Analistenrapporten
Environmental. Social. Governance. Een krachtig concept in drie woorden (ESG) dat de bedrijfswereld veel bezighoudt. Steeds meer organisaties doen tegenwoordig verslag van de maatregelen die ze nemen om duurzame en maatschappelijke initiatieven te stimuleren. Er zijn talloze seminars, conferenties, webinars en podcasts waarin besproken wordt hoe organisaties waarde kunnen creëren door bij te dragen aan een duurzame en eerlijke toekomst. In deze media-uitingen krijgen de ‘E’ en de ‘S’ van ESG de meeste aandacht. Dat is logisch omdat er bij deze elementen nog veel ruimte voor verbetering is. Maar het is de ‘G’ die misschien wel het belangrijkste is in het boeken van vooruitgang.
Governance is niet bepaald een ‘sexy’ concept. Het wordt vaak vertaald als de ‘wijze van besturen’ en omvat aspecten zoals: regels vaststellen, processen volgen, wet- en regelgeving naleven en toezicht en verantwoordelijkheid waarborgen. Allemaal dingen waar we tegenaan lopen wanneer we willen innoveren. Maar werken binnen beperkingen biedt vaak een ideaal kader voor innovatie. De grenzen van governance waarborgen namelijk structuur en samenhang in ons streven om te vernieuwen. Hierdoor zijn onze inspanningen makkelijker te vergelijken en te herhalen.
Informatiesystemen voorzien in het soort regels, processen en normen die ik bedoel. En wellicht geen verrassing, ik denk hierbij in de eerste plaats aan Integrated Workplace Management Systems (IWMS). Volgens mij bieden systemen zoals IWMS precies het soort kader dat nodig is om de beste resultaten te behalen uit onze inspanningen voor duurzame initiatieven.
Waarom denk ik dat? Een IWMS is, onder andere, een goede tool voor data governance (databeheer). Een IWMS biedt voordelen zoals: gestructureerde data (database), geverifieerde data-integriteit (beperkingen voor data-invoer), controle over datagebruik en -transformatie (workflow) en als gevolg hiervan consistente, nauwkeurige resultaten (business intelligence). Organisaties die investeren in een IWMS, zijn vaak op zoek naar juist deze kwaliteiten om versnipperde, ongeordende operationele activiteiten te verbeteren.
De data die doorgaans worden verzameld en beheerd in een IWMS (fysieke, operationele en financiële gegevens over gebouwen, ruimtes, assets, apparatuur, disposables, businessunits en mensen), zijn precies de basiselementen voor duurzame initiatieven. Veel organisaties die een IWMS gebruiken om deze data accuraat en up-to-date te houden, hebben meteen al een voorsprong bij het verbeteren van hun duurzaamheidsinitiatieven en zijn beter voorbereid op de toekomst.
Laten we een simpel voorbeeld nemen: Een goed onderhouden luchtbehandelingsunit werkt efficiënter en verbruikt minder energie dan een slecht onderhouden unit die niet de verwachte prestaties levert. Dit is een feit dat al vaak is aangetoond door zowel fabrikanten als consumenten. Een goed onderhouden unit zal doorgaans ook minder warmte genereren, minder schadelijke bijproducten uitstoten, minder geluid maken en minder vaak defect raken. Dit zijn waardevolle resultaten en dat is precies het doel van een goed beheerd onderhoudssysteem, een van de belangrijkste aspecten van een IWMS. Bovendien stelt het organisaties in staat om van reactieve onderhoudsstrategieën naar effectievere preventieve onderhoudsstrategieën te schakelen.
Organisaties weten inmiddels ook dat ze waarschijnlijk een kleinere milieu-impact realiseren bij een efficiënt beheer van hun ruimtes, een vastgoedportfolio dat is afgestemd op hun behoeftes, een optimale bezettingsgraad en het afstoten van onbenutte binnenruimtes die onnodig onderhoud vereisen. Met een IWMS kunnen organisaties hun portfolio aanpassen aan de behoeften door de bezettingsgraad, het gebruik van de ruimtes, de leaseopties, enzovoort nauwkeurig bij te houden. Organisaties kunnen de mogelijkheden van hun vastgoedportfolio’s bewaken en verbeteren bij processen zoals langetermijnplanning, verhuisbeheer, ruimtereserveringen op korte termijn, enzovoort. En dit heeft weer een directe impact op hun ecologische voetafdruk.
Kortom: dit zijn allemaal voorbeelden van governance dankzij het gebruik van een IWMS. Een IWMS is een effectief middel voor databeheer, toezicht op de naleving van processen en handhaving van kwaliteitsnormen en operationele uitmuntendheid. Daarnaast biedt een IWMS het nodige kader om verbeteringsprojecten te initiëren en uit te voeren. Voor sommige organisaties is het misschien ambitieus genoeg om al hun gebouwapparatuur op te nemen in een solide onderhoudsprogramma dat resulteert in een lagere milieu-impact. Andere organisaties die dit al hebben bereikt, kunnen een stapje verder gaan, bijvoorbeeld door hun apparatuur en vastgoedportfolio te upgraden naar hogere duurzaamheidsnormen.
Maar in alle fasen kan een IWMS organisaties helpen de milieu-impact te monitoren: van inzichten tot in de huidige prestaties tot het stellen en bereiken van verbeterdoelen. Een IWMS is bedoeld om proces- en prestatiegegevens vast te leggen. In de hierboven genoemde gevallen kan de inspanning gericht zijn op ‘efficiëntie’ of ‘kostenbesparing’ in plaats van het verminderen van de milieu-impact, maar verbeteringen op het gebied van ESG zijn dan een vanzelfsprekend gevolg.
Doorgaans beschouwen we IWMS als operationele systemen in plaats van governance-systemen, maar de twee concepten zijn nauw met elkaar verbonden. De vaak genoemde ‘meetbare resultaten’ van IWMS hebben betrekking op governance. Governance is een fundamenteel element bij het gebruik van een IWMS en een goede insteek voor iedereen die de doelen van de organisatie wil afstemmen op duurzaamheidsinitiatieven en het operationeel facility management.
