Environmental (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung). Diese drei Wörter bilden zusammen ein leistungsstarkes Konzept (ESG), das durch die Unternehmenswelt weltweit pulsiert. Viele Unternehmen erstellen inzwischen ESG-Berichte, um auf ihre Maßnahmen zur Förderung ökologischer und gesellschaftlicher Verbesserungen aufmerksam zu machen. Es gibt auch unzählige Seminare, Konferenzen, Webinare und Podcasts, die sich mit der Frage beschäftigen, wie man durch einen Beitrag zu einer nachhaltigen, gerechten und fairen Zukunft einen Mehrwert erzielen kann. In all diesen Fällen erhalten das „E“ und das „S“ die meiste Aufmerksamkeit. Das ist ganz natürlich; denn sie sind die Elemente, die Verbesserungsinitiativen vorantreiben. Aber das „G“ ist vielleicht am wichtigsten, um tatsächlich Fortschritte zu erzielen.
Governance ist kein besonders attraktives Konzept. Es geht um die Festlegung von Regeln, die Befolgung von Prozessen, die Einhaltung von Standards sowie Verantwortlichkeiten: Die Dinge, die uns Grenzen setzen, wenn wir Innovationen anstreben. Aber das Arbeiten innerhalb von Grenzen bietet oft einen idealen Rahmen für Innovationen – dieser Governance-Rahmen sorgt dafür, dass wir bei unseren Bemühungen, etwas Neues zu tun, Struktur und Kohärenz wahren, damit diese Bemühungen vergleichbar oder wiederholbar sind.
Informationssysteme wie ein Integrated Workplace Management Systems (IWMS) bieten entsprechende Regeln, Prozessen und Standards. Gerade ein IWMS setzt genau die Art von Rahmen, der erforderlich ist, um die besten Ergebnisse bei den Bemühungen um eine bessere Nachhaltigkeit zu erzielen.
Warum ist das so? IWMS-Systeme sind u. a. Werkzeuge der Daten-Governance. Ein IWMS-System strukturiert die Daten (Datenbank), gewährleistet ihre Integrität (Dateneingabebeschränkungen), steuert ihre Verwendung und Umwandlung (Arbeitsabläufe) und liefert konsistente, genaue Ergebnisse (Business Intelligence). Wenn Unternehmen in IWMS-Systeme investieren, sind es oft genau diese Eigenschaften, die sie benötigen, um Ordnung in verstreute, unorganisierte Betriebsabläufe zu bringen.
Die Daten, die typischerweise in einem IWMS erfasst und verwaltet werden – physische, betriebliche und finanzielle Informationen über Gebäude, Räume, Anlagen, Ausrüstung, Einwegartikel, Organisationseinheiten und Menschen – sind genau die Elemente, die die Grundlage für alle Bemühungen um mehr Nachhaltigkeit bilden. Die Tatsache, dass viele Unternehmen ein IWMS einsetzen, um sicherzustellen, dass diese Daten korrekt, aktuell und gut gepflegt sind, verschafft ihnen einen natürlichen Vorsprung bei der Umsetzung der Art von Verbesserungen, die wir bei Nachhaltigkeitsinitiativen anstreben.
Um ein einfaches Beispiel zu nennen: Eine ordnungsgemäß gewartete Klimaanlage arbeitet effizienter und verbraucht weniger Energie als eine schlecht gewartete Anlage, die die Leistungserwartungen nicht erfüllt. Das ist gut dokumentiert, wie sowohl Hersteller als auch Verbraucher immer wieder untermauern. Außerdem ist es wahrscheinlich, dass eine gut gewartete Anlage auch weniger Wärme erzeugt, weniger schädliche Nebenprodukte ausstößt, weniger Lärm macht und ein geringeres Ausfallrisiko aufweist. All diese wertvollen Ergebnisse sind die Ziele eines gut betriebenen Instandhaltungssystems, eines der wichtigsten Aspekte eines IWMS.
Ebenso wissen Unternehmen, dass sie die Umwelt wahrscheinlich weniger belasten, wenn sie ihren Raumbedarf verwalten und ein Immobilienportfolio pflegen, das ihren Bedürfnissen entspricht, eine optimale Auslastung garantiert und nicht erfordert, Innenräume zu reparieren und zu warten, die nur geringfügig belegt und nicht ausgelastet sind. Auch hier kann ein Unternehmen mit einem IWMS seine Anforderungen im Auge behalten und das Portfolio durch sorgfältige Überwachung von Belegung, Nutzung, Leasingoptionen usw. an den Bedarf anpassen. Prozesse wie langfristige Planung, Umzugsmanagement, kurzfristige Raumreservierungen und vieles mehr bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Effizienz ihres Immobilienportfolios zu überwachen und zu verbessern, was sich direkt auf ihren ökologischen Fußabdruck auswirkt.
Um auf den ursprünglichen Punkt zurückzukommen: Dies sind Beispiele für eine Governance, die durch den Einsatz eines IWMS ermöglicht wird. Mit einem IWMS kann man effizient Daten verwalten, vorgegebene Prozesse befolgen, Qualitätsstandards einhalten und operative Exzellenz gewährleisten. Damit schafft es auch den notwendigen Rahmen für die Ausarbeitung und Durchführung von Verbesserungsprojekten. Für einige Unternehmen mag es ehrgeizig genug sein, ihre gesamte Gebäudeausrüstung in ein solides Wartungsprogramm einzubetten, das zu einer geringeren Umweltbelastung führt. Andere Unternehmen, die dies bereits erreicht haben, können sich auf die systematische Umstellung der Ausrüstung und des Gebäudebestands auf höhere Nachhaltigkeitsstandards konzentrieren.
Unabhängig davon, in welchem Stadium sich ein Unternehmen bei der Überwachung seiner Umweltauswirkungen befindet, kann ein IWMS dazu beitragen, die aktuelle Performance zu verstehen, Verbesserungsziele zu setzen und diese zu erreichen. Das Wesen eines IWMS besteht darin, Prozess- und Leistungsdaten zu erfassen. In Fällen wie den oben beschriebenen können die Bemühungen mit „Effizienz“ und „Kosteneinsparungen“ und nicht mit Umweltauswirkungen umschrieben werden – doch sie führen ganz automatisch zu ESG-Verbesserungen.
Wir neigen dazu, IWMS als operative Systeme und nicht als Governance-Systeme zu betrachten, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass diese beiden Konzepte eng miteinander verbunden sind. Wenn wir von „messbaren Ergebnissen“ sprechen – ein gängiges Thema bei IWMS –, dann geht es um Governance. Das „G“ in ESG ist ein grundlegendes Element bei der Nutzung eines IWMS – und ein hervorragender Gesprächsanlass für diejenigen, die ihre Unternehmensziele mit Nachhaltigkeitsinitiativen und dem Facility Management-Betrieb in Einklang bringen wollen.
