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Définition d’IWMS

IWMS est l’acronyme de Integrated Workplace Management System que l’on traduit en français par solution de gestion intégrée de l’environnement de travail

Les coûts liés à la gestion du patrimoine immobilier et des installations représentent plus de 20% des dépenses d’une entreprise et nécessitent donc des outils pour les gérer. Les solutions de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) sont des solutions logicielles qui permettent aux managers de réduire les coûts tout en augmentant la productivité. Ces solutions sont utilisées par toutes les entreprises à la recherche de plus d’efficacité, transparence, flexibilité et satisfaction client.

Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail s’appuie sur les meilleurs processus dans la Real Estate Management, Asset & Maintenance planning et controle, Space & Workplace Management, Services Management, Project Management et Sustainability Management. Un authentique logiciel IWMS est basé sur une unique plateforme de données ou l’ensemble des processus sont interconnectés. Ce qui permet d’avoir des informations complètes et conformes tout en augmentant la surveillance et le contrôle.

Les logiciels de Gestion Intégrée de l’Evironnement de travail sont classifiés en diverses catégories dans le Magic Quadrant IWMS de Gartner et le IWMS Green Quadrant de Verdantix.

Vidéo | Qu’est-ce qu’un IWMS ?

En savoir plus sur IWMS

Les Blogs | 18/08/2016
ERP versus IWMS : connaissez-vous les différences ?

Les logiciels IWMS et ERP visent à réduire les coûts, à intégrer les processus commerciaux et à en améliorer l'efficacité. 

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Articles & livre blancs | 18/01/2017
Livre Blanc - À la découverte d’un IWMS !

Découvrez ce qu’est une solution IWMS en vous amusant ! Nous vous transmettons les faits et les tendances du marché. À vous de les étudier et de tester vos connaissances à travers un quiz. Vous serez ensuite en mesure de réaliser et de quantifier la valeur ajoutée qu’apporte un IWMS. 

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Webinaires & vidéos | 26/03/2015
Webinaire - Rester compétitif à l’ère de l’environnement de travail digital avec les technologies FM/RE

Découvrez l’impact de ces nouvelles technologies dans la vie d'un Facility Manager et d'un gestionnaire de patrimoine immobilier. Retrouvez des conseils et astuces à suivre dans la sélection de la technologie et des services adaptés à votre environnement de travail digital. 48:08 Anglais 

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Ce que vous devez savoir  concernant les solutions IWMS : caractéristiques choix et bénéfices

Passer du sur-mesure à un logiciel standard

Parallèlement à l'évolution des Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail, la demande de logiciels standard a nettement augmenté. Il s’est avéré que les solutions spécifiques à un projet et les logiciels sur mesure étaient onéreux, consommateurs de temps et difficiles à entretenir. Les processus métiers changent même d'une époque à l'autre. Par conséquent, de nombreuses organisations optent pour une solution IWMS qui peut s’adapter aux nouveaux besoins via le logiciel standard. En effet, alors que l'évolution des besoins n'est pas prise en charge par les logiciels sur mesure, il est possible de configurer une solution standard. La flexibilité s’en trouve donc augmentée, le Total Cost of Ownership (TCO) est réduit et les organisations sont sûres de la compatibilité complète avec de nouvelles versions de logiciels.

Dans beaucoup de cas, les possibilités de configuration des logiciels standard constituent un pré-requis important à une implémentation réussie et évolutive des IWMS. Les possibilités diffèrent beaucoup selon le fournisseur IWMS et il est judicieux de bien identifier vos souhaits de manière détaillée dans ce domaine.

Evaluer et sélectionner le logiciel IWMS qui répondra à vos besoins

La stratégie FM et REM de l’organisation détermine le champ d'application, les fonctionnalités et les processus qu’une solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) doit soutenir. Votre stratégie souhaite-t-elle la sous-traitance de la gestion des installations ? Des processus comme la gestion des accords de niveaux de services, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et la surveillance des performances, les enquêtes de satisfaction clients et l'intégration dans la chaîne d’approvisionnement sont alors pertinents. Vous désirez consolider votre portefeuille immobilier ? Des processus comme la gestion de portefeuille, la gestion des baux, la planification stratégique des espaces et la gestion des transactions sont importants. Vous souhaitez optimiser la productivité votre organisation ? Des processus comme la gestion des espaces et des postes de travail, les réservations de salle, l'assistance helpdesk et le self-service vous aident à atteindre vos objectifs.

Votre stratégie se concentre sur la continuité et la mise en conformité ? Des procédures comme la maintenance préventive planifiée, la maintenance réactive, la sécurité et la santé, la surveillance et le contrôle des accès, la mise en conformité et la gestion des rapports contribuent à réaliser vos objectifs. Le développement durable fait-il partie de la stratégie de votre organisation ? Des processus comme le pilotage énergétique, la gestion des déchets, les rapports démission de CO2, une certification BREEAM ou LEED et la gestion de projets sont pertinents pour vous.

Outre les processus et les workflows, il est essentiel de définir les résultats, les rapports, les indicateurs-clés de performances (KPI) et les informations de gestion souhaités et de valider ces exigences attentivement avant de procéder à la sélection de la solution adaptée. Pour les organisations actives dans plusieurs pays ou sur différents continents, les critères de sélection comprennent aussi des aspects comme la prise en charge de différentes langues, de différents fuseaux horaires, de différentes devises et de différentes unités de mesure. Il s'avère en pratique que les multinationales tendent à opter pour une standardisation centralisée avec une certaine possibilité d’adaptation aux spécificités locales.

Pour en savoir plus sur l’implémentation d’un IWMMS, regardez la webinaire (en anglais) 'Implementing a global IWMS'.

Logiciel IWMS : les bonnes pratiques vous aident à augmenter vos avantages

Chaque organisation qui envisage l’acquisition d’une solution IWMS s’attend à une implémentation rapide, à des résultats mesurables et à une exploitation maximale des expériences du marché. Certains fournisseurs IWMS ont anticipé ces exigences et créé des « best practices », basées sur une grande expérience et les normes du marché comme IPD, BOMA, CEN, HQE Exploitation, LEED et BREEAM. Cela aide les organisations à gagner du temps pendant le processus d'implémentation et à bénéficier rapidement de la valeur ajoutée d'une solution IWMS.

Pour plus d'informations consultez la brochure solution IWMS - Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers.

Les capacités d’intégration d’un logiciel IWMS déterminent le degrés de succès

Presque chaque Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) est liée à diverses autres applications IT, telles que les ERP, les logiciels RH, les systèmes de gestion des bâtiments (Building Management Systems/BMS) ou des compteurs communicants.

Les systèmes ERP comme SAP ou Oracle comprennent des données pertinentes pour les processus de gestion de l’environnement de travail et de l’immobilier. Les centres de coûts, les codes budget ou les données fournisseurs sont des exemples de données qui sont souvent échangées entre systèmes ERP et IWMS. Les systèmes RH fournissent des données sur le personnel, les systèmes de gestion des bâtiments envoient des données techniques et les compteurs intelligents communicants, des informations directes sur la consommation d’énergie à une solution IWMS. Cet échange de données est généralement bidirectionnel. Une logiciel IWMS envoie par exemple des informations de refacturation vers un système ERP ou met à jour les données concernant les locaux et le téléphone dans le système RH. Outre l’échange de données, la technologie actuelle comme l’Architecture Orientée Services (Service Oriented Architecture -SOA ou SOAP) prend même en charge l’intégration de processus en temps réel entre les systèmes logiciels. Les fournisseurs d’IWMS proposent ici différentes solutions, que ce soit sur la base d’une solution sur mesure ou de la configuration de webservices dans le logiciel standard.

Vidéo | Comment établir un cahier des charges pour un IWMS ?

5 bénéfices mesurables d’un IWMS à considérer pour construire votre cahier des charges

IWMS - Bénéfice 1: Totale transparence

L'absence de connaissances sur votre portefeuille immobilier (sa valeur, le nombre de m², le taux d’occupation, la maintenance planifiée, les baux, les fournisseurs, les accords de niveaux de services (SLA), etc.) entraîne des risques énormes en termes de coûts, de conformité et de continuité d'entreprise. Une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) vous donne cette vue d’ensemble en créant une base de données standardisée pour tous vos processus de gestion des installations et de l’immobilier. Vous savez ainsi précisément de combien de m² vous disposez pour une croissance future, vous connaissez le nombre exact de surfaces au sol pour la sous-traitance de votre nettoyage, vous visualisez les baux arrivant bientôt à échéance et vous pouvez définir quand des activités de maintenance doivent être réalisées. Ce type d'information permet aux facility managers et aux gestionnaires de l’immobilier de « garder le contrôle ».

Pour plus d'informations consultez la brochure Des informations des gestion de Planon

IWMS - Bénéfice 2 : Meilleure utilisation des espaces et plus d’efficacité

Les espaces de bureaux, les salles de réunion et les postes de travail semblaient être bien occupés, mais la pratique montre que ce type d'installation n'est utilisé qu'entre 50 et 60 % du temps. Une solution IWMS propose des instruments pour mesurer et analyser l'utilisation et pour augmenter l'utilisation effective, au plus grand bénéfice de l’organisation.

En soutenant vos processus métiers avec une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS), vous pouvez analyser simplement les prestations associées, améliorer l’efficacité et augmenter la qualité des résultats. Vous identifiez facilement les goulets d'étranglement, les inefficacités, les pertes de temps, les dépassements de budget ou autres éléments qui influencent le résultat de votre entreprise. À l'aide d’un logiciel IWMS, vous pouvez évaluer et améliorer en permanence vos processus pour optimiser la productivité et la satisfaction clients.

IWMS - Bénéfice 3 : Parfaite conformité

Le respect de la législation et des réglementations influence de plus en plus le travail des facility managers et des gestionnaires de l’immobilier. Santé et sécurité, maintenance ou développement durable et l'évolution des normes ne sont que quelques exemples de domaines où de plus en plus d’attention est accordée aux processus et aux rapports qui sont « conformes ». Une administration et une documentation structurées sont donc obligatoires et les facility managers et gestionnaires de l’immobilier doivent, en cas d'audit ou d'incidents, pouvoir prouver que la législation et les réglementations sont respectées. Une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) propose des fonctionnalités, des instruments et des structures afin de garantir le respect de la législation et des réglementations en matière de FM et de REM, et de protéger l’organisation contre d'éventuelles conséquences juridiques.

IWMS - Bénéfice 4 : Outil d’aide à la décision

Dans le contexte commercial actuel, il est essentiel de pouvoir prendre rapidement les bonnes décisions. Les fusions, les acquisitions, les réorganisations et les limitations budgétaires exercent une grande pression sur les facility managers et les gestionnaires de l’immobilier. La demande d'informations de gestion intégrales et fiables en vue de soutenir les processus de prise de décisions augmente. Une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) soutient les prises de décisions stratégique, tactique et opérationnelle avec des rapports, des analyses, des tableaux de bord et des benchmarks. Outre les rapports standard, un logiciel IWMS peut proposer des résultats et des analyses spécifiques à l'organisation, basés sur des informations historiques et des prévisions futures.

IWMS - Bénéfice 5 : Economie de coûts

D'un point de vue financier, tous les avantages susmentionnés réduisent directement ou indirectement les coûts, limitent les dépenses et augmentent les revenus. Une quantification de ces avantages financiers est presque impossible compte tenu des nombreuses circonstances différentes et des différents points de départs dans les organisations. Gartner a publié une analyse sur les économies liées à l'implémentation d’une solution IWMS, et chiffré une réduction des coûts de 10-15 % grâce à une gestion efficace et rentable des espaces, de 5-8 % grâce aux améliorations de processus et à la meilleure gestion des contrats et de 5-8 % sur les loyers grâce à une administration plus professionnelle des locations.

Construire votre dossier d’analyse

Avant de sélectionner et d'implémenter une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS), il est recommandé d'établir un business plan comprenant les frais internes et externes et les avantages financiers et non financiers, avec une perspective d'au moins trois ans. Dans de nombreux cas, les coûts du logiciel IWMS ne représentent qu'une petite partie de l'investissement total. Il est donc important de tenir compte de la collecte des données, de l'adaptation de l'infrastructure IT, de la gestion des changements et des projets, et des coûts internes. Une solution sur mesure ou l'intégration avec d'autres systèmes peut aussi avoir une influence très importante sur le Total Cost of Ownership (TCO – Coût Total de Possession), qui dépend beaucoup des solutions et du fournisseur choisis.

La mise en œuvre et le modèle d'exploitation d’une solution IWMS font aussi partie du business plan : le logiciel est-il installé « en interne » ou hébergé par le fournisseur ? La gestion de l’application est-elle assurée par des collaborateurs internes ou est-elle sous-traitée ? Tous ces choix influencent aussi bien les coûts que les bénéfices.

Vous pouvez en savoir plus sur les fournisseurs IWMS dans le Green Quadrant® IWMS de Verdantix dans le rapport suivant : Verdantix Green Quadrant IWMS® 2017.

Vous pouvez en savoir plus sur la création d’un cahier des charges fiable en lisant notre livre blanc. » 

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Étude de cas - DELA

Evelien Puttenaers, Responsable Administration du Patrimoine Immobilier : « Le travail avec le logiciel Planon a immédiatement porté ses fruits. »

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Étude de cas - Air France

M.Garcia, cadre support immobilier du service, Politique Exploitation Immobilière : « Les contrats multi sites intégrés dans le logiciel et les notions de territoires font de SamFM un outil précieux. »

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