gegeben werden.
  • Den Zeitpunkt und die eventuelle Häufigkeit der Aktivitäten.
  • Das assoziierte Budget für den Vertrag oder Festkosten pro Aktivität.

Da Leistungsverträge ein komplett anderes Konzept für das Outsourcen von Wartungsleistungen verfolgen, muss diese Vertragsart verschiedene Arten von Daten und Informationen enthalten, wie z. B.:

  • Leistungsdefinition in Bezug auf Verfügbarkeit und Qualität der Assets.
  • Detaillierte Service Levels, Starttermine und Abschlusstermine.
  • Methoden zur Messung der Performance, Lieferantenbonus oder Penalevereinbarungen und Abrechnungsparameter.

3 Startpunkte zur Erfassung Ihrer Verträge

Eines ist klar: Je komplexer Verträge sind, desto eher führen sie zu einem komplexeren Erfassungs- und Vertragsmanagementprozess. In allen Fällen müssen Sie mit der Erfassung Ihrer grundlegenden Verträge beginnen. Sobald Sie die Grundlagen geschaffen haben, wird Ihnen der  Vertragsmanagementprozess dabei helfen, die nächste Stufe der Auftragsvergabe und des Outsourcings von Wartungsarbeiten zu erreichen. Bei der Erfassung aller Arten von Verträgen müssen Sie jedoch folgende drei Aspekte berücksichtigen:

  1. Verknüpfen Sie Verträge mit Ihrem Asset-Repository, da das unmittelbar Ihre reaktiven und geplanten Instandhaltungsprozesse unterstützen wird und Sie mehr und bessere Analysen durchführen können.
  2. Implementieren Sie Alarmmeldungen und Benachrichtigungen in Ihrem Prozess oder Ihren Vertragssystemen, die Ihnen dabei helfen, Vertragsauflösungen oder -verlängerungen zeitnah zu bearbeiten
  3. Verknüpfen Sie alle digitalen oder gescannten Vertragsdokumente und -dateien mit dem jeweiligen Vertrag, um eine einzige, zentrale Datenquelle für alle Vertragsinformationen sicherzustellen.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

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