Dit is het tweede blog in een drieluik over de evolutie van Integrated Workplace Management Systems (IWMS). In de eerste blog blikte ik terug op de beginperiode van Computer Aided Facility Management (CAFM) en Integrated Workplace Management Systems (IWMS) en op mijn persoonlijke ervaring met deze toepassingen.
In deze blog bespreek ik de opmars van een IWMS en de voordelen van het veranderende IWMS door de jaren heen voor facility- en vastgoedmanagementprofessionals. Tot slot beschrijf ik hoe deze evolutie heeft geleid tot de opkomst van smart building-technologie.
In de vorige blog heb ik al vermeld dat de term IWMS in 2004 is geïntroduceerd door Gartner. De eerste generatie IWMS was bedoeld om geïntegreerde oplossingen te leveren voor vastgoed- en leasebeheer, facility management en ruimtebeheer, onderhoudsmanagement, projectmanagement en duurzaamheid; kortom allemaal domeinen die een directe relatie hebben met werkplekbeheer. IWMS werd door Gartner gedefinieerd als “een geavanceerd softwareplatform met vijf belangrijke functionele onderdelen die worden beheerd vanuit één technologieplatform en databaseopslag.” Niet elke IWMS-oplossing op de markt bood in het begin oplossingen voor al deze domeinen, maar door snelle innovatie kwamen leveranciers in de daaropvolgende jaren al in rap tempo met volwassen oplossingen.
De evolutie van IWMS werd ook beïnvloed door diverse ontwikkelingen en innovaties op economisch en technologisch gebied en door globalisering. Snelle technologische vooruitgang speelde een belangrijke rol. Het leveringsmodel van eeuwigdurende licenties werd verdrongen door Software as a Service (Saas) en in plaats van een implementatie on-premise kwam de cloud. Dit resulteerde in betere beschikbaarheid, betere functionaliteit en een potentieel lagere Total Cost of Ownership (TCO) voor klanten.
De snelle innovaties in mobiele technologie gedurende de laatste twee decennia hebben ook invloed uitgeoefend op IWMS. De enorme toename van het gebruik van mobiele apparaten in combinatie met IWMS heeft de technologie toegankelijker gemaakt. Eindgebruikers begonnen met hun mobiele apparaten aanvragen in te dienen en vergaderruimten te reserveren, en technici gingen tickets via hun mobiele apparaten verwerken. Processen werden steeds efficiënter en effectiever uitgevoerd. Hierdoor werden kostenbesparingen mogelijk en steeg vaak de (interne) klanttevredenheid. IWMS-leveranciers begonnen nu kant-en-klare oplossingen te ontwikkelen op basis van marktstandaarden en best practices, waardoor klanten hun oplossingen sneller konden implementeren. Integratie en realtime communicatie met andere systemen, zoals ERP-systemen, werden eenvoudiger door Service Oriented Architecture (SOA), waarbij accurate informatie uit alle benodigde bronnen centraal beschikbaar kwam in het IWMS.
Meer recentelijk heeft de IWMS-markt een verdere transformatie ondergaan. Voor specifieke marktsegmenten zijn specifieke oplossingen of configuraties beschikbaar gekomen. Goede voorbeelden zijn op IWMS-gebaseerde oplossingen voor service providers, oplossingen voor lease accounting, en kant-en-klare configuraties voor campus management bedoeld voor onderwijsinstellingen. Deze trend zal de komende jaren doorzetten met meer oplossingen voor specifieke markten en sectoren, maar ook met regionale differentiatie op basis van lokale behoeften.
De evolutie van het werkplekbeheer heeft ook een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van IWMS. Zo zijn er innovatieve en flexibele werkplekconcepten geïmplementeerd ter ondersteuning van 'a new agile way of working'. Ook is ruimtegebruik geoptimaliseerd om de kosten en de CO2-footprint te verminderen en om de betrokkenheid van medewerkers en de (interne) klanttevredenheid te vergroten. Organisaties willen hun ruimtegebruik realtime kunnen meten, dus werden de eerste oplossingen ontwikkeld die sensortechnologie integreren met IWMS. Door data van sensoren over de ruimtebezetting beschikbaar te maken in een IWMS krijgen organisaties direct inzicht in de werkelijke ruimtebezetting van kantoren en vergaderruimten. Hierdoor kunnen ze het gebruik van ruimten verder optimaliseren wat voordelen kan bieden op het gebied van kostenreductie, duurzaamheid en (interne) klanttevredenheid.
Het toenemende gebruik van sensortechnologie in de afgelopen jaren was ook een belangrijke stap in de evolutie van de smart building-technologie. Sensortechnologie wordt niet alleen gebruikt voor het meten van de ruimtebezetting, maar bijvoorbeeld ook voor het meten van de luchtkwaliteit, storingen, energieverbruik of zelfs de klanttevredenheid. Deze sensoren maken deel uit van een netwerk van verbonden fysieke apparaten, toepassingen en andere objecten met ingebouwde elektronica, software en connectiviteit waardoor ze kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen. Dit netwerk, het Internet of Things (IoT), was een belangrijke technologische ontwikkeling die nu zorgt voor een ware transformatie van de smart building-technologie.
In de derde en laatste blog van deze serie zal ik verder ingaan op de impact van IWMS op smart building-technologie en wat dit mogelijk betekent voor facility- en vastgoedmanagementprofessionals.
