Analytiska rapporter
Miljö. Samhällsansvar. Bolagsstyrning. Tre ord som tillsammans utgör ett kraftfullt och välkänt koncept (ESG) inom företagsvärlden. Många företag tar nu fram ESG-rapporter för att visa vilka åtgärder de vidtar för att främja miljö- och samhällsförbättringar. Det finns otaliga seminarier, konferenser, webbinarier och podcasts som fokuserar på hur man tjänar på att bidra till en hållbar, jämlik och rättvis framtid. I alla dessa sammanhang får ”E” och ”S” i ESG mest uppmärksamhet. Det är naturligt. Det är beståndsdelarna som ligger till grund för olika förbättringsinitiativ. Men ”G:et” kan vara den allra viktigaste för att faktiskt göra framsteg.
Bolagsstyrning är inte ett särskilt sexigt koncept. Det handlar om att fastställa regler, följa processer, följa standarder och säkerställa ansvar: De saker vi kämpar med när vi strävar efter innovation. Men bästa sättet att uppnå innovation visar sig oftast vara när vi arbetar inom begränsade ramar – gränser för bolagsstyrning säkerställer att vi bibehåller struktur och sammanhang i våra försök att skapa något nytt, så att dessa ansträngningar kan jämföras och återskapas.
Informationssystem tillhandahåller de typer av regler, processer och standarder som jag talar om. Och inte helt överraskande tänker jag på integrerade arbetsplatshanteringssystem (IWMS) här. Jag anser att ett IWMS tillhandahåller precis den typ av ramverk som behövs för uppnå bästa möjliga resultat för initiativ till hållbarhetsförbättring.
Varför är det så? IWMS-lösningar är – bland mycket annat – ett verktyg för datastyrning. En IWMS-lösning strukturerar data (databasen), säkerställer integritet (begränsningar för datainmatning), kontrollerar användning och omvandling (arbetsflöde) och ger därför konsekventa, korrekta resultat (affärsinformation). När organisationer investerar i en IWMS-lösning är det ofta de egenskaperna de söker för att få ordning på utspridda och oorganiserade verksamheter.
De data som vanligtvis samlas in och hanteras i ett IWMS – fysisk, operativ och ekonomisk information om byggnader, utrymmen, tillgångar, utrustning, förbrukningsartiklar, organisationsenheter och personer – är just de beståndsdelar som utgör grunden i alla initiativ till hållbarhetsförbättring. Organisationer som använder ett IWMS för att säkerställa att dessa data stämmer, är aktuella och ständigt uppdateras får ett naturligt försprång gällande att verkställa de förbättringar som kännetecknar ett hållbarhetsinitiativ.
För att nämna ett enkelt exempel – en luftbehandlare som underhålls ordentligt fungerar effektivare och förbrukar mindre energi än en som underhålls dåligt och har svårt att uppfylla prestandaförväntningarna. Det här är ett väldokumenterat faktum som tillverkare och konsumenter har bevisat många gånger om. Det är också troligt att väl underhållna enheter genererar mindre värme, avger färre skadliga biprodukter, har lägre bullernivåer och löper mindre risk för fel – värdefulla resultat som kan liknas vid målsättningen för ett välskött underhållssystem, vilket är en av de viktigaste aspekterna i ett IWMS.
På samma sätt vet organisationer att de sannolikt kommer att ha en mindre miljöpåverkan om de hanterar sina utrymmeskrav och har en fastighetsportfölj som motsvarar deras behov, med optimal beläggning som inte kräver underhåll och service för inomhusutrymmen som endast är marginellt belagda och underutnyttjade. Ett IWMS möjliggör alltså att organisationer kan hålla koll på sina krav och anpassa sina portföljer efter behov genom att noga följa beläggning, användning, leasingalternativ osv. Processer som långsiktig planering, flytthantering, kortsiktiga utrymmesreservationer osv. innebär möjligheter för organisationer att övervaka och förbättra effektiviteten i fastighetsportföljerna, vilket har en direkt inverkan på deras miljöpåverkan.
För att återgå till den ursprungliga poängen – detta är exempel på bolagsstyrning som möjliggörs med hjälp av ett IWMS. IWMS-lösningar tillhandahåller ett effektivt sätt att hantera data, upprätthålla efterlevnad av processer och upprätthålla standarder för kvalitet samt verksamhetsoptimering. I och med det tillhandahålls även den miljö som krävs för att etablera och genomföra förbättringsprojekt. För vissa organisationer kan ambitionen att få in all byggutrustning i ett gediget underhållsprogram som leder till minskad miljöpåverkan vara tillräckligt. Andra organisationer, som redan har uppnått detta, kanske siktar på en systematisk uppgradering av utrustningen och fastighetsportföljen till högre hållbarhetsstandarder.
Oavsett i vilket skede en organisation övervakar sin miljöpåverkan kan ett IWMS bidra till att förstå aktuella resultat, sätta upp förbättringsmål och sedan uppnå dem. Den främsta funktionen ett IWMS har är att samla in process- och resultatdata. I de situationer som beskrivs ovan kan arbetet paketeras som ”effektivisering” och ”kostnadsbesparingar” istället för miljöpåverkan, men ESG-förbättringar är en naturlig följd.
Vi tenderar att tänka på IWMS-lösningar som driftsystem snarare än bolagsstyrningssystem, men det är viktigt att komma ihåg att de två koncepten står i mycket nära relation till varandra. När vi pratar om ”mätbara resultat” – ett vanligt tema inom IWMS – pratar vi om bolagsstyrning. ”G:et” i ESG är en grundpelare gällande IWMS-användning, och en bra utgångspunkt för alla vars syfte är att sammanföra organisationsmålsättningar med hållbarhetsinitiativ och fastighetsverksamhet.
