Klantenportal customer-icon

Krijg inzicht in de voordelen van een Integrated Workplace Management System

Kosten gerelateerd aan vastgoed en Facility Management vertegenwoordigen meer dan 20% van de uitgaven van organisaties. Integrated Workplace Management Systems (IWMS) zijn softwareoplossingen die leidinggevenden en managers in staat te stellen deze kosten aanzienlijk te verlagen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen. IWMS-oplossingen worden ingezet door organisaties die op zoek zijn naar meer efficiëntie, transparantie, flexibiliteit en klanttevredenheid in hun facilitaire- en vastgoedprocessen.

Integrated Workplace Management Systems ondersteunen bedrijfsprocessen in Real Estate Management, Maintenance planning en controle, Space & Workplace Management, Services Management, Project Management en Sustainability Management. Goede IWMS-software is gebaseerd op één centrale database en integreert bedrijfsprocessen vanuit alle verschillende disciplines. Dit zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige managementinformatie, naleving van wet- en regelgeving, en maximaal inzicht en controle.

Video | Wat is een IWMS?

 

Leer meer over Integrated Workplace Management Systems

Artikelen & White papers | 24/10/2016
White Paper - Alles wat u moet weten over Integrated Workplace Management Systems

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen IWMS, Computer Aided Facilities Management (CAFM) en Facility Management Informatiesystemen (FMIS)? Dit interactieve white paper laat u kennis maken met de evolutie van Integrated Workplace Management Systems (IWMS). 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Blogs | 18/08/2016
ERP-software vs IWMS: bent u bekend met de verschillen?

Organisaties kunnen kiezen uit verschillende soorten softwareoplossingen, waaronder ERP- en IWMS-systemen. Maar wat voor systemen zijn ERP en IWMS? 

Lees meer
Alle blogs
Webinars & Video's | 27/10/2014
Webinar - Hoe innovatie een IWMS relevant en gebruiksvriendelijk maakt

Wilt u meer weten over het verbinden van verschillende gebruikersprofielen in één platform? Bekijk dan dit webinar. 31:48 Nederlandstalig  

Lees meer
Alle webinars & video's

Wat moet u weten over IWMS?

De verschuiving van maatwerk naar standaardoplossingen

Parallel aan de evolutie van Integrated Workplace Management Systems, is de vraag naar standaard software drastisch gegroeid. Projectspecifieke oplossingen en maatwerksoftware zijn duur, tijdrovend en moeilijk te onderhouden gebleken. Bedrijfsprocessen veranderen van tijd tot tijd. Vandaar dat veel organisaties kiezen voor een IWMS dat, binnen de standaard software, aangepast kan worden aan nieuwe inzichten. Veranderende behoeften worden niet opgelost met maatwerksoftware, maar worden geconfigureerd met behulp van de standaard oplossing. Hierdoor wordt de flexibiliteit verhoogd, de Total Cost of Ownership (TCO) verlaagd en zijn organisaties verzekerd van volledige compatibiliteit met nieuwe softwareversies.

Configuratiemogelijkheden binnen de standaard software is in veel gevallen een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle en toekomstbestendige IWMS-implementatie. De mogelijkheden hiertoe verschillen sterk per leverancier en u doet er daarom goed aan uw wensen op dit gebied uitvoerig te inventariseren.

Evalueer en selecteer IWMS software die aansluit op uw behoeften

De FM- en REM-strategie van de organisatie bepaalt de scope, functionaliteit en processen die een IWMS moet ondersteunen.

  • Is uw strategie gericht op het outsourcen van Facility Management? Dan zijn processen als SLA Management, contractenbeheer, leveranciersmanagement, performance monitoring, klanttevredenheidsonderzoeken en ketenintegratie relevant.
  • Wilt u uw vastgoedportfolio consolideren? Dan worden processen als portfoliomanagement, huur- en verhuurmanagement, strategic space planning en transactiemanagement belangrijk.
  • Wilt u meer waarde toevoegen aan de kernactiviteiten van uw organisatie? Processen als ruimte- en werkplekkenbeheer, reserveringen, helpdeskondersteuning en selfservice helpen u uw doelen te bereiken.
  • Focust uw strategie zich op bedrijfscontinuïteit en compliance? Procedures als gepland preventief onderhoud, reactief onderhoud, veiligheid en gezondheid, bewaking en toegangscontrole, rechtsgeldige documentatie en rapportages helpen u uw doelstellingen te realiseren.
  • Is duurzaam ondernemen een onderdeel van uw strategie? Dan zijn processen als energiemonitoring, afvalbeheer, CO2-rapportage, BREEAM- of LEED-certificering en projectmanagement relevant voor u.

Naast processen en workflows, is het belangrijk om de gewenste output, rapportages, KPI's en managementinformatie op een rij te zetten en deze eisen zorgvuldig te valideren, voordat u overgaat tot het selecteren van een passende oplossing.

Voor organisaties die actief zijn in meerdere landen of op verschillende continenten, omvatten de selectiecriteria ook aspecten als ondersteuning van verschillende talen, tijdzones, valuta en meeteenheden. De praktijk wijst uit dat multinationals vaak gebaat zijn bij centrale standaardisatie met ruimte voor lokale verbijzondering.

Planon adviseert multinationals en professionele dienstverleners om hun wensen op dit gebied uitvoerig te valideren bij het selecteren van een IWMS.

Een Best Practice helpt u snel te profiteren van de toegevoegde waarde van een IWMS

Elke organisatie die de aanschaf van een IWMS overweegt, verwacht een snelle implementatie, meetbaar resultaat en maximaal hergebruik van ervaringen uit de markt. Enkele IWMS-leveranciers hebben geanticipeerd op deze eisen en best practices gecreëerd, gebaseerd op uitgebreide ervaring en marktstandaarden zoals IPD, BOMA, CEN, LEED en BREEAM. Dit helpt organisaties tijd te besparen tijdens het implementatietraject en snel te profiteren van de toegevoegde waarde van een IWMS.

Lees meer over Planon's IWMS oplossing - Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers.

Integratiemogelijkheden zijn bepalend voor succes

Bijna elk Integrated Workplace Management System is gekoppeld aan diverse andere IT-toepassingen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) of slimme meters.

ERP-systemen als SAP of Oracle bevatten gegevens die relevant zijn voor Facility - en Real Estate Managementprocessen. Kostenplaatsen, budgetcodes of leveranciergegevens zijn voorbeelden van gegevens die vaak wordt uitgewisseld tussen ERP-systemen en een IWMS. HR-systemen leveren personeelsgegevens, gebouwbeheersystemen sturen technische data, en slimme meters leveren online informatie over energieverbruik aan een IWMS. Deze gegevensuitwisseling is gewoonlijk bi-directioneel. Een IWMS stuurt bijvoorbeeld informatie over financiële doorbelasting naar een ERP-systeem, of werkt kamer- en telefoongegevens bij in het HR-systeem. Naast de uitwisseling van gegevens, ondersteunt de hedendaagse technologie, zoals Service Oriented Architecture (SOA of SOAP), zelfs realtime procesintegratie tussen softwaresystemen. IWMS-leveranciers bieden hier verschillende oplossingen voor, hetzij gebaseerd op maatwerk, hetzij op basis van configuratie van webservices binnen de standaard software.

Video | Hoe u een goed onderbouwde business case maakt voor een IWMS

Vijf concrete voordelen om te gebruiken in uw IWMS business case

Voordeel 1: Volledige transparantie

Het niet inzichtelijk hebben van (de waarde van) uw vastgoedportfolio, vierkante meters, bezettingsgraden, planmatig onderhoud, huurcontracten, leveranciers, SLA's enzovoort brengt enorme risico’s met zich mee in termen van kosten, compliance en bedrijfscontinuïteit. Een IWMS geeft u dit inzicht door één gestandaardiseerde database te creëren voor al uw FM- en vastgoedprocessen. U weet precies hoeveel vierkante meter u ter beschikking heeft voor toekomstige groei, u kent het aantal vierkante meter vloeroppervlak voor het aanbesteden van uw schoonmaak, u heeft zicht op welke huurcontracten binnenkort aflopen en weet wanneer welke onderhoudsactiviteiten moeten worden uitgevoerd. Dit soort management informatie zorgt ervoor dat Facility - en Real Estate Managers ‘in control’ blijven.

Voordeel 2: Verbeterde bezetting en meer efficiency

Kantoorruimtes, vergaderzalen en werkplekken lijken goed bezet, maar de praktijk toont aan dat dit soort faciliteiten gemiddeld slechts tussen de 50% en 60% van de tijd bezet is. Een IWMS biedt de instrumenten om het gebruik te meten, te analyseren en het effectieve gebruik en de toegevoegde waarde voor de organisatie te verhogen. Zo bent u zelfs in staat slecht bezette faciliteiten te elimineren of hun functie te wijzigen.

Door uw bedrijfsprocessen te ondersteunen met een IWMS kunt u de prestatie van deze processen eenvoudig analyseren en uiteindelijk de efficiency verbeteren en de kwaliteit van de output verhogen. U identificeert gemakkelijk knelpunten, inefficiëntie, tijdverspilling, budgetoverschrijdingen of andere zaken die uw bedrijfsresultaat beïnvloeden. Met behulp van een IWMS kunt u uw ondersteunende processen continu benchmarken en verbeteren om productiviteit en klanttevredenheid te maximaliseren.

Voordeel 3: Voldoen aan wet- en regelgeving

Voldoen aan wet- en regelgeving krijgt steeds meer invloed op het werkveld van Facility – en Real Estate Managers. Veiligheid & gezondheid, onderhoud, beveiliging, duurzaamheid en wijzigende (lease) accounting standaarden zijn slechts enkele voorbeelden van terreinen waar steeds meer aandacht komt voor processen en rapportages die ‘compliant’ zijn. Gestructureerd administreren en documenteren is dan verplicht en Facility – en Real Estate Managers moeten in geval van een audit of incident kunnen bewijzen te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Een IWMS biedt functionaliteiten, instrumenten en structuren om naleving van wet- en regelgeving binnen FM en REM te garanderen en het senior management te beschermen tegen eventuele juridische gevolgen.

Voordeel 4: Ondersteun besluitvorming

In het hedendaagse zakelijke klimaat is het van groot belang om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen. Fusies, overnames, reorganisaties en budgetbeperkingen leggen grote druk op Facility – en Real Estate Managers. De vraag om betrouwbare en integrale managementinformatie die besluitvormingsprocessen kan ondersteunen neemt toe. Een IWMS ondersteunt strategische, tactische en operationele besluitvorming met rapportages, analyses, dashboards en benchmarks. Naast standaard rapportages, kan een IWMS organisatiespecifieke output en analyses bieden, gebaseerd op historische informatie en toekomstige prognoses.

Voordeel 5: Kostenreductie

Vanuit monetair oogpunt leiden alle eerder genoemde voordelen direct of indirect tot het reduceren, van kosten, het vermijden van kosten of het verhogen van inkomsten. Een kwantificering van deze monetaire voordelen is bijna onmogelijk vanwege de vele verschillende omstandigheden en uitgangspunten in organisaties. Gartner publiceerde een analyse over besparingen, gerelateerd aan de implementatie van een IWMS, en becijferde een kostenreductie van 10 tot 15% door effectief en efficiënt ruimtebeheer, 5 tot 8% door procesverbeteringen en beter contractenbeheer en 5 tot 8% op huurpenningen door professionelere (ver)huuradministratie.

Bouw uw IWMS business case

Alvorens een IWMS te selecteren en te implementeren valt het aan te bevelen een business case, inclusief in- en externe kosten en de monetaire én niet-monetaire voordelen, te maken met een perspectief van minimaal drie jaar. In veel gevallen zijn de kosten voor de IWMS-software slechts een klein deel van de totale investering. Het is van belang ook rekening te houden met het verzamelen van gegevens, het aanpassen van de IT-infrastructuur, change - en project management en interne kosten. Ook maatwerk of integratie met andere systemen kan verregaande invloed hebben op de Total Cost of Ownership (TCO), sterk afhankelijk van de gekozen oplossingen en leverancier.

Ook de inzet en het exploitatiemodel van een IWMS is onderdeel van de business case: wordt de software ‘in house’ geïnstalleerd of gehost door de leverancier? Wordt de applicatie door eigen medewerkers beheerd of wordt het applicatiebeheer uitbesteed? Al deze keuzes beïnvloeden zowel de kosten als de baten.

Bent u geïnteresseerd in informatie over IWMS-leveranciers? Lees er in het Verdantix Green Quadrant® IWMS rapport meer over: Verdantix rapport. Meer weten over het bouwen van een betrouwbare business case? Lees dan dit white-paper.

 

Onze internationale succesverhalen

Case Study - UniCredit

Thomas Papperger, Hoofd Bouw, FM & vastgoed-administratie: “De rapportages uit de Planon-software leveren belangrijke managementinformatie, waardoor we in staat zijn onszelf continu te blijven verbeteren.”

Lees meer
Persbericht - Siemens

PERSBERICHT | Met behulp van Planons IWMS-oplossing wil Siemens Real Estate wereldwijd een uniform en geïntegreerd systeem ter ondersteuning van haar vastgoedprocessen implementeren.

Lees meer
Case Study - Unilever

Ian Dunning, Global Facilities Director: “We hebben betrouwbare managementinformatie nodig over ons wereldwijde vastgoedportfolio en onze operationele processen. Alleen dan zijn we in staat werkelijk waarde toe te voegen aan de kernactiviteiten."

Lees meer