Klantenportal customer-icon

Vijf processen die efficiënte uitvoering van onderhouds- werkzaamheden garanderen

Een onderhoudsbeheersysteem stelt vastgoedbeleggers, -eigenaren, -gebruikers en Service Providers in staat hun eigen, gehuurde of in onderhoud genomen gebouwen en technische bedrijfsmiddelen op een kostenefficiënte manier en conform wet- en regelgeving te exploiteren en te onderhouden. Een onderhoudsbeheersysteem ondersteunt hen in het registreren, plannen, uitvoeren en monitoren van alle typen onderhoudswerkzaamheden, of deze nu worden uitbesteed of worden uitgevoerd door interne onderhoudsmedewerkers.

Vanwege de complexiteit van wetgeving rondom onderhoud, regelgeving over gezondheid en veiligheid en het werken met gevaarlijke stoffen, moet de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden zorgvuldig worden gepland, gemonitord en gedocumenteerd. Meerjaren onderhoud beheer software ondersteunt planners, uitvoerders, en supervisors met functionaliteit en technologie die een gestroomlijnde en compliant uitvoering van de werkzaamheden garandeert.

1. Scenarioplanning, resource planning en dispatching

(Meerjaren) onderhoudsbeheer software bevat tools voor scenarioplanning en grafische planborden waarmee u toekomstig werk kunt visualiseren. Met behulp van drag-and-drop-fuctionaliteit kunt u onderhoudsactiviteiten verplaatsen, uitstellen, samenvoegen of opsplitsen. De onderhoud beheer software zorgt voor een directe herberekening en visualisatie van de impact die dit heeft op werkdruk en budgetten. Onderhouds beheersoftware ondersteunt resource planning door u in staat te stellen werkzaamheden toe te wijzen aan teams of individuele onderhoudsmonteurs, op basis van beschikbaarheid, werkdruk, competenties en vaardigheden. Zodra werkzaamheden zijn ingepland en toegewezen, zorgt het onderhoudsbeheersysteem voor directe dispatching naar de betreffende uitvoerder op basis van workflow-functionaliteit, geautomatiseerde werkorders en mobiele toepassingen.

2. Beheer van werkorders

Door alle onderhoudswerkzaamheden en werkorders op te slaan in één centrale database kunt u eenvoudig zoeken naar open, gesloten of geplande onderhoudswerkzaamheden per gebouw, per inventariselement, per uitvoerder etc. Voor elke werkorder zijn details, zoals status, bestede tijd, gebruikte materialen, documentatie, follow-up acties, gepland budget en werkelijke kosten, geregistreerd en beschikbaar voor rapportagedoeleinden. Engineers hebben eenvoudig toegang tot de onderhoudsbeheer software en kunnen gemakkelijk werkorders bijwerken of afsluiten, zoeken naar relevante informatie over een specifiek bedrijfsmiddel of onderhoudsprocedures en checklists inzien.

3. Veiligheid en gezondheid

Onderhoud is essentieel om bedrijfsmiddelen, gebouwen, apparatuur, installaties en de werkomgeving veilig en betrouwbaar te houden. Gebrek aan onderhoud of slecht onderhoud kan leiden tot gevaarlijke situaties, ongevallen en gezondheidsproblemen. Onderhoud is een risicovolle activiteit die op een veilige manier moet worden uitgevoerd met de nodige bescherming van onderhoudsmedewerkers. Onderhoudsbeheer software ondersteunt de naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften om zowel een gezonde werkomgeving als veilige uitvoering van onderhoud te kunnen garanderen. Onderhoud beheer software bevat documentatie, procedures, checklists en workflows rondom veiligheid en gezondheid voor elk type onderhoudsactiviteit. Om zo naleving van voorschriften te waarborgen.

4. Mobiele toepassingen

Onderhoudsmonteurs moeten altijd en overal toegang hebben tot hun werkzaamheden, zowel on- als offline. Mobiele onderhoudstoepassingen ondersteunen field engineers bij het efficiënt uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Engineers kunnen via hun mobiele device of smartphone hun volgende taak selecteren, specifieke werkinstructies lezen, de onderhoudsgeschiedenis van een bedrijfsmiddel nazoeken, tijd en de gebruikte materialen registreren of een werkorder afsluiten door een klant te vragen om een handtekening. Mobiel onderhoud omvat tevens gezondheids- en veiligheidscontroles en dynamische risicobeoordelingen om naleving van wet- en regelgeving te garanderen en risico's te beperken.

5. Monitoring en analyse

Dashboards helpen onderhoudsmanagers compliant en efficiënt onderhoud te garanderen en mogelijke kostenbesparingen te identificeren. Onderhoudsbeheer software biedt een breed scala aan management dashboards en Key Performance Indicatoren (KPI's) om de prestaties van uw bedrijfsmiddelen en de effectiviteit van uw onderhoudsprogramma's en -investeringen te analyseren. Online dashboards stellen u bovendien in staat de prestaties van externe leveranciers te monitoren en te zien of deze voldoen aan de overeengekomen Service Level Agreements (SLA's), uptime, doorlooptijden, kosten en kwaliteit. Met deze dashboards hebben planners direct inzicht in de lopende werkzaamheden, mogelijke risico's en afwijkingen in de uitvoering van werkzaamheden.

Lees meer over onderhoudsbeheer software

Brochures | 05/03/2015
Productinformatie - Planon Maintenance Management

De Planon Maintenance Managementoplossing ondersteunt de planning, uitvoering en monitoring van onderhoudsactiviteiten. 

Lees meer
Alle brochures
Artikelen & White papers | 23/10/2014
How to guide - Hoe kunt u het afhandelen van storingsmeldingen versnellen?

Behoort u ook tot de groep van mensen die worstelt met het op tijd afhandelen van storingsmeldingen? Vraagt u zich af hoe u aan Service Level Agreements (SLA’s) kunt voldoen? Of sluit u weleens een melding af voordat het probleem echt is verholpen om maar aan de KPI te voldoen? Download een gratis exemplaar van deze how to guide voor vijf tips die u kunnen helpen om het proces rondom storingsmeldingen efficiënter te laten verlopen. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Artikelen & White papers | 09/06/2017
FAQ - De basisbeginselen van effectief onderhoudsmanagement

In deze FAQ leest u vijf veelgestelde vragen over de basisbeginselen van een effectief onderhoudsbeleid. Ga er direct mee aan de slag! 

Lees meer
Alle artikelen & white papers

Hoe u kosten kunt besparen door het elimineren van onderhoud

Reactief onderhoud – vaak veroorzaakt door storingen of achterstallig onderhoud – is kostbaar doordat het noch gepland, noch gebudgetteerd is, maar wel onmiddellijk actie vereist. Preventief onderhoud stelt onderhoudsexperts in staat elk gewenst type onderhoud systematisch te plannen en uit te voeren, gebaseerd op een frequentie van activiteiten per tijdseenheid. Deze intervallen worden vaak bepaald op basis van garantiebepalingen, kwalitatieve eisen of wetgeving. Goed uitgevoerde, tijdgebaseerde onderhoudswerkzaamheden verminderen reactief onderhoud, inclusief bijbehorende kosten en inspanningen. Echter, 40% van het geplande preventieve onderhoud wordt niet op het juiste moment uitgevoerd, namelijk te vroeg of te laat. Onderhoud dat te laat wordt uitgevoerd veroorzaakt kostbaar reactief werk, te vroeg uitgevoerd onderhoud staat gelijk aan verspilling van tijd en geld.

Een onderhoudsbeheersysteem helpt u tijdige uitvoering van onderhoudswerkzaamheden te garanderen, gebaseerd op de werkelijke conditie van een bedrijfsmiddel. Zodra de actuele toestand van een asset bekend is, berekent en plant de software automatisch de activiteiten die nodig zijn om een asset in de gewenste conditie te krijgen/houden. Uitgebreide onderhoudsbibliotheken, verouderingscurves en kostencatalogi voorzien het onderhoudsbeheersysteem van gegevens om just in time uitvoering van onderhoudsactiviteiten te waarborgen. De onderhoudsbeheer software ondersteunt het ultieme just in time onderhoud met realtime monitoring van de conditie van bedrijfsmiddelen. Door intelligente gebouwbeheersystemen en slimme meters te koppelen aan uw IT-netwerk kunnen zij realtime gegevens naar uw onderhoudsbeheersysteem sturen over productie-uren of -aantallen, storingen of energieverbruik. Op basis van vooraf ingestelde grens- en drempelwaarden of historische informatie kan het onderhoudsbeheersysteem nauwkeurig relevante onderhoudsactiviteiten en bijbehorende kosten en planning voorspellen.

Maar hoe kunt u onderhoudsactiviteiten reduceren zonder risico’s te lopen? Een meer holistische visie op onderhoud helpt u onderhoud te voorkomen en de daarmee samenhangende kosten, inspanning en verspilling te verminderen. Door uw onderhoudsbeheersysteem-functionaliteit onderdeel te maken van een Integrated Workplace Management System (IWMS) kunt u de rol van onderhoud in combinatie met uw vastgoedstrategie, ruimtegebruik, het gedrag van gebruikers of duurzaamheidsdoelstellingen analyseren. Waarom onderhoud plegen op een gebouw dat toch gesloopt wordt? Waarom luchtbehandelinginstallaties onderhouden in ruimtes die niet gebruikt worden? Waarom niet de onderhoudsinspanning reduceren door energiemaatregelen te combineren met preventief of conditiegebaseerd onderhoud? Deze holistische en geïntegreerde visie op onderhoud is de sleutel tot kostenefficiëntie, bedrijfscontinuïteit en een duurzame onderhoudsstrategie.

Wat u moeten weten over onderhoudsbeheersystemen en Enterprise Asset Management

In kapitaalintensieve sectoren zoals nutsbedrijven, industrie, farmacie, gezondheidszorg en vastgoed, vormen fysieke bedrijfsmiddelen een belangrijk deel van het kapitaal van de organisatie. Uptime van productiemiddelen, technische apparatuur, machines, gebouwen, luchtbehandelingsinstallaties en infrastructuur bepalen de productiviteit en bedrijfscontinuïteit. Elke verstoring is kostbaar. Bovendien moet het beheer en onderhoud van deze bedrijfsmiddelen voldoen aan strenge beschikbaarheids- en continuïteitseisen, milieu- en veiligheidsvoorschriften.

Enterprise Asset Management-software en Life Cycle Asset Management-tools (LCAM) ondersteunen organisaties bij het maximaliseren van de Return on Investment (ROI) van hun complete asset portfolio door de productiviteit van bedrijfsmiddelen te optimaliseren en de totale lifecycle-kosten te minimaliseren. Deze kosten omvatten aankoop, verwerving, vervanging, exploitatie, onderhoud en afvoer. In de meeste gevallen vertegenwoordigen exploitatie (inclusief energieverbruik) en technisch onderhoud meer dan 80% van de lifecycle-kosten. Dit maakt onderhoudsbeheer software een kernfunctionaliteit van Enterprise Asset Management, immers:

  • Het onderhoudsbeheersysteem verschaft informatie ter ondersteuning van besluitvorming rondom de vraag of het kosteneffectiever is om een duur of minder productief asset te blijven onderhouden of te vervangen
  • Het onderhoudsbeheersysteem plant preventieve onderhoudsactiviteiten op basis van tijdsintervallen of werkelijke conditie van een asset op basis van geautomatiseerde grens- of drempelwaarden als productie-uren, energieverbruik, of technische staat
  • Het onderhoudsbeheersysteem ondersteunt volledige lifecycle-documentatie inclusief onderhoudsinstructies, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, garantiebepalingen, onderhoudsgeschiedenis en gerelateerde kosten
  • Het onderhoudsbeheersysteem garandeert correcte uitvoering van alle werkzaamheden op basis van zowel preventief als reactief onderhoud, inclusief resource planning, werkorder dispatching, mobiele toepassingen voor field engineers en dashboards voor het monitoren van doorlooptijden, budgetten en geleverde kwaliteit
  • Het onderhoudsbeheersysteem ondersteunt de analyse van elk bedrijfs- of productiemiddel ten aanzien van kosten, prestatie, betrouwbaarheid, downtime, gebruik, tijd besteed aan onderhoud of reparatie en toekomstig onderhoud

In Facility Management (FM) en Real Estate (RE), is onderhoudsbeheersysteem-functionaliteit in de meeste gevallen ingebed in een Integrated Workplace Management System (IWMS). Deze oplossingen omvatten EAM-gerelateerde processen die gericht zijn op FM en RE relevante activa zoals gebouwen, werkplekken, technische apparatuur en gebouwgebonden installaties.

Onze internationale succesverhalen

Case Study - King's College London

Elizabeth Harris, Business Information Systems Manager: “Dankzij de Planon-oplossing hebben we onze onderhoudsachterstand binnen drie maanden met 50% kunnen verminderen.”

Lees meer
Case Study - RGM Gruppe

Daniel Zawadzki, Projectleider FMIS: “Omdat we een geïntegreerde oplossing hebben, kunnen we processen sneller afhandelen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren.”

Lees meer
Case Study - Dehner

Erich Hopf, Facility Manager: "Dankzij de Planon-oplossing zijn de Excel-sheets verdwenen en heeft iedereen profijt van de online managementinformatie over facilitaire prestaties, budgetten en kosten."

Lees meer