Drygt en tredjedel (40 %) av den globala arbetsstyrkan överväger att säga upp sig i år enligt Microsofts senaste indexrapport över arbetstrender. I samma rapport konstateras dock också att en hybrid arbetsmiljö kommer att vara det som räddar situationen och att en sådan modell blir avgörande för att attrahera och behålla medarbetare, särskilt gällande kompetensmångfald.
Det är tydligt att hybridarbete – att medarbetarnas arbetstid flexibelt delas upp mellan arbetsplatsen och distansarbete – är framtiden. Hybridarbete har ökat enormt på grund av pandemin och är en katalysator för digital omvandling. Det gör också att arbetstillfredsställelse och produktivitet ökar inom organisationer globalt.
Men för de företag som har en mer traditionell attityd gentemot medarbetare och kontorsarbete kan det te sig som ett minfält att navigera i en helt ny värld av hybridarbete, och svårt att veta vilken strategi som är bäst för den egna organisationen. Planon är här för att hjälpa till. Nedan följer fyra viktiga överväganden som vi anser att alla företag bör ta hänsyn till när de byter till en hybridmodell.
I den här nya eran av hybridarbete, där de flesta anställda kan arbeta flexibelt hemifrån eller på kontoret, börjar allt fler organisationer att anta nya arbetsmodeller. Detta gör det möjligt för företagsledare att omvandla och lyfta kontorsutrymmet till en plats som är mer än bara en plats där medarbetarna sitter vid skrivbord. Genom att erbjuda en bättre och mer engagerande upplevelse för medarbetarna är de angelägna om att arbetsplatsen ska utvecklas till en strategisk tillgång, att den ska vara en plats där talang växer och där samarbete och kreativitet förbättras.
Dessa nya ambitioner om att skapa kontor som är samlingsplatser för samarbete och interaktion driver vissa företag att genomdriva stora arbetsplatsförändringar. Ta till exempel finansteknikjätten Paypal som nyligen förvandlade sitt huvudkontor till en samarbetssamlingsplats med zoner för aktivt samarbete, gemenskap, socialt umgänge och lärande. Detsamma gäller försäkringsjätten EverQuote, som nyligen omvandlade sin befintliga kontorsyta till ett centrum för sina cirka 300 anställda att ägna sig åt teambuilding-aktiviteter och strategiska möten, snarare än bara skrivbordsarbete.
Det nya arbetssättet efter covid har för alltid förändrat vår uppfattning om kontoret. Därför bör vi inte förvänta oss att svaret på frågan om att återvända till kontoret efter månader av distansarbete ska vara ett binärt Ja eller Nej. I stället bör vi betrakta frågan ur ett användarperspektiv. Chefer bör till exempel fråga sina medarbetare vad de vill få ut av sin kontorsmiljö nu när saker och ting återgår till det normala.
Henriette Weiß, global chef för arbetsplatslösningar på Philips Real Estate, deltog nyligen i en av Planons paneldiskussioner om hybridarbete med titeln ”Facility Management, teknik och framtidens arbetsplats”. Under samtalet sa hon att det är viktigare än någonsin att betona vikten av att prioritera kommunikation i dessa tider.
”Försök att tänka på helheten framöver”, säger hon. ”Och engagera hela medarbetaren och alla team – HR, IT och fastighets- och arbetsplatsförvaltning.”
Hon noterade också att kollegorna har gett feedback där de säger att de skulle sakna relationerna och de informella mötena på kontoret om de arbetade helt på distans. ”Så det handlar om att få till den balansen”, tillägger hon.
En sak är säker, framgångsrika hybridarbetsstrategier är otroligt komplexa, och det finns ingen färdig mall som ett företag kan följa eller implementera direkt.
Enligt John Raspin, partner på Frost & Sullivan och chef för deras energi- och miljöverksamhet, måste företagen ställa frågor kring medarbetarengagemang, samarbete, utrymmesanvändning och många andra arbetsområden. Det är också nödvändigt att det förväntas att medarbetarantalet dagligen varierar, vilket kan påverka alla ovan nämnda områden. John deltog också i Planons panelsamtal om hybridarbete. Du kan titta på det här.
En rapport från analytikerjätten McKinsey uppskattar att 20 till 25 procent av arbetsstyrkan kan arbeta hemifrån tre till fem dagar i veckan utan någon produktivitetsförlust. Med minst en medarbetare som jobbar på distans varje dag i veckan måste företag av alla storlekar noggrant planera vilka som behöver vara på kontoret för specifika åtaganden och när.
Även om hybrida arbetsmiljöer till stor del ses som en möjlighet till organisatorisk flexibilitet, kan en arbetsstyrkas övergång till en kombination av att arbeta deltid på plats och deltid på distans orsaka stora komplikationer för FM- och fastighetsverksamheter. För att kringgå detta och minimera komplikationer bör chefer noga tänka efter och grundligt förbereda övergången, inklusive att definiera och bekräfta företagets mål, analysera nyckelroller och -uppgifter, uppdatera policyer och rutiner samt förbereda medarbetarna för den kommande förändringen.
Dålig implementering kan skapa kaos och besvikelser för alla intressenter, så det är av största vikt att det går så smidigt som möjligt.
Sedan finns också frågan om att övertyga företagsledningen om att investeringar i teknik för arbetsplatser och designelement ger mervärde, och få dem att prioritera denna förändring framför allt annat som sker i verksamheten. Nyckeln är dock att ha rätt data. Genom att samla in data från interna undersökningar kan du bättre förstå hur medarbetarna betygsätter sina engagemang- och produktivitetnivåer. Med data som underlag blir det lättare att övertyga ledningsteamen om att ytterligare investeringar krävs för att ge medarbetarna den arbetsplatsteknik, det utrymme och den upplevelse de behöver. Detta ämne har även utvärderats av IFMA Experts Assessment-serien.
Vill du ha fler expertråd kring framtidens arbete? Planon samlade en grupp arbetsplatsexperter för att prata om det här ämnet under ett panelsamtal med titeln ”Facility Management, teknik och framtidens arbetsplats”. Du kan titta på det här.
