Vastgoed- en Facility Managers zijn continu op zoek naar innovatieve oplossingen om de processen rondom gebouw en werkplek te optimaliseren. Het is daarbij uiterst belangrijk om goed te begrijpen waar de langetermijnstrategie van de organisatie zich op richt, om de juiste keuzes te kunnen maken. Op het gebied van vastgoed- en facility management is een Integrated Workplace Management System (IWMS) een toonaangevende oplossing om processen te helpen stroomlijnen. Dit soort geïntegreerde oplossingen bieden namelijk veel voordelen ten opzichte van het gebruik van losse point solutions.
Zoals ik al vermeldde in een vorige blog, publiceerde het onafhankelijke onderzoeks-en adviesbureau Verdantix onlangs het onderzoeksrapport 'Real Estate IT Strategies: IWMS, Point Solutions, And Everything In Between'. Dit rapport analyseert de vier voornaamste IT-strategieën voor vastgoed- en facility management die organisaties vandaag de dag hanteren. Eén van deze strategieën is het gebruik van één enkele geïntegreerde oplossing; de inzet van een zogenaamd IWMS. In deze blog zet ik uiteen wat een echt IWMS kenmerkt en welke belangrijke voordelen dit kan opleveren voor een organisatie.
Om te begrijpen hoe een IWMS waarde kan toevoegen voor uw organisatie, is het belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen van wat een IWMS precies is. Een IWMS is een softwareplatform dat organisaties ondersteunt in het optimaliseren van de prestatie van de werkomgeving door het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het realiseren van kostenefficiëntie. Deze software bevat oplossingen voor vastgoedbeheer, ruimte- en werkplekbeheer, beheer en onderhoud van bedrijfsmiddelen, services management en duurzaamheidsmanagement. Het feit dat al deze gebieden worden ondersteund door één softwareplatform biedt vele voordelen.
Er zijn veel verschillende voordelen van een IWMS; niet alleen voor professionals in vastgoed- en facility management, maar ook voor de organisatie als geheel. Hieronder benoem ik de vier belangrijkste:
Leidinggevenden in vastgoed en FM worden zich steeds meer bewust van de vele voordelen die een IWMS biedt. Dit blijkt ook uit het onderzoeksrapport van Verdantix, waarvoor 300 vastgoed- en facility management executives van grote organisaties over de hele wereld werden geïnterviewd. 59% van hen overweegt om alle gegevens te beheren via oplossingen met een brede functionaliteit, zoals een IWMS. Slechts 11% van de deelnemers overweegt een 'best-of-breed' strategie, waarbij wordt geïnvesteerd in point solutions van verschillende leveranciers.
Nu u een beter inzicht heeft in wat een IWMS is en wat de voordelen zijn, is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de specifieke doelstellingen die u met behulp van een IWMS wilt realiseren. Wat is de belangrijkste reden voor u om de implementatie van een IWMS te overwegen? De strategische doelen waar u als Vastgoed- of Facility Manager waarschijnlijk verantwoordelijk voor bent, zijn onder te verdelen in vijf hoofdcategorieën:
We zien vaak dat vastgoed- en facilitaire organisaties worden gedwongen om op een dusdanige wijze te opereren dat deze doelen moeilijk te bereiken zijn. Meestal heeft dit te maken met slecht onderhouden databases binnen informatiesystemen die niet met elkaar in verbinding staan en slechts één enkel domein ondersteunen. Deze geïsoleerde manier van werken zorgt ervoor dat processen moeilijk te volgen zijn, hetgeen leidt tot besluitvorming die verre van optimaal is.
Een IWMS kan helpen bij het overwinnen van de bovengenoemde hindernissen en elk van de vijf strategische doelstellingen te realiseren. In mijn volgende blog zal ik de toegevoegde waarde van de implementatie van een IWMS verder illustreren aan de hand van de ervaringen van Gasunie, King's College London en Maastricht University Medical Center (MUMC). Deze serie van blog posts kan u mogelijk inspireren in uw zoektocht naar de best passende automatiseringsaanpak voor uw vastgoed- en facility management.
Kunt u niet wachten tot de volgende blog om uit te vinden hoe een IWMS de vastgoed- en facilitaire managementprocessen in uw organisatie kan ondersteunen? Ga dan direct aan de slag en verken de belangrijkste voordelen, use cases en mogelijkheden van een echt IWMS in ons white paper ‘Wat is een IWMS?'.
