Wat is een CMMS?
CMMS staat voor Computerized Maintenance Management System. Het is een geautomatiseerd onderhoudsmanagementsysteem dat organisaties helpt bij het volgen, plannen en centraliseren van hun onderhoudsactiviteiten. Organisaties gebruiken een CMMS om de uptime van apparatuur te maximaliseren en kostbare uitval en storingen te voorkomen.
Het hart van een CMMS wordt gevormd door een robuuste database met informatie over alle kritieke assets, waaronder apparatuur, materialen en andere resources zoals infrastructuur. CMMS-oplossingen bieden een centraal platform waar onderhoudsmanagers, technici en andere belanghebbenden onderhoudswerkzaamheden kunnen plannen, uitvoeren en monitoren. De software ondersteunt verschillende onderhoudsactiviteiten waaronder reactief, gepland preventief en voorspellend onderhoud.
Benieuwd naar hoe een CMMS in de praktijk werkt? Maak dan een afspraak voor een demo.
Wat zijn de belangrijkste functies van een CMMS?
Vanwege de complexiteit van wetgeving op het gebied van onderhoud, is het belangrijk dat onderhoudswerkzaamheden zorgvuldig worden gepland, bewaakt en gedocumenteerd. Geautomatiseerde onderhoudsmanagementsystemen bieden tools en technologie waarmee onderhoudsplanners, technici en supervisors de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden kunnen stroomlijnen en naleving van de wet- en regelgeving kunnen waarborgen. De belangrijkste functies van een CMMS zijn:
Werkorderbeheer
Alle onderhoudswerkzaamheden en aangemaakte werkorders worden opgeslagen in een centrale database met werkorders. Gebruikers kunnen eenvoudig in deze database zoeken naar onderhanden zijnde, geplande of voltooide onderhoudswerkzaamheden per gebouw, asset, technicus of een ander relevant zoekcriterium. Bij elke werkorder wordt informatie opgeslagen over de status, bestede tijd, gebruikte materialen, documentatie, follow-upacties, gepland budget en werkelijke kosten, die u vervolgens kunt gebruiken voor uw rapportages.
Via de CMMS-software kunnen technici eenvoudig toegewezen werkzaamheden bekijken, werkorders bijwerken of sluiten en relevante assetgegevens of onderhoudsprocedures en -checklists opvragen.
Materiaal- en voorraadbeheer
Een CMMS bewaakt de voorraad, distributie en de aanvulling van de voorraad voor de apparatuur en materialen in faciliteiten. Het systeem ondersteunt leveranciersbeheer, bewaakt de voorraadkosten en automatiseert de herbevoorrading van materialen.
Een CMMS biedt tools voor scenarioplanning en grafische dashboards om toekomstige werkzaamheden te visualiseren en de onderhoudsplanning in CMMS te optimaliseren. Met de 'drag-and-drop'-functie kunnen gebruikers onderhoudswerkzaamheden verplaatsen, uitstellen, samenvoegen of opsplitsen. De software toont direct de impact op de werkdruk en budgetten worden automatisch opnieuw berekend.
Planning en toewijzen van resources
Met CMMS-software kunt u werkzaamheden aan onderhoudsteams of technici toewijzen op basis van beschikbaarheid, werkdruk, vaardigheden en certificeringen. Zodra u werkzaamheden hebt gepland en toegewezen, zorgt het CMMS voor directe dispatching naar de betreffende technici met behulp van workflowtools, geautomatiseerde werkorders en mobiele oplossingen. Daardoor worden de planning en het toewijzen van werkzaamheden aanzienlijk efficiënter en komt elke taak direct bij de juiste technici terecht.
Workflows voor welzijn en veiligheid
Onderhoud is van essentieel belang om de veiligheid en betrouwbaarheid van apparatuur, gebouwen en de werkomgeving te garanderen. Achterstallig of gebrekkig onderhoud kan leiden tot gevaarlijke situatie, ongevallen en gezondheidsrisico's. Onderhoudswerkzaamheden gaan vaak gepaard met risico's. Het is belangrijk dat technici de werkzaamheden veilig kunnen uitvoeren en over de juiste beschermingsmiddelen beschikken.
Onderhoudsmanagementsoftware bevat documentatie, checklists en workflows op het gebied van gezondheid en veiligheid om te waarborgen dat onderhoudsteams de juiste processen volgen en werkzaamheden uitvoeren in overeenstemming met de wet- en regelgeving en best practices. Zo wordt een veilige en gezonde werkomgeving gegarandeerd.
Altijd en overal mobiel toegang tot informatie
Een mobiel CMMS is ontworpen voor gebruik op mobiele apparaten, zoals smartphones en tablets, zodat onderhoudspersoneel altijd en overal toegang heeft tot data over apparatuur en onderhoud en ze alle informatie eenvoudig kunnen bijwerken. CMMS-apps met realtime informatie zorgen ervoor dat onderhoudsteams hun werkzaamheden efficiënt en tijdig kunnen voorbereiden en uitvoeren.
Via de app kunnen onderhoudsteams werkorders en materiaalaanvragen beheren, de geschiedenis van apparatuurprestaties bekijken en checklists gebruiken om te garanderen dat alle werkzaamheden worden uitgevoerd zoals voorgeschreven.
Bekijk de video om meer te weten te komen over de voordelen en features van Planon Mobile Field Services.
Realtime monitoring
Door CMMS-data te integreren met door business intelligence aangestuurde dashboards kunt u de prestaties van interne technici en dienstverleners bewaken en beoordelen, en zo controleren of aan de overeengekomen Service Level Agreements (SLA's), afgesproken beschikbaarheid en kwaliteitsnormen wordt voldaan. CMMS-dashboards bieden onderhoudsplanners direct inzicht in de werkzaamheden, potentiële risico's en afwijkingen in de uitvoering van werkzaamheden met:
- Kostenoverzichten die kunnen worden gefilterd op gebouw, asset, aannemer, order of status
- Overzichten van onderhoudsprestaties die kunnen worden gefilterd op SLA's en ordercriteria
- Assetoverzichten die kunnen worden gefilterd op type asset, gebouw, risiconiveau, aantal storingen en resterende garantieduur
- Voorraadoverzichten met informatie over nabestellingen, beschikbare voorraad en opslaglocaties
- Storingsoverzichten met informatie over de frequentie van incidenten en mogelijke procesverbeteringen
Wat zijn de voordelen van het gebruik van CMMS-systemen?
CMMS-software helpt facility management- en onderhoudsteams om de juiste onderhoudsmanagementstrategie voor de organisatie te implementeren. Oplossingen worden vaak geconfigureerd op basis van de behoeften van het bedrijf en bieden uiteenlopende voordelen, van het digitaliseren van workflows tot een efficiënter risicobeheer en verbeterde data-analyses. Belangrijke voordelen van hedendaagse CMMS-oplossingen zijn onder andere:
Verbeterde efficiëntie dankzij een gecentraliseerde dataopslag
Alle informatie wordt opgeslagen in een centrale database met werkorders. Gebruikers kunnen eenvoudig in deze database zoeken naar onderhanden zijnde, geplande of voltooide onderhoudswerkzaamheden per gebouw, asset, technicus of een ander relevant zoekcriterium. Bij elke werkorder wordt informatie opgeslagen over de status, bestede tijd, gebruikte materialen, documentatie, follow-upacties, gepland budget en werkelijke kosten, die u vervolgens kunt gebruiken voor uw budgetrapportages.
Omdat alle informatie over werkorders centraal is opgeslagen, is alle benodigde informatie voor bijvoorbeeld het maken van facturen direct beschikbaar. Dit voorkomt vertragingen in de facturering en verbetert het kasbeheer.
Altijd en overal toegang tot informatie
Met een CMMS-app krijgen technici eenvoudig toegang tot toegewezen werkzaamheden, kunnen ze werkorders bijwerken of sluiten, relevante informatie over assets toevoegen, checklists gebruiken en belangrijke data over werkzaamheden behorende bij een werkorder registreren, zoals gebruikte materialen of bestede uren. Een mobiel CMMS moet ook offline kunnen werken, zodat technici altijd en overal toegang eeft tot informatie hebben.
Mobiele field service apps verbeteren de workflows en bieden eenvoudig toegang tot informatie, zodat technici hun werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren en problemen in één keer worden opgelost.
Hogere tevredenheid doordat bedrijven kunnen meten wat belangrijk is
CMMS-software biedt een groot aantal onderhoudsdashboards en tools voor het configureren van KPI's (Key Performance Indicators) om de effectiviteit van onderhoudsprogramma's en investeringen te analyseren. Dit helpt onderhoudsteams om hun werkzaamheden af te stemmen op de strategische vastgoeddoelstellingen, zoals het verlagen van het energieverbruik en de CO2-uitstoot. Zo kunnen facility management- en onderhoudsteams efficiënt aantonen hoe hun werkzaamheden bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Onderhoudsdashboards helpen uw teams om te voldoen aan KPI's en werkzaamheden tijdig en binnen budget uit te voeren.
Hogere kostenbesparingen door proactief onderhoud
Reactief onderhoud is kostbaar omdat het het gevolg is van onverwachte storingen die direct moeten worden opgelost. Met periodiek onderhoud, waarbij rekening wordt gehouden met garantietermijnen en wettelijke voorschriften, kunnen de onderhoudskosten aanzienlijk worden verlaagd. In 40% van de gevallen wordt periodiek onderhoud echter te vroeg of te laat uitgevoerd. Met een CMMS kunnen onderhoudsteams werkzaamheden plannen op basis van de huidige toestand en prestaties van assets, zodat onderhoud tijdig, maar alleen wanneer nodig wordt uitgevoerd om storingen te voorkomen.
Lees meer over CMMS software
CMMS vergeleken met andere systemen
CMMS-oplossingen zijn bedoeld voor onderhoudsprocessen, zoals het plannen van werkzaamheden, werkorderbeheer en het beheren van de voorraad van materiaal en apparatuur voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. Zo verschilt een CMMS van andere systemen:
CMMS vs EAM
In asset-intensieve sectoren, zoals de nuts-, productie-, automotive-, bouw- en vastgoedsector, bestaat het kapitaal van een bedrijf voor een groot deel uit fysieke assets. Daarom gebruiken bedrijven in deze sectoren vaak EAM-software (Enterprise Asset Management) om operationele kosten en inkoopkosten te beheren en de waarde en prestaties van assets te bewaken. Daarnaast moeten bedrijven bij het beheer en onderhoud van assets voldoen aan strenge arbowetgeving, veiligheidsnormen en milieuvoorschriften. EAM-oplossingen ondersteunen bedrijven hierbij gedurende de gehele levenscyclus van assets: van de aankoop en de installatie tot de buitenbedrijfstelling en verwijdering.
In de meeste gevallen bestaan de levenscycluskosten van assets voor meer dan 80% uit exploitatiekosten (inclusief energiekosten) en onderhoudskosten. Met een CMMS kunnen de technische onderhoudskosten van ongeplande uitval en reactief onderhoud worden verlaagd, terwijl de gezondheid en veiligheid op de werkplek en het welzijn van medewerkers worden verbeterd en de levensduur van de assets wordt verlengd.
CMMS vs ERP
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) integreert primaire bedrijfsprocessen, zoals finance, HR, inkoop en logistiek, en ondersteunt de uitwisseling van data tussen afdelingen. ERP-systemen ondersteunen echter niet geavanceerde onderhoudsprocessen voor faciliteiten en assets. Een CMMS (Computerized Maintenance Management System), ofwel geautomatiseerd onderhoudsmanagementsysteem, is dus onmisbaar, omdat dit ontworpen is voor onderhoudsactiviteiten en -workflows.
Door een ERP-systeem te integreren met een vastgoedoplossing met een module voor onderhoudsmanagement kunt u de vastgoedactiviteiten stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Door deze systemen te combineren, kunt u functieoverschrijdende workflows automatiseren en de nauwkeurigheid van data verbeteren om een compleet beeld van uw vastgoedportefeuille te krijgen. De integratie helpt u bovendien om de financiën, onderhoudswerkzaamheden en het ruimtegebruik efficiënt te beheren en biedt u gedetailleerde inzichten om betere beslissingen te nemen en de operationele prestaties te verbeteren.
Trends in CMMS en AI-integratiecontent
De integratie van AI en CMMS stimuleert verschillende belangrijke trends:
- Voorspellend onderhoud gebruikt Machine Learning (ML) om storingen in apparatuur te voorspellen en zo uitval te beperken, de kosten van noodreparaties en onderhoud te verlagen en de levensduur van apparatuur te verlengen.
- Geautomatiseerde workflows stroomlijnen routinetaken zoals het opnieuw bestellen van voorraad, om de efficiëntie te vergroten en te zorgen dat medewerkers zich op belangrijkere taken kunnen richten.
- Prescriptief onderhoud integreert generatieve AI in oplossingen om op basis van analyses van onderhoudsdata acties voor te stellen die inefficiënties aanpakken.
- AI-gedreven strategisch assetmanagement helpt om complexe assetinfrastructuren beter te volgen en te optimaliseren om de assetprestaties, het levenscyclusbeheer en de afstemming op devastgoeddoelstellingen te verbeteren.
Wilt u uw activiteiten toekomstbestendig maken met CMMS-software? Lees dan ons e-book en ontdek hoe een CMMS u helpt om snel weloverwogen en duurzame beslissingen te nemen. Neem voor hulp bij het kiezen van de basisfuncties contact met ons op om een persoonlijke demo in te plannen.
Met een CMMS krijgt u een holistisch beeld dat u helpt om onnodig onderhoud te voorkomen en de onderhoudskosten te verlagen. Wanneer u een CMMS bovendien combineert met een Integrated Workplace Management System (IWMS), kunt u uw onderhoudsstrategie effectief afstemmen op uw vastgoedstrategie, de ruimtebezetting verbeteren, het gebruikersgedrag analyseren en bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie.
CMMS Case Studies
