Klantcases
Refresco
Refresco heeft wereldwijd meer dan 1.800 geleasede activa. Om te voldoen aan de nieuwe IFRS 16 lease-standaard, moeten alle externe rapportages in overeenstemming zijn met de nieuwe regelgeving.
Lees meer
Lease accounting biedt grote financiële voordelen en wordt door veel organisaties gebruikt. Bedrijven kunnen zo bijvoorbeeld vastgoed, bedrijfsmiddelen en apparatuur exploiteren zonder de noodzaak van investeringen vooraf en een grote initiële uitstroom van kasmiddelen. Leasing is ook een veelgebruikte methode om de flexibiliteit van de portefeuille te vergroten en financiële middelen vrij te maken voor investeringen in de kernactiviteiten van de organisatie.
De wet- en regelgeving voor lease accounting, zoals vastgelegd in de standaarden ASC 842 en IFRS 16 van respectievelijk de Financial Accounting Standards Board (FASB) in de Verenigde Staten en de verwante International Accounting Standards Board (IASB), heeft de manier waarop leases worden verwerkt in de boekhouding radicaal veranderd. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor de balans en financiële positie van organisaties. De toepassing van deze normen op het gebied van lease accounting leidt tot veel veranderingen voor bedrijven. In dit artikel leest u meer over deze definities, wet- en regelgeving, veranderingen en de impact.
Wat is het verschil tussen een operationele en een financiële lease?
Volgens de nieuwe lease accounting-standaarden worden leases op twee verschillende manieren geclassificeerd: als operationele lease of als financiële lease. Een operationele lease wordt alleen opgevoerd onder de operationele uitgaven, op basis van lineaire afschrijvingen. Een financiële lease (ook wel ‘kapitaallease’ genoemd door de FASB) is een gekapitaliseerde verplichting/gebruiksrecht die op de balans wordt vermeld. Dit heeft gevolgen voor de winst- en verliesrekening, de afschrijving van dat gebruiksrecht en de passiva.
Volgens onderzoek van ‘big four’ accountantsorganisatie PwC kunnen bedrijfsvastgoed en bedrijfsmiddelen tegenwoordig tussen de 1% en 66% van de balans uitmaken. Dat de procentuele waarden op de balans zo ver uiteenlopen, wordt veroorzaakt door verschillen in eigendomsstatus: sommige organisaties kiezen ervoor het vastgoed en bedrijfdmiddelen in eigendom te hebben en op de balans op te nemen, terwijl anderen hun vastgoed en bedrijfsmiddelen liever huren in de vorm van een operationele lease die niet op de balans wordt vermeld.
Accountants uiten al jaren hun bedenkingen over deze methode van lease accounting. Hoe realistisch zijn de financiële overzichten op de balans wanneer vastgoed of een bedrijfsmiddel in eigen bezit dat wel op de balans staat, binnen een paar maanden kan worden verkocht, terwijl een overeenkomst voor een operationele lease die buiten de balans wordt gehouden, een meerjarige schuldenpost kan vertegenwoordigen? Operationele leases zijn gangbaar geworden om diverse redenen, gerelateerd aan de cashflow en de toegenomen mogelijkheden om te investeren in de kernactiviteiten. De schaduwzijde is echter dat de werkelijke financiële situatie van organisaties moeilijker te interpreteren is. Dit komt doordat toekomstige verplichtingen in relatie tot operationele leases niet worden weergegeven op de balans.
Leer meer over Lease Accounting
Klantcases
TIP
Gedreven door de naleving van IFRS 16 is TIP in 2016 een project gestart om de impact op de jaarrekening te schatten op basis van de aanpak die uitgaat van volledig terugwerkende kracht. TIP koos onder meer voor Planon vanwege de volledige cloud-implementatie.
Lees meerFAQ
De impact van de nieuwe lease accounting-standaarden op uw bedrijfsvoering
Er is veel veranderd op het gebied van lease accounting. De FASB en de IASB hanteren sinds 1 januari 2019 een nieuwe standaard, respectievelijk ASC 842 en IFRS 16. In deze gratis te downloaden FAQ vindt u onze antwoorden op vijf veelgestelde vragen over lease accounting.
Meer lezenWebinars
Lease Accounting: Hoe de ervaringen van Heineken, PwC en Planon uw implementatie van IFRS 16 kunnen versnellen
Is uw organisatie nog niet compliant met de nieuwe lease accounting-standaard? Beluister dan dit webinar van Heineken, PwC en Planon, waarin duidelijk wordt uitgelegd hoe u uw IFRS 16-implementatie kunt versnellen.
Lees meerStandaarden voor lease accounting: ASC 842 en IFRS 16
FASB en IASB hebben de systemen voor lease accounting, bekend onder de naam US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) en IFRS (International Financial Reporting Standards), opnieuw onder de loep genomen. Hiermee werd vooral beoogd financiële transparantie te realiseren door de leaseverplichtingen voor bedrijfsmiddelen en vastgoed op de balans op te laten nemen. ASC 842 en IFRS 16 de nieuwste boekhoudkundige standaarden voor lease accounting van leases van vastgoed en bedrijfsmiddelen. Ze zijn in 2016 gepubliceerd en zijn sinds ingang van het boekjaar 2019 van kracht voor beursgenoteerde ondernemingen. In januari 2019 bleek dat, volgens KPMG, nog maar 3% van de organisaties hun lease accounting compliance project inmiddels volledig heeft afgerond.
Wat zijn de belangrijkste veranderingen voor lease accounting?
1. Operationele lease op de balans
De nieuwste lease accounting-standaarden ASC 842 en IFRS 16 bevatten wijzigingen over de manier waarop vastgoed en materiële en immateriële activa worden verantwoord voor leases. In het verleden, zoals omschreven in ASC 840 (FASB) en IAS 17 (IFRS), werden de verplichtingen van operationele leases niet opgenomen op de balans, dit in tegenstelling tot financiële leases. Operationele leases werden alleen vermeld in de voetnoten van de financiële overzichten van de organisatie. De nieuwste standaarden voor lease accounting waarborgen dat leaseverplichtingen op een meer uniforme manier worden weergegeven. Alle leases van bedrijfsmiddelen en vastgoed met een leasetermijn van meer dan twaalf maanden moeten volgens IFRS 16 worden verantwoord als financiële lease op de balans. Volgens ASC 842 moeten ze worden vermeld als operationele of financiële lease op de balans.
Onderzoek van PwC heeft aangetoond dat de toename van rentedragende schuld gemiddeld 22% zal bedragen, maar ook meer dan 200% kan zijn voor bedrijfstakken met veel huurcontracten voor vastgoed en gehuurde bedrijfsmiddelen. Gerelateerde financiële indicatoren zoals de EBITDA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation Appreciation), hefboomwerking en solvabiliteit van bedrijven zullen navenant veranderen. De standaarden voor lease accounting laten enige ruimte voor interpretatie. Voor verslaglegging conform de richtlijnen is echter in elk geval een evaluatie van het leasebeheerproces noodzakelijk en moeten argumentaties en besluitvormingskaders helder en eenduidig gedocumenteerd zijn.
2. Kapitalisatie van meer kostenfactoren volgens IFRS 16 lease accounting standaarden
In de vorige systemen voor lease accounting van de IASB en FASB was alleen de kale huur inbegrepen in de kapitaalwaarde. De standaarden IFRS 16 en ASC 842 vereisen dat ook aanvullende bedragen worden meegenomen. Diverse aanvullende kostenfactoren moeten worden opgegeven bij het gebruiksrecht en de kapitaalwaarde van deze bedragen op de balans. Denk aan variabele huur, speciale prijsafspraken, verplichte huurverlengingen, voorwaardelijke huurbetalingen, verplichtingen voor restwaarde, bedragen voor aankoopopties, verwervingskosten voor de lease en kosten voor investeringen om verbeteringen van de huurder ongedaan te maken aan het einde van de lease.
Beursgenoteerde onderneming die gebruikmaken van IFRS-standaarden of US GAAP hebben naar schatting ongeveer 3,3 triljoen dollar aan lease verplichten; meer dan 85% daarvan is niet in hun balans opgenomen (IFRS Foundation).
3. Opgave van leaseverlengingen en indexeringen
Optionele verlengingsperioden moeten worden opgegeven bij de kapitaalwaarde wanneer deze 'redelijk zeker' zijn. Hier is ruimte voor interpretatie en dit brengt dus ook aanzienlijke risico's met zich mee wat betreft de naleving van de regelgeving. Accountants zullen bij de beoordeling van de financiële verslaglegging de argumentatie voor het niet opgeven van bepaalde posten al dan niet accepteren. Speciale aandacht is vereist voor de impact van indexeringen. Volgens IFRS 16 moet voor iedere wijziging van de index een volledige hercalculatie plaatsvinden. Dit kan leiden tot een verhoogde fluctuatie van de lease accounting-cijfers voor gebruiksrecht en verplichtingen.
4. Toelichtingen en SOX compliance
De nieuwste standaarden voor lease accounting vereisen niet alleen dat leases op de balans worden verantwoord, maar ook dat deze worden voorzien van aanvullende toelichtingen. Deze zijn bedoeld om beleggers en andere belanghebbenden inzicht te geven in de leaseverplichtingen voor vastgoed en bedrijfsmiddelen, de timing van financiële toezeggingen en aspecten van de aan leases gerelateerde onzekerheid over de cashflow. Deze aanvullende informatie moet doorgaans SOx compliant (Sarbanes Oxley) zijn. Dit betekent dat alle wijzigingen in leasecontracten moeten worden getraceerd en vastgelegd en dat moet kunnen worden aangetoond dat de besluitvorming aan de regels voldoet.
5. IFRS 16 en ASC 842 vereisen een grotere nauwkeurigheid van het lease administratieproces
Met de systemen voor lease accounting IFRS 16 en ASC 842 moeten nu vrijwel alle leases van vastgoed en bedrijfsmiddelen worden gekapitaliseerd en moet aanvullende informatie over de lease worden vastgelegd. Dit heeft gevolgen voor de dagelijkse leaseadministratie en de bijbehorende IT-oplossingen. Vanwege de aanvullende vereisten voor toelichtende informatie over de timing en onzekerheid van cashflows zullen de leasegegevens meer in detail moeten worden vastgelegd.
In januari 2019 bleek dat minder dan de helft (44%) van de organisaties hun lease-inventaris heeft voltooid, maar slechts een kwart een boekhoudkundige beoordeling heeft uitgevoerd (KPMG). Aangezien de financiële gevolgen van leaseverlengingen fundamenteel zijn veranderd, zijn aspecten als lease scenarioplanning, het maken van balansmodellen en beoordelingen nu belangrijke onderdelen van het besluitvormingsproces, waarbij ook de CFO en de controller betrokken zullen worden.
Bent u al compliant met lease accounting?
De lease accounting standaarden IFRS 16 en ASC 842 zijn met ingang van het boekjaar 2019 van kracht voor beursgenoteerde organisatie. Eén van de voorschriften is echter dat de verslaglegging al aan deze regels moet voldoen vanaf het boekjaar 2017. De vereisten voor verslaglegging zoals vastgelegd in ASC 840 en IAS 17 bleven tijdens de transitieperiode tussen 2017 en 2019 nog van kracht. Dit betekende dat een tweeledige berekening en verslaglegging van leases was vereist, maar zonder dat dit dubbele betalingen en een dubbele boekhouding impliceert.
Lease accounting-software in Planons IWMS
Met de wijzigingen voor lease accounting hebben organisaties een instrument nodig waarmee ze geïntegreerde afwegingen kunnen maken over zaken als hun portefeuille, de assetstrategie, leaseverlengingen en leasevoorstellen, gepresenteerd in de taal die het management, controllers, accountants en andere financiële deskundigen begrijpen. Een leaseverlenging kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de kosten en passiva, waarbij de berekening en verslaglegging aan alle regels moeten voldoen.
Volgens de nieuwste regels voor lease accounting, zoals vastgelegd in ASC 842 en IFRS 16, is een nauwkeurige en op een tijdlijn gebaseerde administratie vereist van alle aan de leaseovereenkomst gerelateerde kosten en betalingen. Dit vraagt om een professionele leaseadministratie, zoals beschikbaar in een geavanceerde Integrated Workplace Management Systems (IWMS). Lease Accounting is een belangrijke aanvullende softwareoplossing die kan worden gebruikt als speciaal boekhoudkundig systeem voor controllers, of worden geïmplementeerd als aanvulling op de leaseadministratie in een IWMS. In beide gevallen is een naadloze integratie met uw financiële systeem mogelijk.
Global success stories
Nieuws
Stark Group kiest voor Planon Universe om te voldoen aan de IFRS 16-standaard
Stark Group, één van de grootste retailers en distributeurs van bouwmaterialen in Noord-Europa, heeft Planon Universe for Financial Professionals gekozen om te voldoen aan de IFRS 16-standaard.
Lees meerKlantcases
Refresco
Refresco heeft wereldwijd meer dan 1.800 geleasede activa. Om te voldoen aan de nieuwe IFRS 16 lease-standaard, moeten alle externe rapportages in overeenstemming zijn met de nieuwe regelgeving.
Lees meerNieuws
University of Texas System kiest voor de lease accounting-oplossing van Planon
The University of Texas System (UT System) heeft gekozen voor de lease accounting-oplossing van Planon om te kunnen voldoen aan de lease accounting-standaard GASB 87.
Lees meer