Meeting around cyber technology

Technologie voor de slimme werkplek

Leer snel resultaten te boeken en succesvol te zijn op lange termijn

Op de meeste continenten ligt de pandemie grotendeels achter ons. Toch leven we nog steeds in een zeer onzekere wereld, een die steeds meer te lijden heeft onder klimaatverandering, hoge inflatie en tekorten aan vaardigheden. Dit alles verstoort onze manier van leven, en daarmee ook onze manier van werken. Het leert ons om dingen niet als vanzelfsprekend te beschouwen en doet ons het belang inzien van een doelgerichte, zinvolle werkervaring.

Daarnaast moeten we nog steeds het hoofd bieden aan de altijd aanwezige uitdagingen: stijgende vastgoedkosten en beperkte budgetten. Daarbij komt nu, meer dan ooit, oog voor het risico van niet betrokken medewerkers. Nu is het tijd om onze langetermijnstrategieën voor deze ‘nieuwe’ wereld te formuleren.

Dit betekent dat u een aantal moeilijke prioriteiten moet stellen over waarin u de tijd en middelen die u tot uw beschikking heeft, best investeert. Dus, waar begint u?

Een medewerkersgerichte benadering


De meest succesvolle organisaties bekijken de wereld door de ogen van hun klanten. Wanneer we deze klantgerichte benadering toepassen op de werkplek, moeten we proberen de werkplek te bekijken door de ogen van de gebruikers van onze gebouwen.

Onderzoek heeft aangetoond dat omgevingsfactoren zoals luchtkwaliteit en licht de grootste invloed hebben op de prestaties, het geluk en het welzijn van medewerkers. Uit onderzoek van de World Green Building Council blijkt zelfs dat de productiviteit van medewerkers met 11% toeneemt door meer frisse lucht op de werkplek en minder vervuilende stoffen.

Wanneer we de omgevingskwaliteit van de werkplekken in ons gebouw kunnen meten, krijgen we inzicht in de stappen die we moeten nemen om verbeteringen aan te brengen en het welzijn en de productiviteit van onze medewerkers te verhogen.
Dit klinkt als muziek in de oren, maar veel professionals vinden het lastig om een dergelijk initiatief van de grond te krijgen. Het technologielandschap is complex. Zoeken op Google naar ‘workplace environment analytics’ (ofwel analyses van de werkplekomgeving) levert zo’n 72 miljoen resultaten op!

Snelle resultaten vs succes op de lange termijn

We kunnen altijd snel beginnen en een specifieke ‘point solution’ (ofwel enkele oplossing) voor het monitoren van de omgeving inzetten. We kunnen het in gebruik nemen en heel snel inzichten opdoen die ons in staat stellen onze ruimtes opnieuw te configureren en/of in te richten om de gebruikerservaring van het gebouw te verbeteren. Maar wat gebeurt er als we dingen naar een hoger niveau willen tillen? Stel bijvoorbeeld dat we degelijke data willen verzamelen over het gebruik van onze ruimtes om kosten te besparen en de efficiëntie te verhogen.

Als de leverancier die onze omgevingssensoren heeft geleverd niet ook bezettingssensoren kan leveren, zullen we een ander sensorsysteem moeten kopen. Waarschijnlijk is dit dan een systeem dat verbinding maakt met een ander IoT-Cloud platform. Wij zouden deze twee systemen kunnen gebruiken om verbanden te vinden tussen gebruik en de omgevingskwaliteit. We zouden echter een flinke dosis tijd en deskundigheid nodig hebben om de data van de twee onafhankelijke systemen te combineren.

Stel nu dat onze baas hoort over onze nieuwe bezettingssensoren en begint na te denken over het aantal lege vergaderruimtes waar ze elke dag langs loopt.

‘Telkens wanneer ik een vergaderruimte probeer te boeken, geeft de kalender aan dat er geen beschikbaar zijn, maar als ik erlangs loop, zijn ze allemaal leeg!’ roept ze uit. ‘Kunnen we deze bezettingssensoren niet verbinden met onze room bookingsysteem, zodat reserveringen automatisch worden geannuleerd als mensen niet komen opdagen?’

We vragen het IT-team dus om dit te onderzoeken. De reactie: ‘Er is geen automatische manier om dit te doen ... maar we zouden een aangepaste oplossing kunnen ontwikkelen’. ‘We zetten onze nieuwe stagiair aan het werk.’

Ook onze operationeel directeur komt nu binnen. Meteen ziet die een manier om schoonmaakkosten te besparen: ‘Waarom betalen we de schoonmaker om ruimtes schoon te maken die niet zijn gebruikt? Kunnen we de gebruiksdata inzetten als input voor hun schoonmaakschema?’ Dus implementeert IT een aangepast dagelijks rapport over werkplek- en ruimtegebruik dat door het schoonmaakpersoneel kan worden benut.

Het resultaat: twee afzonderlijke IoT-platforms en een handmatig, op spreadsheets gebaseerd proces om omgevings- en bezettingsdata te combineren. We hebben een integratiesysteem op maat dat onze bezettingssensoren en onze room booking kalender voor ruimtes verbindt.
En we hebben een op maat gemaakt gepland rapport voor ons schoonmaakbeheersysteem. Dit is best een warboel!

De voordelen van een open platformstrategie

De open platformaanpak van Planon biedt hier uitkomst. We bieden niet alleen alles wat u nodig heeft voor uw traditionele FM processen, maar we maken het ook gemakkelijk om slimme sensortechnologie consistent uit te rollen in al uw ruimtes en gebouwen over de hele wereld. Planon Workplace Insights maakt verbinding met elk platform om omgevings- en bezettingssensordata op een eenvoudig te begrijpen manier weer te geven. Zo kunt u snel bruikbare inzichten afleiden.

Planon Workplace Insights kan ook worden toegevoegd aan de Integrated Workplace Management Solution (IWMS) van Planon.
Wij weten als geen ander dat elke organisatie zich in een unieke positie bevindt op het groeitraject op weg naar een aantrekkelijke werkplek.
Met onze platformbenadering ondersteunen wij u, ongeacht de fase waarin u zich bevindt, en integreren wij uw bestaande individuele oplossingen, als die uw huidige behoeften vervullen.

Beschikt uw organisatie al over de juiste technologie voor de slimme werkplek? Of vraagt u zich af hoe u de juiste keuze kunt maken uit alle momenteel beschikbare opties? Lees dit whitepaper om de mogelijkheden te verkennen die organisaties hebben bij de overstap naar hybride werken.
Een Engaging Workplace Model, bestaande uit vijf niveaus, helpt u stap voor stap om een duurzame en slimme werkplek te organiseren.

Over de auteur

Richard Bellairs | Solution Product Marketeer

Met meer dan 25 jaar ervaring in diverse industrieën, bekleedde Richard functies in electrical engineering en software engineering bij technologiebedrijven voordat hij de overstap maakte naar productmanagement en productmarketing. Hij draagt nu bij aan de ontwikkeling en promotie van Planons Smart Workplace propositie. Richard heeft een bachelor in elektrotechniek van de Universiteit van Sheffield en een diploma in marketing van het Chartered Institute of Marketing (CIM).

Meer blogs van Richard Bellairs

Deel dit artikel