Dieser Artikel erschien zuerst in Der Facility Manager – Mai 2026.
Integrated Workplace-Management-Systeme (IWMS) im eigenen Datacenter zu betreiben, war für viele Unternehmen lange Zeit selbstverständlich. Die Cloud galt als teuer, instabil, unsicher und nicht Compliance-konform – doch der Wind hat sich gedreht. Dr. Christopher Brennan, Geschäftsführer Facilities EMEA Central bei Planon, erklärt, warum SaaS-Modelle den On-Premises-Betrieb heute in vielerlei Hinsicht übertreffen.
Integrated Workplace-Management-Systeme sind für viele digitale Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug: Sie unterstützen bei der effizienten Nutzung von Flächen, beim Management technischer Anlagen, bei der Instandhaltung und beim Energiemanagement – Facility Manager schätzen sie als das Rückgrat des Immobilien- und Gebäudemanagements in einer zunehmend datengetriebenen Arbeitswelt. Bei der Frage nach dem optimalen Deployment-Modell gehen die Meinungen noch auseinander: Auch wenn der Großteil der Unternehmen inzwischen auf cloudbasierte Lösungen setzt, laufen viele IWMS-Lösungen nach wie vor On-Premises. Die Gründe dafür: gewachsene IT-Landschaften, regulatorische Anforderungen, Sicherheitsbedenken oder der Wunsch nach uneingeschränkter Kontrolle. Angesichts der Entwicklung sind viele der klassischen Argumente nicht mehr tragfähig. Flexible Software-as-a-Service-(SaaS-)Modelle bieten in vielen Bereichen überzeugende Vorteile.
1. Skalierbarkeit und Performance: SaaS beseitigt Grenzen
Die sicher größte Stärke der Cloud ist ihre Flexibilität: On-Premises gehostete IWMS-Systeme stoßen über kurz oder lang unweigerlich an die Grenzen ihrer Kapazität und Leistungsfähigkeit, weil die Betreiber neue Standorte, Services oder Nutzer integrieren möchten. Dann ist die kostspielige Erweiterung der IT-Infrastruktur unvermeidlich, inklusive Investitionen in Hardware, Softwarelizenzen und Personalkapazitäten – häufig verbunden mit langen Umsetzungszeiten.
SaaS-Lösungen hingegen sind von Grund auf skalierbar und flexibel konzipiert: Bei Bedarf lassen sich die Vertragsmodalitäten jederzeit anpassen, um neue Immobilien, Gebäude und technische Anlagen einzubinden oder neue Module und Features zu aktivieren.
2. Cybersicherheit: Wer kann es besser?
Der meistgenannte Grund für den Verbleib On-Premises ist die vermeintlich höhere Sicherheit einer solchen Umgebung. Vor einigen Jahren war dies durchaus ein belastbares Argument. Doch die Realität ist heute eine andere, da sich Cyberbedrohungen rasant weiterentwickelt haben. Die meisten Unternehmen – insbesondere kleine und mittelständische Betriebe – haben Ransomware-Angriffen, Zero-Day-Exploits, Insider Threats oder Social Engineering technologisch wenig entgegenzusetzen. Zudem fehlen häufig Personal und Ressourcen, um moderne Best Practices der Cybersecurity durchgängig umzusetzen – vom professionellen Patch-Management bis hin zum 24/7-Monitoring. Die Frage ist daher nicht mehr, ob, sondern wann ein erfolgreicher Angriff erfolgt.
Professionelle SaaS-Anbieter betreiben ihre IWMS-Plattformen in zertifizierten Rechenzentren unter Einhaltung strengster Zertifizierungsvorgaben und Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001, ISAE 3402 Typ II oder SOC 2 Typ II. Ihre Experten überwachen die Systeme rund um die Uhr, spielen sicherheitsrelevante Patches und Updates fristgerecht ein und verfügen im Angriffsfall über hochqualifizierte Security-Teams. High-End-Maßnahmen wie Intrusion Detection, Penetration Testing, verschlüsselte Datenübertragung und automatisierte Backup-Routinen gehören in der Regel zum Standard.
3. Regulatorik und Datenhoheit: Kein Widerspruch zur Cloud
Die Sorgen hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes führen auch zu Unsicherheit hinsichtlich der Compliance einer Cloud-basierten IWMS-Lösung. Sensible und regulierte Daten sind in der EU durch den strengen Rahmen der DSGVO geschützt und ihre Verarbeitung unterliegt zu Recht hohen Auflagen.
Professionelle SaaS-Anbieter sind hervorragend qualifiziert, wenn es gilt, einen Compliance-konformen Umgang mit kritischen Daten zu gewährleisten – etwa durch Datenhaltung in spezifischen Regionen, durch Verschlüsselung auf Daten- und Transportebene oder durch differenzierte Zugriffsrechte.
4. Zukunftsfähigkeit: Innovation als Service
Der Wechsel auf eine als SaaS bereitgestellte IWMS-Lösung macht es Unternehmen leicht, innovative Technologien zu integrieren und als einer der Ersten von neuen Möglichkeiten zu profitieren.
Typischerweise werden Aktualisierungen wie neue Features, neue APIs und neue Frameworks dabei ganz automatisch vom Betreiber der Lösung eingespielt. Das ist ungleich zuverlässiger als im On-Prem-Betrieb, wo die pünktliche Aktualisierung oft von internen Freigaben, verfügbaren Ressourcen und Zeitplänen abhängt – mit dem Ergebnis, dass viele Systeme über kurz oder lang technisch überholt sind.
Hinzu kommt, dass der Wechsel auf das zukunftssichere Fundament einer Cloud-basierten Plattform den Unternehmen den Zugang zu einer Reihe innovativer Technologien erschließt: von KI-Funktionalitäten über Predictive Maintenance bis hin zu Digital Twins und IoT-Integration.
5. Kostenstruktur: Transparenz statt Investitionsstau
Ein zentraler Aspekt bei der Abwägung zwischen On-Prem- und Cloud-Deployment sind immer auch die Kosten.
On-Premises-Lösungen scheinen auf den ersten Blick günstiger, da lediglich einmalig investiert wird. Doch die Realität zeigt: Die Total Cost of Ownership (TCO) über die gesamte Laufzeit liegt deutlich höher. Neben Hardware, Wartung, Patches und Upgrades schlagen auch Personal, Energie, Backup-Kapazitäten und Sicherheitsmaßnahmen als Kostenfaktoren zu Buche – ganz zu schweigen von den möglichen Folgekosten bei einer Systemstörung oder einem Sicherheitsvorfall.
Mit der Migration auf eine SaaS-basierte IWMS-Lösung profitieren Unternehmen stattdessen von planbaren, nutzungsabhängigen Kosten, die transparent abgerechnet werden.
6. Change-Management: Menschen mitnehmen
Der Wechsel in die Cloud galt in vielen Unternehmen lange Zeit nicht nur als technologisches Risiko, sondern berechtigterweise auch als schwieriges Change-Management-Projekt.
Um eine erfolgreiche Migration sicherzustellen, müssen Facility-Management-Teams alle Stakeholder abholen, die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung schulen, Prozesse anpassen und klare Verantwortlichkeiten definieren. Viele SaaS-Anbieter unterstützen ihre Kunden daher umfassend beim Übergang.
Wenn nicht jetzt, wann dann?
Der Betrieb von IWMS-Lösungen auf eigener Infrastruktur war über viele Jahre hinweg ein bewährter Ansatz. In einer zunehmend digitalen und dynamischen Welt gehen damit jedoch immer häufiger Einschränkungen, zusätzliche Kosten und Sicherheitsrisiken einher. Moderne SaaS-Modelle bieten heute ein höheres Maß an Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit und erleichtern gleichzeitig den Zugang zu zukünftigen Innovationen. Angesichts steigender Anforderungen an Effizienz, Compliance und Cybersicherheit ist der Wechsel in die Cloud daher längst mehr als nur eine Option – er wird zunehmend zu einer strategischen Notwendigkeit.