18 juni 2020

Licht 'lenen' door een gat in de muur

Een beroemd verhaal uit de tijd van de Westelijke Han-dynastie in China (206 v.C. – 9 n.C.) gaat als volgt. Ondanks een gouden tijdperk van groei en bloei hadden arme gezinnen in het Han-rijk vanwege de strikte sociale hiërarchie nauwelijks toegang tot onderwijs. Een jonge knaap genaamd Kuang Heng wilde graag studeren. Hij kon zich echter geen olielamp veroorloven om 's nachts te lezen en daarom boorde hij een gat in de muur van zijn slaapkamer om zo licht te 'lenen' uit het huis van zijn buurman.
Dit verhaal uit de Chinese folklore heeft vele eeuwen doorstaan en benadrukt nog steeds de deugden van ijverig studeren. Het idee van Kuang Heng om bestaand licht te gebruiken in plaats van zelf licht te maken is een voorbeeld van inventief denken waarmee veel problemen kunnen worden opgelost. We kunnen het ook toepassen bij het ontwerpen van een Integrated Workplace Management System (IWMS) voor een betere gebruikerservaring.

White paper - Wat is een IWMS?
Verdantix-rapport - IWMS, Point Solutions, And Everything In Between

Een Integrated Workplace Management System is een softwareoplossing voor vastgoed- en facility management op basis van één platform dat geïntegreerde functionaliteit biedt voor het beheren van vastgoed, ruimteplanning, assets en onderhoud, geïntegreerde diensten, en duurzaamheid.

 

Lees meer

De analogie met vastgoedbeheer en facility managementsoftware

Wat is het verband tussen dit 2000 jaar oude verhaal en software voor vastgoedbeheer en facility managementprocessen? Bij Planon weten we hoe veelomvattend de taken van vastgoedbeheer en facility management zijn, en willen daarom voorkomen dat gebruikers tijd moeten steken in het repliceren van middelen of kennis die al voorhanden zijn.

Neem het voorbeeld van een IWMS: dat is één efficiënt systeem waarin meerdere toepassingen voor vastgoedbeheer en facility management zijn geïntegreerd. In tegenstelling tot point solutions hebben de diverse onderdelen van een IWMS toegang tot dezelfde database, zodat replicatie van data overbodig is. Eindgebruikers van een IWMS krijgen ook 'licht door de muur' dankzij coherente workflows en gebruiksprincipes voor meerdere toepassingsgebieden, waardoor ze niet onnodig iets nieuws hoeven te leren gebruiken.

Als ontwerper richt ik mij op de gebruikerservaring van complexe professionele toepassingen, en daarbij ben ik vooral geïnteresseerd in simpelere workflows en kortere steile leercurven. Ik zal kort de wetenschappelijke principes hierachter uitleggen.

De wetenschap achter het vereenvoudigen van taken voor eindgebruikers

Door de implementatie van een IWMS – zoals Planon Universe for Corporate Real Estate & Facility Managers – beschikken vastgoedbeheerders en facility managers over diverse functionaliteiten binnen één systeem. Dit is een effectieve manier om te waarborgen dat iedereen dezelfde gegevens gebruikt, maar ook de gebruikerservaring wordt verbeterd doordat eindgebruikers niet meerdere oplossingen hoeven te leren gebruiken.

Dit is gebaseerd op de theorie van 'cognitieve belasting'. Deze theorie beschrijft de mentale inspanning die nodig is om een bepaalde taak uit te voeren. Er zijn drie soorten cognitieve belasting:

  • Inherente belasting: Dit is de fundamentele mentale inspanning die bij een bepaalde taak hoort. Voor het repareren van een lekke band zijn bijvoorbeeld enkele basisvaardigheden nodig. Gereedschappen kunnen het werk eenvoudiger maken, maar ze kunnen niet de mentale inspanning vervangen die nodig is om de juiste stappen in de juiste volgorde uit te voeren.
  • Irrelevante belasting: Dit zijn de niet-essentiële activiteiten, irrelevante informatie en andere afleidingen. Zoals het repareren van een lekke band aan de kant van de weg. Je moet voorzichtig zijn met passerend verkeer, ook al heeft dat niets te maken met de eigenlijke taak om de band te repareren.
  • Nuttige cognitieve belasting: De verwerking die is vereist om het leren en onthouden van een taak te vergemakkelijken, bijvoorbeeld de mentale inspanning die nodig is om te leren en te onthouden hoe je je band kunt repareren, zodat je het proces in de toekomst kunt herhalen.

In vergelijking met meerdere point solutions, kan een goed ontworpen geïntegreerd systeem de irrelevante belasting en de nuttige cognitieve belasting voor eindgebruikers aanzienlijk verminderen.

Workflows: slimmer werken, niet harder

Het werken met meerdere softwareoplossingen resulteert in extra workflows die u niet hebt wanneer u gebruikt maakt van een IWMS. Deze extra stappen – zoals navigeren, selecteren, exporteren en gegevens converteren naar een andere indeling – kunnen tijdrovend zijn en helpen u niet uw werk gedaan te krijgen. Daarnaast is er een verhoogd risico van menselijke fouten. Doordat een IWMS een geïntegreerde oplossing is, wordt veel tijd- en energierovende irrelevante belasting geëlimineerd.

Leercurven: één keer leren, overal toepassen

Het grootste voordeel voor de gebruikerservaring kan worden behaald door kortere leercurven; door de nuttige cognitieve belasting bij het dagelijkse gebruik van complexe software te verminderen. Met een IWMS kunnen eindgebruikers eerder geleerde vaardigheden toepassen op het volledige systeem. Wilt u rapporten genereren of meerdere records batchgewijs wijzigen? U hoeft de basisvaardigheden maar één keer te leren en kunt deze vervolgens toepassen in het hele IWMS. En als u hebt geleerd hoe u onderhoudsopdrachten beheert, weet u ook hoe u assets, medewerkers, contracten en vergaderruimten beheert.

Het IWMS van Planon biedt zeer consistente datanavigatie via het principe van 'inzoomen'. Wanneer u dit principe eenmaal beheerst, beschikt u over de essentiële vaardigheden om elk type informatie op te halen en naar praktisch elk type functionaliteit te navigeren in het Planon-systeem.

Kijk verder dan het tastbare aspect

De voordelen van softwaresystemen worden vaak besproken in rationele termen, waarbij al snel de niet-tastbare aspecten zoals de gebruikerservaring over het hoofd worden gezien, omdat deze moeilijk zijn te kwantificeren in een spreadsheet. Maar hopelijk heb ik u er inmiddels van overtuigd dat optimalisatie van de gebruikerservaring met een geïntegreerd systeem kan leiden tot kortere uitroltijden, grotere efficiëntie, minder menselijke fouten en tevredenere medewerkers! Door dergelijke voordelen te benoemen naast de functionele en technische voordelen bouwt u een overtuigende businesscase voor een IWMS.

Er zijn diverse softwareleveranciers die brede functionaliteit bieden middels gebundelde gespecialiseerde point solutions, die vergelijkbaar is met die van een geïntegreerde oplossing. Dit kan een alternatief zijn, maar een belangrijk verschil is dat eindgebruikers nog steeds met meerdere interfaces te maken hebben. Wilt u meer weten over de voordelen van een echt IWMS in vergelijking met het gebruik van meerdere point solutions? Download dan ons white paper 'Wat is een IWMS?' of bekijk de opname van ons webinar, aangeboden in samenwerking met Verdantix: 'Hoe u uw IT-strategie kunt inzetten voor vastgoed- en facility management'.

Bram Bos
Hoofd UX Design