Ik was pas net bij Planon begonnen als senior Solution Marketeer, toen mij werd gevraagd om een nieuwe versie te schrijven van het whitepaper 'Wat is IWMS?'. Dat was voor mij een goede manier om te leren wat een Integrated Workplace Management System (IWMS) inhoudt, voor wie het is bedoeld en welke waarde en voordelen het biedt voor klanten. Zo ontdekte ik dat IWMS in de Verenigde Staten en binnen mondiale organisaties een bekende en geaccepteerde term is. Maar in het Verenigd Koninkrijk en andere delen van Europa wordt software voor vastgoed- en facility management vaak aangeduid als Computer Aided Facility Management (CAFM) en in Nederland en België vaak als Facility Management Informatiesysteem (FMIS). Daarna kwam Verdantix in 2022 dan nog met het Connected Portfolio Intelligence Platform (CPIP). Dus begon ik me te verdiepen in de verschillen en overeenkomsten en de historische achtergrond om een en ander te kunnen uitleggen en u meer inzicht te bieden.
Als we kijken naar de functies, is er een belangrijk verschil tussen IWMS en CAFM, want een IWMS bevat ook uitgebreide functionaliteit voor vastgoed- en leasemanagement, projectmanagement en milieuduurzaamheid. Naast IWMS en CAFM, die allebei zijn bedoeld ter ondersteuning van geïntegreerde processen, zijn er veel meer specifieke oplossingen. Deze oplossingen richten zich op één proces of een specifieke reeks processen, meestal gerelateerd aan één hoofdonderwerp.
In een recent Market Insight-rapport stelt Verdantix dat IWMS-oplossingen zich nu ontwikkelen tot Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP's), die een grotere klantwaarde bieden door inzichten die zijn afgeleid van IoT en geavanceerde analyses. Later vertel ik wat mijn mening hierover is, maar ik wil eerst even terug naar het verleden om beter te begrijpen wat de situatie is.
Integrated Workplace Management System (IWMS): een korte geschiedenis
IWMS 1.0
In de periode van 1980 tot 2000 maakten organisaties gebruik van specifieke oplossingen en CAFM-oplossingen voor hun facility managementprocessen. Deze oplossingen werkten meestal goed voor het beheer van enkele gebouwen of eenvoudige portfolio's en vaak waren ze bedoeld voor één bepaalde functie, zoals onderhoudsmanagement, facility management en asset tracking.
In het begin van de jaren 2000 kwam IWMS op met een uitgebreidere aanpak van facility management. Met IWMS-oplossingen konden gegevens van een complexe gebouwenportfolio op één plaats worden gecentraliseerd. De functionaliteit werd uitgebreid met lease management, space management en energierapportage.
De basiscapaciteiten voor datawarehousing en bedrijfsrapportage van CAFM-oplossingen werden ook aangepast en uitgebreid. Met IWMS werd datamining, business intelligence en datavisualisatie mogelijk.
IWMS-oplossingen kunnen ook worden geïntegreerd met zakelijke software en systemen zoals Building Information Modelling (BIM), die niet alleen nuttig zijn voor facility managers, maar ook voor veel andere belanghebbenden zoals financiële planners en beheerders van bedrijfsvastgoed.
IWMS 2.0
Tussen 2010 en 2022 evolueerde IWMS verder door technologische ontwikkelingen en trends bij klanten. Onderkend werd dat een IWMS een belangrijke factor was voor de kwaliteit van de werkervaring. IWMS was niet meer alleen een systeem voor facility management, maar werd ook gebruikt om de ervaring van de gebruikers van het gebouw te managen. Dus naast de fysieke elementen van de ruimte en assets speelde ook de dienstverlening een rol.
Naarmate de wereld steeds meer overging op mobiel en de Cloud, werd ook de technologie van IWMS 2.0 aangepast met cloudmogelijkheden, modularisering, mobiele toepassingen en de integratie van relevante IoT-data. Leveranciers hebben ondertussen de gegevensanalyse verbeterd door middel van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML). Daarnaast werd het voor medewerkers met weinig programmeerkennis eenvoudiger om oplossingen aan te passen.
Deze transformaties werden verder bevorderd door de omschakeling naar strategieën voor hybride werkplekken, waardoor er steeds meer vraag was naar flexibelere IWMS-oplossingen. De vraag naar deze oplossingen met betrekking tot de gezondheid en veiligheid van medewerkers, is door COVID-19 enorm toegenomen. En daardoor was er dus ook meer behoefte aan een aanpasbaar en modulair aanbod.
De evolutie van IWMS en Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP)
Met de komst van nieuwe technologieën, zoals IoT-apparaten in de Cloud en digital twins, en energiecrises waardoor er een sterke behoefte was om faciliteiten te optimaliseren, is er veel veranderd en geïnnoveerd. Daarnaast was er de opkomst van de PropTech-markt, die heeft geleid tot voortdurende investeringen en de transformatie van hardwaregerichte naar softwaregerichte en uiteindelijk naar servicegerichte oplossingen. Tegelijkertijd veranderde het gedrag van gebruikers, niet alleen door de impact van COVID-19, maar ook door een algemeen streven om de industrie meer verantwoordelijk te maken voor ESG en meer te richten op de beleving van de gebruiker.
IWMS-leveranciers hebben tot nu toe vakkundig ingespeeld op deze trends en kunnen voldoen aan de steeds veranderende behoeften van klanten. De vraag is nu of de huidige iteratie van IWMS haar grens heeft bereikt en of de Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP) geschikter zijn voor de toekomstige eisen van de klant. Smart building-platforms zoals CPIP bieden een meer open architectuur, waardoor de interconnectiviteit met slimme gebouwen en de bijbehorende ecosystemen wordt verbeterd. Volgens Verdantix zijn deze platforms geschikt voor de volgende uitdagingen:
- Door integratie met point solutions van derden kunnen klanten CPIP's gebruiken om nieuwe uitdagingen aan te gaan, zoals duurzaamheidsbeheer en ESG.
- Met CPIP's zijn alle relevante data toegankelijk daar waar ze nodig zijn, dus is er geen discussie meer nodig over platform versus point solution.
- Klanten met CPIP's kunnen nieuwe inzichten verwerven en slimmere workflows creëren door gebruik te maken van zeer gedetailleerde IoT-datasets.
- Met CPIP's kan data worden verzameld van operationele technologie, zoals BMS en BAS, om slimme gebouwen te creëren.
- Met CPIP's wordt het softwareonderhoud eenvoudiger dankzij modulaire, kant-en-klare workflows in de Cloud. En hierdoor zijn er ook minder problemen met de time-to-value.
- Doordat ook HR-managers, financieel directeuren, duurzaamheidsprofessionals en anderen toegang nodig hebben, zal het aantal gebruikers blijven toenemen. De CPIP's kunnen apps en dashboards op maat leveren voor elke gebruikersgroep.
In de volgende tabel vindt u een uitgebreid overzicht van de fundamentele kenmerken van CPIP's:
Fundamental Features Of CPIP Offerings*
| Feature | Requirements |
|---|---|
| Core Value Proposition | Employee engagement and workflow optimization across the hybrid workplace. Asset performance improvements enabled by real-time data and advanced analytics |
| Modules | Facilities, maintenance, lease, property, capital projects, space, workplace, employee experience, asset and energy/ESG management |
| Product Architecture | Cloud-first architecture with targeted integrations; IoT data-capture capabilities and low-code offering |
| Analytics | Advanced analytics: AI, ML, RPA |
| Data Input | Manual, smart devices (e.g. IoT sensors and meters, and connected equipment), building systems (e.g. HVAC and BMS), and third-party software and existing business solutions (e.g. ERP) |
| User Experience | Integrated omnichannel user experience: single dashboard for reporting, and consistent UI across modules and devices |
| Assets Managed | Buildings and non-building assets (e.g. linear assets), and employees’ homes |
| User Types | FM, HR, RE, FD, sustainability and building users |
* Market Insight Verdantix (2022): The Transformation Of IWMS To Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP)
Meer inzicht
Planon is momenteel gepositioneerd als de marktleider in slimme software voor duurzaam gebouwbeheer, dus volgens mij is de software van Planon niet alleen geschikt, maar ook toekomstbestendig. Ons open platform voldoet aan alle eisen van een CPIP volgens de definitie van Verdantix: 'Cloudplatforms die organisaties helpen de prestaties van gebouwen te verbeteren op het gebied van portfoliomanagement, operations en de medewerkerservaring'. Ik hoop dat ik hiermee degene ben die u wat meer inzicht heeft gegeven. Het maakt helemaal niet uit of u op zoek bent naar een IWMS, CAFM, CMMS, CPIP, enzovoort. Met de slimme en duurzame gebouwbeheersoftware van Planon hebt u alles in huis wat u nodig hebt.