Den nya världen efter pandemin kommer närmare för varje vaccinering. När pandemin har passerat står världens organisationer däremot inför en utmaning. Hur hanterar man som arbetsgivare utrymmet på arbetsplatsen när medarbetarna allt oftare vill arbeta hemifrån? Vad gör man med det lediga utrymmet i kontorsbyggnaden mycket färre medarbetare emellanåt är på plats?
Den som hade sagt år 2018 att cirka 25 procent av medarbetarna inom tre år skulle vilja arbeta hemifrån hade blivit kallad galen. Men enligt TNO:s undersökning är det precis vad som har hänt, och organisationerna står inför ett dilemma. Ska man flytta till ett mindre kontor med lägre omkostnader? Eller ska man omorganisera det tillgängliga utrymmet och omvandla utmaningen med tomma kvadratmeter till möjligheter?
Under 2020 tvingades organisationerna att se till att medarbetarna hade tillgång till alla IT-lösningar, vilket underlättade arbetet hemifrån. Varför skulle medarbetarna vilja komma tillbaka till kontoret om det är lika enkelt att läsa e-postmeddelanden, delta i möten och vara produktiv hemma som på kontoret – dessutom med mindre pendling och ökad frihet? Organisationer som vill ha sina medarbetare på plats måste se till att kontoret ger mervärde jämfört med hemmakontoret.
I den situationen blir det extra utrymme som nu finns tillgängligt oerhört viktigt. Kontoret måste utvecklas till en plats för inspiration, motivation och samskapande – en plats som erbjuder medarbetarna sådant som inte finns hemma. Kontoret efter pandemin blir snarare ett slags klubbhus som gör det värt att besöka kontoret. På Planon bad vi medarbetarna skapa moodboards när vi skulle utforma den nya arbetsplatsen. Det resulterade i vår öppna, gröna och hållbara arbetsplats – ett växthus av stål och glas – där det känns organiskt att arbeta tillsammans. Dessutom byggde vi en strandbar, eftersom vi tror att de bästa idéerna ofta dyker upp under fredagens afterwork.
Kostnaden är en av de faktorer som kan avskräcka organisationer från att omforma sina fria utrymmen på ett hållbart sätt. Företagen tänker ofta att en renovering handlar om nya designmöbler och konstverk. Det kan vara lämpligt för vissa företag, men det behöver definitivt inte vara så. När Planon gjorde om sitt kontor 2020 och byggde ett växthus som den centrala mötesplatsen kostade det mindre än andra former av nybyggen. Möblerna vi valde – trädgårdsuppsättningen – var inte alls lika dyra som de designermodeller som inredare ofta föreslår. Dessutom är sittplatserna i vårt växthus mycket bekvämare och väldigt inbjudande.
Det är förstås ett stort steg för organisationer att förvandla sina bås till inspirationsområden eller att byta ut två mötesrum till ett gym. Däremot bör de kunna inspireras av de många företag som redan för länge sedan omvandlade sina kontor till en plats där deras medarbetare vill – vara snarare än måste – vara.
I december 2020 meddelade Google att medarbetarna från och med september 2021 endast förväntas vara på kontoret tre gånger i veckan och att kontoren kommer att se helt annorlunda ut efter september. Budskapet kommer från ett företag som i flera år har byggt fler avslappnade platser än slutna arbetsytor och som har installerat rutschkanor i närheten av trappan på de flesta av sina kontor. Facebook byggde 2018 ett nytt huvudkontor med känslan av en semesterpark, där gränsen mellan trädgården och kontorsbyggnaden inte syns eller känns. Google, Facebook och andra giganter inser att en trevlig arbetsplats med plats för individen skapar en bättre balans mellan arbete och privatliv. En trevlig arbetsmiljö säkerställer också att medarbetarna blir kvar, vilket leder till bättre resultat. Det är en tankeprocess som många andra organisationer kan lära sig av.
